|  Le contrat étant suspendu, vous êtes en théorie dégagé de l'obligation de verser la rémunération. Cependant, le Code du travail ainsi que les conventions collectives imposent fréquemment un maintien de salaire. Comment établir le bulletin de paie de votre salarié en arrêt pour raison de santé ? Quelle est la part du salaire qui est maintenue ? L'ancienneté du salarié, l'origine de l'arrêt, etc. ont-ils une incidence sur la rémunération ?
Etape
1 -
Déterminer le maintien de salaire à opérer
Pour déterminer le salaire à maintenir, vous devrez dans un premier temps vous référer aux dispositions de l'accord collectif applicable à votre entreprise.
En effet, les accords collectifs prévoient en général des dispositions concernant les conditions de maintien de salaire en cas d'arrêt de travail pour maladie, accident d'origine professionnelle ou non, maternité, et accident de trajet. Le plus souvent, ces dispositions définissent les conditions d'ancienneté du salarié pour l'ouverture des droits à indemnisation, le montant de celle-ci, sa durée, etc. Si vous n'appliquez aucun accord collectif, ou dans le cas où vos accords collectifs ou usages dans l'entreprise seraient moins favorables, vous devez alors vous référer au Code du travail.  attention
Le montant du salaire à maintenir s'entend déduction faite de la fraction d'indemnités journalières correspondant au nombre de jours de salaire brut maintenu. Doivent aussi être déduites les éventuelles prestations versées par un organisme de prévoyance, pour la part correspondant au financement par l'employeur. Le Code du travail prévoit le versement d'un maintien de salaire brut par l'employeur pour les salariés qui : ont justifié leur arrêt de travail, par l'envoi dans les 48 h d'un certificat médical ; ont une ancienneté d'1 an dans l'entreprise au premier jour de l'arrêt ; sont pris en charge par la Sécurité sociale ; sont soignés en France ou dans un autre État membre de la Communauté européenne ou partie à l'accord sur l'Espace économique européen ; se sont soumis, le cas échéant, à la contre visite médicale.
Le montant de l'indemnisation prévue par le Code du travail, pour un salarié ayant entre 1 et 5 ans d'ancienneté, sera de : Ces durées sont augmentées de 10 jours par période de 5 ans d'ancienneté, sans pouvoir dépasser 90 jours chacune (ce qui suppose une présence continue dans l'entreprise de 31 ans). Pour calculer la durée de l'indemnisation, vous devrez prendre en compte toutes les périodes indemnisées, au titre de n'importe quel motif médical, pendant les 12 mois civils précédents chaque période d'arrêt. Vous devrez appliquer un délai de carence de 7 jours calendaires avant de maintenir le salaire, sauf en cas de maladie ou d'accident d'origine professionnelle. Sont exclus de ces mesures : Etape
2 -
Déterminer le salaire de référence pour le calcul du salaire à maintenir
Les éléments de salaire à prendre en compte
Selon les tribunaux, le salaire brut à maintenir est le salaire qui aurait été versé au salarié s'il avait travaillé. À cet effet, vous devrez prendre non seulement le salaire de base, mais aussi tous les autres éléments de rémunération perçus habituellement par le salarié : prime d'ancienneté, indemnité d'astreinte, prime de nuit, prime d'équipe, etc.
attention
Sauf dispositions conventionnelles ou usages plus favorables, vous ne devez pas prendre en compte les éléments de salaire versés en contrepartie de la présence effective du salarié (une prime d'assiduité par exemple). En cas de rémunération variable, référez-vous aux dispositions conventionnelles qui vous sont applicables (certaines conventions collectives prévoient par exemple la prise en compte de la rémunération moyenne du trimestre ou semestre antérieur). La rémunération doit également correspondre à l'horaire pratiqué dans l'établissement pendant l'absence du salarié. Vous devrez tenir compte des heures supplémentaires, complémentaires ou des réductions d'horaires pour chômage partiel. Référez-vous le cas échéant au planning prévisionnel de l'établissement. Maintien du salaire brut ou du salaire net La loi prévoit le maintien d'un pourcentage du salaire brut. Dans ce cas, le salarié perçoit un salaire supérieur au salaire qu'il aurait perçu s'il avait travaillé, car les indemnités journalières de la Sécurité sociale ne sont pas soumises aux cotisations sociales seulement à la CSG et à la CRDS sur les revenus de remplacement, sans abattement de 1,75 %. Si la convention collective qui vous est applicable prévoit également le maintien du salaire brut, vous ne pourrez pas éviter que le salarié perçoive plus en arrêt de travail qu'en activité, surtout si le maintien de salaire est égal à 100 % du salaire brut. Si votre convention collective ne précise pas si le maintien porte sur la rémunération brute ou nette, et en l'absence d'usage plus favorable dans l'entreprise, vous pouvez, selon les tribunaux, maintenir le salaire net.
