Il arrive que les salariés aient sur leur ordinateur professionnel des données personnelles. Par respect pour leur vie privée, vous ne pouvez pas les consulter sans leur présence (sauf cas d’urgence). Il en va autrement des dossiers et fichiers informatiques professionnels : vous pouvez les consulter librement sans leur accord préalable.
Mais comment distinguer les fichiers informatiques professionnels des fichiers personnels ? Tous sont présumés avoir un caractère professionnel, sauf si le salarié les a clairement identifiés comme personnels.
Exemple :
Un employeur fait appel à un huissier pour consulter le contenu de l’ordinateur d’un salarié prénommé Jean-Michel. L’huissier accède à un répertoire nommé « JM », lequel comportait un sous répertoire nommé « personnel » et un autre nommé « Marteau ». L’huissier consulte et reproduit les documents trouvés dans le sous répertoire intitulé « Marteau ». Selon le salarié, l’ensemble du répertoire « JM » devait être considéré comme personnel, car il s’agissait de ses initiales. Les juges ne sont pas d’accord : seul le sous répertoire « personnel » ne pouvait pas être consulté. L’huissier était donc en droit d’ouvrir le sous répertoire « Marteau ».
Le mot « personnel » prend donc toute son importance.
Si le salarié n’a pas mentionné « personnel » dans le nom donné au dossier, alors vous avez la possibilité d’en prendre connaissance sans qu'il soit présent. Pour éviter les malentendus, vous pouvez rédiger une charte informatique. Cette dernière définira les modalités d'usage et de contrôle des outils informatiques, informera les salariés sur la différence entre dossiers professionnels et dossiers personnels.
I. Vénuat
(Cour de cassation, chambre sociale, arrêt n° 07-43877 du 21 octobre 2009 : les fichiers informatiques sont présumés avoir un caractère professionnel, sauf s’ils sont identifiés comme étant personnels)
Pour plus de précisions sur la consultation des ordinateurs de vos salariés, les Editions Tissot vous conseillent leur ouvrage « Gérer le personnel ».
Article publié le 3 novembre 2009
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