29/05/2012
 Thème du droit du travail : Congé, absence et maladie
 

Congés payés : les principales règles d’acquisition et de prise


Note de service sur l’ordre des départs en congés payés et les plannings

La période légale de prise des congés payés d’été commence au plus tard le 1er mai. Etes-vous au point sur vos obligations d’information et d’organisation des départs en congés ? Connaissez-vous précisément les règles d’acquisition, de décompte, de prise des congés payés ? Petite révision avant l’été !

Mots clés de l'article : Congés payés

Acquisition des congés payés

Période de référence

La période de référence correspond au temps pendant lequel le salarié acquiert des droits à congés payés. En général, cette période s’étend du 1er juin au 31 mai.

Elle ne doit pas être confondue avec la période de prise des congés payés, qui démarre au plus tard le 1er mai.

Durée minimum de travail pour ouvrir des droits à congés payés

La condition de 10 jours de travail effectif jusqu'alors nécessaire pour l'ouverture des droits à congés payés, n'est plus requise (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives).

Durée des congés payés

Sauf disposition conventionnelle, contractuelle ou usage plus favorable, chaque mois de travail ouvre droit à 2,5 jours ouvrables de congés, soit 30 jours ouvrables pour une année complète de travail.

Le salarié qui a travaillé pendant toute la période de référence a donc droit à 30 jours ouvrables de congés payés, quel que soit son horaire de travail.

Le calcul du nombre de jours de congés payés acquis peut aussi se faire en jours ouvrés (jours d'ouverture de l'entreprise). Dans ce cas, le salarié acquiert 2,08  jours de congés payés par mois, soit 25 jours ouvrés sur la période de référence.

Ce décompte en jours ouvrés ne doit en aucun cas réduire le droit à congé du salarié.

Incidence des absences

La durée des congés sera réduite en cas d'absence au cours de la période de référence.

Certaines absences sont cependant assimilées par la loi à du travail effectif. Il en va ainsi par exemple des périodes de congé maternité et paternité, des congés individuels de formation ou des périodes de préavis dispensé par l'employeur.

Les périodes où le salarié est en arrêt maladie suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle sont également assimilées à du temps de travail effectif sous certaines conditions de durée.

Pour le droit au congé annuel payé, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a jugé qu’un salarié en arrêt maladie (origine non professionnelle) a droit à un congé annuel égal ou supérieur à 4 semaines. Pour plus de précisions, consultez l’article : Droit aux congés payés et durée minimale de travail : la CJUE a statué !

 

Prise des congés payés

Période de prise des congés payés

Les congés payés s’acquièrent et se prennent chaque année. Normalement, la période de prise des congés est fixée par la convention ou l’accord collectif.

Si ce n’est pas le cas, c'est l'employeur qui doit fixer cette période de prise des congés payés, après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise et en fonction des usages en vigueur (Code du travail, art. L. 3141-13).

Dans tous les cas, la période de prise des congés payés d’été doit au minimum comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Cette période de congés doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant son ouverture (un affichage dans l’entreprise est suffisant).

   
Le salarié peut prendre ses congés par anticipation dès l’ouverture de ses droits (Code du travail, art. L. 3141-12).
L’employeur ne peut pas exiger du salarié qu’il prenne ses congés par anticipation.

Ordre et dates de départs en congés payés

C'est aussi l'employeur qui fixe l’ordre des départs en congés payés, c'est-à-dire les dates de congés pour chacun des salariés, sauf si cet ordre résulte de la convention collective ou d’un usage.

La décision appartenant à l'employeur, le salarié ne peut pas décider lui-même de ses dates de congés. Mais l’employeur peut recueillir les souhaits de ses salariés.

L’ordre et les dates de départ doivent être communiqués à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ et affichés dans l’entreprise. Téléchargez gratuitement un modèle de :

Si le salarié part en congés malgré le refus de son employeur ou s’il reprend son travail avec retard, il commet une faute pouvant justifier son licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave.