Subrogation Si vous maintenez en totalité le salaire, vous pouvez percevoir, en lieu et place du salarié, le montant de ses indemnités journalières nettes. Si le maintien n'est que partiel, vous pouvez, avec son accord, percevoir ses indemnités journalières. On dit qu'il y a subrogation. Dans ce cas, ce n'est plus le salarié qui perçoit directement les indemnités journalières, mais l'employeur qui lui en fait l'avance. Le montant de ces indemnités journalières est à reverser dans la zone du bulletin de paie « Indemnités non soumises à cotisations ».
Vous pouvez maintenir le salaire sans déduire les indemnités journalières et, ensuite, lorsque les indemnités auront été versées, vous procéderez à une régularisation en déduisant du salaire brut le montant des indemnités journalières. Sauf dispositions conventionnelles ou usages, vous n'êtes pas obligé de pratiquer la subrogation. Attention, si les indemnités versées par la Sécurité sociale sont supérieures au salaire maintenu, vous devrez reverser au salarié le trop-perçu. Présentation du bulletin de paie en cas de subrogation haut du bulletin : montant brut des IJSS (c'est-à-dire avant déduction de la CSG et de la CRDS par la caisse primaire) à déduire du salaire brut à maintenir ; bas du bulletin après déduction des cotisations salariales : reverser le montant net des IJSS (après déduction de la CSG et de la CRDS par la caisse primaire) ; net imposable : lorsque vous déduisez le montant des IJSS du salaire brut, elles ne sont pas comprises dans le net imposable. C'est au salarié de les déclarer à l'occasion de sa déclaration de revenus.
Etape
3 -
Calculer le bulletin de paie – Garantir le net
Cas du maintien du salaire brut (prévu par le Code du travail et certains accords collectifs)
Dans ce cas, le salarié perçoit un salaire supérieur à celui qu'il aurait perçu s'il avait travaillé. ExempleMaintien à 100 % sans délai de carence | Salarié en arrêt de travail | | | | | | | | | | | Cotisations salariales 22 % | | | | | | | | | | | |
Le salarié en arrêt de travail perçoit donc un salaire supérieur à son salaire d'actif : pour éviter cette situation, certains accords prévoient le maintien du salaire net. Cas du maintien du salaire net Dans ce cas, il faut faire une déduction supplémentaire sur le salaire brut pour neutraliser le gain représenté par l'exonération de cotisations des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS). Vous devez calculer le salaire brut de telle sorte que la somme du salaire net et des IJSS nettes de CSG et de CRDS perçue par le salarié soit égale à son salaire net habituel. C'est la garantie du net.
ExempleCalcul de la garantie du net | | | | | | | | | Salaire brut soumis à cotisations | | | Cotisations salariales 22 % | | | | | | | | | | | | Salaire brut résiduel (3) | | |
Méthodologie de calcul de la garantie du net « traditionnel » :
(1) Reconstituer le montant brut des indemnités journalières (notamment en cas de subrogation). Les IJSS versées par la Sécurité sociale sont nettes de CSG (6,20 %) et de CRDS (0,5 %), ces deux contributions étant prélevées sur la totalité des IJSS, sans abattement d'assiette de 1,75 %. Pour reconstituer le montant brut des IJSS, vous devez appliquer la formule suivante :
IJSS brutes = IJSS nettes/(1 - 0,067). Le coefficient de 0,067 représente 6,20 % de CSG sur les revenus de remplacement et 0,50 % de CRDS. (2) Calculer le salaire net habituel sans les IJSS, soit, dans le tableau, 1.560 euros. Vous enlevez de ce salaire net les IJSS nettes, soit 1.560 - 1.000 = 560. Vous calculez cette somme nette en brute, par la formule : 560/(1 - taux global de cotisations appliqué au salarié). Dans notre exemple : 1 – 22 %, soit 0,78. On obtient : 560/0,78 = 717,95. (3) Cette somme représente le salaire brut résiduel que vous devez avoir et sur lequel vous appliquez les cotisations et qui, ajouté aux IJSS nettes, vous garantit de verser à votre salarié son net habituel. La garantie du net sera égale au salaire brut moins les IJSS brutes moins le salaire brut résiduel, soit :
2.000 - 1.071,81 – 717,95 = 210,24 €.
