Tout employeur est tenu de délivrer des bulletins de paie, quel que soit son secteur d’activité : professions libérales, commerce, industrie, agriculture, syndicats, associations, offices publics et ministériels, même les employeurs particuliers.
Il existe une exception à ce principe : le cas particulier du salarié qui ne perçoit aucune rémunération comme, par exemple, lors d’un congé parental à temps plein.
Délivrer un bulletin de paie à vos salariés lors du versement de leur rémunération est une obligation, quel que soit le moyen de paiement du salaire ou le type de contrat.
Le bulletin de paie, une fois rédigé, doit être remis aux intéressés lors du règlement de leur rémunération, sans considération du mode de règlement. Il sert de justificatif.
Non. Vous ne pouvez pas imposer à vos salariés le bulletin de paie sous forme électronique. Vous avez besoin de leur accord écrit.
La remise du bulletin doit se faire dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données et leur archivage (par exemple, par le biais d’un coffre-fort électronique).
Mentions obligatoires
Comme le bulletin de paie classique, le bulletin électronique doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (Code du travail, article R. 3243-1) : nom et adresse de l'employeur, nom, emploi et classification du salarié, référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de Sécurité sociale, intitulé de la convention collective, etc.
Durée de conservation
Comme pour la version papier, vous devez conserver pendant 5 ans une copie informatique du bulletin.
Quant aux salariés, ils doivent conserver chaque bulletin sans limitation de durée. Cette précision doit figurer sur le bulletin de paie, qu’il soit sous format électronique ou papier.
Notez-le : la prescription en matière de délivrance de bulletin de salaire est de 30 ans.
(Loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures)
Pour plus de précisions sur l’élaboration des bulletins de paie, les Editions Tissot vous proposent leur ouvrage « Gérer le personnel »
Article publié le 1er octobre 2009
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