A moins que l'entreprise ne ferme durant les congés, il n'est pas possible de laisser tous les salariés s'absenter en même temps. Le chef d'entreprise doit donc définir des critères de départ en congé après consultation des DP, si ce n’est déjà fait dans la convention ou l’accord collectif.

Cet ordre prend notamment en compte :

  • la situation de famille du salarié, et notamment les possibilités de congé de son conjoint, ainsi que de l’existence ou non d’enfants scolarisés à charge ;
  • l'ancienneté ;
  • la prise en considération d’une éventuelle activité chez d’autres employeurs. D’un point de vue pratique, les différents employeurs du salarié concerné essaieront de trouver un arrangement à l’amiable (Code du travail, art. L. 3141-14).

Une fois que l’ordre et les dates des départs sont fixés, l’employeur et le salarié doivent les respecter.

Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par l’employeur, ni par le salarié (sauf commun accord) à partir du mois qui précède la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin), sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

Constituent par exemple des circonstances exceptionnelles :

  • le décès d’un salarié obligeant l’un de ses collègues à le remplacer à son poste ;
  • des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et à sauver des emplois.

Congés non pris, congés non dus

Une fois acquis, les congés payés doivent être pris. Le salarié ne peut pas choisir de les reporter sur l’année suivante ou demander à l'employeur de les lui payer sous forme d'indemnité.

En conséquence, le salarié qui n’a pas pris tous ses jours de congés payés à l’intérieur de la période de prise les perd, sauf si c’est l’employeur qui l’a mis dans l’impossibilité de les prendre.

Il est cependant fréquent, mais non obligatoire, que l'employeur accepte le report ou l’indemnisation.

Les congés non pris en raison :
  • d'une absence pour congé de maternité, congé d'adoption ;
  • d'une absence pour accident du travail ou maladie professionnelle ;
  • d'une absence pour maladie,

doivent être reportés, même si la période de prise des congés est expirée.

Le fractionnement du congé

Le salarié doit prendre au minimum 12 jours consécutifs de congés payés et au maximum 24 jours pendant la période d’été, c'est-à-dire entre le 1er mai et le 31 octobre.

La 5e semaine doit être prise en dehors de cette période (sauf si le salarié invoque des contraintes géographiques particulières).

Le salarié peut avoir droit à des jours de congés supplémentaires pour fractionnement :

  • s’il prend entre 3 et 5 jours après le 31 octobre, il a droit à 1 jour de fractionnement ;
  • s'il prend entre 6 et 12 jours après le 31 octobre, il a droit à 2 jours de congés supplémentaires.

L'employeur ne peut pas refuser d'octroyer ces jours de fractionnement, sauf si un accord collectif prévoit que le fractionnement du congé principal n'ouvre pas droit à des jours de congés supplémentaires ou si l'employeur apporte la preuve que le salarié a renoncé à bénéficier de ces jours. L'employeur doit alors disposer d'une renonciation écrite du salarié.

Fermeture de l'entreprise

Pour des raisons économiques et/ou de gestion, l'employeur peut décider de fermer l'entreprise ou un établissement. Tous les salariés seront alors en congé en même temps. La fermeture ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables et inférieure à 12 jours dans la période légale de prise des congés payés. Les salariés qui n'ont pas acquis suffisamment de jours de congés couvrant la durée de fermeture pourront bénéficier d'une allocation de chômage partiel.

Dans la pratique, la gestion des congés payés soulève beaucoup de questions. Pour vous aider, les Editions Tissot vous proposent leur ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel », ouvrage dans lequel de nombreux modèles sont proposés pour organiser au mieux le planning des congés payés.


En collaboration avec Caroline Gary, chargée de relations humaines en entreprise


Sources
Code du travail, art. L. 3141-1 et suiv. (droit aux congés payés), L. 3141-13 (période légale), L. 3141-17 et L. 3141-18 (congé principal), L. 3141-19 (congés supplémentaires)

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