Possibilité d'un maintien du net « strict » : Les IJSS doivent être prises en compte avant le précompte des cotisations sociales. Si votre convention prévoit le maintien du salaire net, vous ne prendrez pas en charge la CSG et la CRDS prélevées sur les IJSS, qui sont à la charge du salarié. Votre seule obligation sera de maintenir le salaire, de façon à ce que la somme des IJSS brutes et du salaire net soit égale au net habituel. Exemple | | | | | | | | | Salaire brut soumis à cotisations | | | Cotisations salariales 22 % | | | | | | | | | Sommes perçues en net (2) | | | Salaire brut résiduel (3) | | |
(1) Dans cette deuxième possibilité de calcul, le salarié touche de la part de la Sécurité sociale des IJSS brutes de 1.071,81euros, auxquelles s'ajoute, de votre part, un salaire net de 488,19 euros, ce qui correspond à un montant total de 1.560 euros. Cette somme équivaut au salaire net habituellement perçu par le salarié.
(2) Calculez le salaire net habituel sans les IJSS, soit, dans le tableau, 1.560 euros.
Vous enlevez de ce salaire net les IJSS brutes, soit 1.560 – 1.071,81 = 488,19 €.
Vous transformez cette somme nette en brut par la formule 488,19/(1 – taux global de cotisations). Dans notre exemple : 488,19/(1 – 0,22) = 625,88 €. (3) Cette somme représente le salaire brut résiduel que vous devez avoir et sur lequel vous appliquez les cotisations et qui, ajouté aux IJSS brutes, vous garantit de verser à votre salarié son net habituel : 1.071,81 + 488,19 = 1.560 €. Etape
4 -
Tenir compte de l'adhésion à un organisme assureur
L'employeur peut adhérer à un organisme qui va assurer en quelque sorte le risque maladie et verser les indemnités complémentaires prévues par les dispositions conventionnelles.
De nombreuses conventions collectives prévoient une adhésion obligatoire et déterminent la répartition entre employeur et salarié du montant ou taux de cotisations. Si ce régime est financé à 100 % par l'employeur, les indemnités complémentaires versées en cas d'arrêt pour raisons médicales, supportent toutes les cotisations sociales en vigueur (cotisations de Sécurité sociale, retraite complémentaire ARRCO, AGIRC, Pôle emploi, FNAL, etc.). Dans la pratique, l'organisme assureur verse à l'employeur les indemnités complémentaires et l'employeur les reverse au salarié sur le bulletin de salaire : si le système est financé par le salarié et l'employeur, seule la part correspondant à la participation de l'employeur est soumise à cotisations ; si le régime est financé entièrement par le salarié, les indemnités complémentaires ne doivent pas être intégrées dans la base des cotisations.
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| | Ne vous dispensez pas trop vite du versement des indemnités complémentaires La CPAM peut refuser de prendre en charge un salarié. Ce simple refus ne vous autorise pas à vous exonérer du versement des indemnités complémentaires. En effet, tout dépend de la rédaction de votre accord collectif. En revanche, si vous appliquez les dispositions du Code du travail, le refus de prise en charge par la CPAM vous libère du versement des indemnités complémentaires, car le versement des IJSS est une des conditions de versement des indemnités complémentaires. Le versement des indemnités complémentaires ne permet pas la neutralisation du plafond de la Sécurité sociale Faites bien figurer sur le bulletin de paie, en déduction du salaire brut, la garantie du net et les IJSS brutes calculées par la CPAM et non pas, comme le font de nombreuses entreprises par simplification, les IJSS brutes des cotisations salariales. N'oubliez pas les autres incidences de l'arrêt maladie Même si vous versez des indemnités complémentaires, l'arrêt maladie pour raison non professionnelle a des conséquences sur les éléments de rémunération, notamment (sauf accords conventionnels ou usages plus favorables) : non-acquisition de congés payés. A noter que la Cour de justice de l'union européenne, en janvier 2012, a invité le juge français à garantir à tout salarié, un congé annuel payé d'au moins 4 semaines, même s'il a été absent en raison d'un accident de trajet ou d'une maladie ou d'un accident non professionnel. incidence éventuelle sur le montant de la participation et de l'intéressement, prime exigeant un travail effectif etc.
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| | Les délégués du personnel ont pour mission de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives notamment aux salaires, à l'application du Code du travail et aux accords collectifs applicables dans l'entreprise. En cas de bulletins de paie non conformes et/ou comportant des erreurs, porter les réclamations des salariés entre dans leur champ de compétences. Ils peuvent également saisir l'inspection du travail.
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| | En cas de calcul incorrect de la paie au détriment des salariés, vous pourrez être condamné à des rappels de salaires et au versement de dommages et intérêts. En cas de calcul incorrect des cotisations au détriment des organismes collecteurs, vous vous exposez à un redressement URSSAF en cas de contrôle ainsi qu'à des rappels de cotisations.
