Les règles d’affiliation de vos salariés à la Caisse de congés payés
Si vous exercez une activité du Bâtiment ou des Travaux Publics et dès lors que vous avez du personnel salarié, vous devez obligatoirement vous affilier à une Caisse de congés payés.
Vous devez déclarer à votre Caisse l'ensemble de vos salariés dès leur embauche, quel que soit le contrat de travail ou le poste occupé. Cette Caisse se charge ensuite de calculer et de verser les indemnités de congés payés à vos salariés.
Mais il existe des exceptions.
En effet, vous pouvez choisir de ne pas affilier certains salariés à la Caisse de congés payés.
Il s’agit des « titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, conclu pour une durée minimum d'un an et ayant acquis date certaine par enregistrement » (Code du travail, art. D. 3141-23).
Plus simplement, il s’agit des salariés sous contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, ou tout autre contrat ayant fait l’objet d’un enregistrement auprès d’une administration, et dont la durée initiale est supérieure à un an.
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Il ne peut donc pas s’agir de CDD conclus pour remplacement d’un salarié absent, pour un accroissement temporaire d’activité, etc. |
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Si vous décidez de calculer et de verser vous-même les indemnités de congés payés à vos apprentis, vous devrez obligatoirement adresser à la Caisse un exemplaire original du contrat dans les huit jours suivant l'enregistrement ou le visa de l'administration. |
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Si vous ne le faites pas dans ce délai, vous ne pourrez pas prétendre à bénéficier de l'exception et vous retomberez dans le cas général, c'est-à-dire que vous aurez l'obligation de verser à la Caisse la cotisation de congés payés comme pour n'importe quel autre salarié.
Les règles de calcul de l’indemnité de congés payés
Pour déterminer le montant de l’indemnité due aux salariés, vous devez procéder à un double calcul :
- un premier qui prend en compte les dispositions du Code du travail : l'indemnité de congés est calculée sur la base de 1/10 de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (Code du travail, art. L. 3141-22) ;
- un second effectué compte tenu d'une règle spécifique au BTP, qui précise que l'indemnité est calculée sur la base de 5/50 du dernier taux (horaire ou mensuel) précédant le départ en congé, multiplié par le nombre d'heures effectuées sur la période de référence.
C'est le résultat le plus favorable au salarié qui doit être appliqué.
Calculer l’indemnité selon la règle du 1/10 (régime général)
Il s'agit de calculer le total de la rémunération brute sans plafond ni abattement acquis par les salariés au cours de la période de référence ; mais tous les éléments de cette rémunération n'entrent pas dans la base de calcul.
Eléments à inclure
Il s'agit de toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d'accessoire du salaire :
- le salaire de base (qui est la contrepartie directe du travail) ;
- la rémunération des heures supplémentaires ;
- les primes et gratifications correspondant à un droit précis du salarié (ex. : prime d'ancienneté, primes de rendement, primes d'objectif, etc.) ;
- les salaires versés au titre des jours fériés ou des absences exceptionnelles prévus par les conventions collectives du Bâtiment ;
- les gratifications constituant un complément de salaire, versées en contrepartie ou à l'occasion du travail (exemple : le 13e mois) ;
- les indemnités de préavis effectué et non effectué ;
- les indemnités de fin de contrat à durée déterminée lorsque celui-ci n'a pas été opposé à la caisse ;
- les compléments de salaire maladie cadres et ETAM versés directement ou non par l'employeur en application des dispositions des conventions collectives du Bâtiment, pendant 90 jours ;
- les indemnités attribuées pour des périodes légalement assimilées à du travail effectif (ex. : indemnité congés payés de l'année précédente, complément de salaire suite à un accident du travail, etc.).
Eléments à exclure
Il s'agit de toutes les sommes n'ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque exceptionnel :
- les remboursements de frais professionnels, même lorsqu'ils sont forfaitaires : indemnités de trajet et de transport, indemnités de panier ;
- primes d'intéressement ou de participation versées aux salariés ;
- indemnités ayant le caractère de prestations sociales : intempéries, chômage partiel, indemnités complémentaires allouées en cas de maladie ou d'accident etc.
La rémunération brute ainsi déterminée servira de base pour le calcul du montant global de l'indemnité. Pour calculer cette indemnité globale de congés payés, il vous suffira de multiplier la rémunération brute totale de la période de référence par 1/10e.
Évaluer le salaire horaire moyen (règle spécifique au BTP)
Pour calculer le salaire horaire moyen, il faut diviser le montant de la dernière paie du salarié par le nombre d'heures payées correspondant. La paie prise en considération doit être normale, étant entendu que les éléments qui la composent doivent être habituels dans leur nature et leur montant.
Pour plus de précisions sur la règle de calcul spécifique au BTP, nous vous invitons à prendre connaissance de l’article « Calcul de l’indemnité de congés payés : les spécificités du BTP ».
Les avantages et les inconvénients de calculer et verser vous-même les indemnités de congés payés
L’avantage indéniable de calculer et de verser vous-même les indemnités de congés payés réside dans le fait que vous n’avez pas à payer de cotisation à la Caisse pour les salariés concernés, soit une économie d’environ 20 % sur le salaire brut...
Mais au final, peu de salariés peuvent être concernés.
Et si vos outils pour l'établissement de la paie ne vous permettent pas de faire ce double calcul à chaque mois de prise de congés payés, cela restera pour vous une source de complications, avec tous les risques d'erreur que cela comporte.
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En matière d'indemnisation des congés payés, la prescription est de 5 ans, comme pour les salaires. |
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Sur chaque bulletin de paie des salariés concernés, vous devrez mentionner les dates de congés et le nombre de jours consommés.
Vous ferez apparaître dans des rubriques distinctes :
- en moins : la ou les déductions imputables à l'absence, y compris sur certaines primes ;
- en plus : le montant de l'indemnité congés payés, en fonction du mode de calcul choisi.
Par ailleurs, si vous décidez de verser à vos apprentis leur indemnité de congés payés, vous n'oublierez pas de leur verser leurs primes de vacances.
En effet, un apprenti doit percevoir les mêmes avantages que les salariés de l'entreprise. Cette prime de vacances est égale à 30 % du montant de l'indemnité de congés payés et est versée en même temps que celle-ci, aux ouvriers ayant accompli au moins 1.503 heures de travail au cours de l'année de référence ; elle est calculée sur 24 jours ouvrables.
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En cas de résiliation d'un contrat d'apprentissage avant son terme, et que cette résiliation a pour effet de porter la durée du contrat à moins d'une année, vous devrez verser rétroactivement à la Caisse de congés payés les cotisations correspondant aux salaires perçus par le travailleur depuis le début de la période de référence en cours. La caisse se chargera de verser elle-même au salarié ses indemnités de congés si celui-ci en fait la demande. |
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Les caisses de congés payés assurent d’autres fonctions que le versement des indemnités de congés payés. Pour en savoir plus sur leur rôle et leur fonctionnement :
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