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| | Avant de prendre toute décision qui améliore vos obligations conventionnelles (montant, durée de l'indemnisation, subrogation, etc.), vous devrez en mesurer les coûts directs et indirects et les effets sur le long terme Les dispositions des accords collectifs applicables lorsque le salarié est en arrêt de travail pour maladie ne sont pas sans incidence sur le taux et la nature de l'absentéisme. Si les causes de l'absentéisme sont bien souvent multiples, le maintien intégral de la rémunération sans délai de carence avec subrogation ne facilite pas les mesures qui peuvent être mises en place pour en diminuer l'importance. L'adhésion volontaire (en l'absence d'obligation conventionnelle) à un organisme d'assurance qui prend en charge le paiement des indemnités complémentaires en cas d'arrêt de travail peut permettre de diminuer le coût de l'absentéisme par rapport à une prise en charge directe de l'employeur. Avant de signer un contrat d'adhésion, vous devrez en étudier tous les aspects, faire jouer la concurrence entre les différents organismes et recourir si nécessaire à l'avis d'un spécialiste en droit social. N'oubliez pas que, dans la mesure où vous versez une indemnisation complémentaire, vous pouvez faire effectuer par un médecin contrôleur de votre choix une contre-visite médicale pour vérifier le bien-fondé de l'arrêt de travail.
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| | Comment puis-je savoir si la convention collective que j'applique est plus favorable que le Code du travail ? Vous devez faire, en principe, une comparaison globale, avantage par avantage. Cependant, lorsque deux dispositions, légale et conventionnelle, entrent en concours, vous devez appliquer la disposition la plus favorable au regard de la situation du salarié. Le salarié est toujours en droit de prétendre aux dispositions légales quand celles-ci sont plus favorables que celles de la convention collective. Ma secrétaire est en arrêt de travail et je dois lui verser des indemnités complémentaires aux IJSS. Elle adhère à titre personnel à une assurance qui lui verse des indemnités journalières complémentaires. Puis-je déduire ces indemnités du montant de mes versements ? Non, vous ne pouvez pas déduire les indemnités perçues par le salarié au titre d'une assurance individuelle. Je viens de faire contrôler un salarié et le médecin contrôleur a conclu que le salarié pouvait reprendre son travail. Le salarié refuse de revenir travailler et s'en tient à son médecin traitant, qui lui a prescrit un arrêt se terminant dans un mois. Puis-je le sanctionner ou le licencier ? Selon les tribunaux, le salarié a le droit de s'en tenir à l'arrêt de travail de son médecin traitant. Toute sanction disciplinaire serait infondée et tout licenciement serait abusif. En revanche, vous avez la possibilité de suspendre le versement des indemnités complémentaires. L'employeur doit-il rémunérer un salarié absent pour cause de grippe A ? Plusieurs cas doivent être envisagés. Si vous avez vous-même demandé au salarié présentant des symptômes assimilables à ceux de la grippe A de rentrer à son domicile pour limiter les risques de contamination, vous devrez maintenir son salaire. Vous n'avez en effet pas le droit de l'obliger à rester chez lui si ce salarié souhaite continuer à travailler. De même, si, pour limiter les risques de propagation de la maladie, vous avez accepté qu'un salarié non malade travaille depuis son domicile via le télétravail, son salaire devra être maintenu. Notez-le
Si ce salarié reste absent sans autorisation de votre part, cela pourra être considéré comme un abandon de poste et vous aurez le droit de le sanctionner pour absence non justifiée.
En revanche si un salarié malade est arrêté par un médecin, la procédure normale joue avec indemnisation du salarié par la caisse de Sécurité sociale comme pour toute autre maladie. Concernant les enfants du salarié : si le salarié reste chez lui pour s'occuper d'un enfant malade ou parce que l'école a été fermée, vous n'êtes pas tenu de maintenir son salaire, sauf accord collectif plus favorable. Vous pourrez cependant accepter que cette absence soit décomptée des jours de congés ou de RTT du salarié concerné.
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Aucune fiche connexe.
C. trav., art. L. 1226-1 (indemnisation complémentaire de l'employeur), D. 1226-3 (délai de carence)
CSS, art. R. 242-1 (cotisations sociales) et R. 323-11 (indemnité journalière)
Circulaire CNAMTS du 13 août 2001 
Cass. soc., 11 mars 1997, n° 94-40869
Cass. soc., 13 janvier 2000, n° 97-17766
Cass. soc., 4 juillet 2002, n° 01-00708
Cass. soc., 15 décembre 2004, n° 02-43033 |
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