|  Tous les salariés ont droit à des congés payés dès lors qu'ils ont travaillé durant une période minimum au cours de l'année de référence. Pour l'entreprise, ce droit à congés payés fait peser une obligation financière qui doit être transcrite dans les documents comptables. Etape
1 -
Détermination des éléments de calcul de la provision
Durant sa prise de congés, le salarié ne doit subir aucune perte de rémunération. L'indemnité versée à cet effet peut faire l'objet de deux modes de calcul : la règle du 10e et la règle du maintien de salaire, le plus favorable au salarié étant à retenir.
La méthode à retenir pour le calcul de la provision pour congés payés est la même que pour le calcul de l'indemnité pour congés payés (voir la fiche «Le calcul de l'indemnité de congés payés»).
À noter, toutefois, que le calcul de la provision doit être effectué en fonction des salaires de l'exercice N+1 (lorsqu'ils sont connus) et non de l'exercice passé. À défaut, on utilisera comme base les derniers salaires connus.
La provision devra tenir compte des jours de congés payés acquis pour la période en cours (du 1er juin au 31 mai N+1), mais également des droits acquis non consommés sur la période précédente. Exemple
Une entreprise clôture au 31 décembre N. Pour un salarié présent à temps plein durant l'année N, le nombre de jours de congés payés acquis à la date de clôture sera de 2,5 jours ouvrables x 7 mois, soit 17,5 jours ouvrables.
À ce nombre de jours, il faudra rajouter les jours de congés acquis sur la période précédente et non encore utilisé, soit par exemple 5 jours.
Dans le cas présent, le nombre de jours servant de base de calcul de la provision congés payés sera de 17,5 + 5 = 22,5 jours ouvrables.
Etape
2 -
Détermination du taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision
Pour bien faire les choses, il faudrait calculer de façon exacte le montant des charges sociales patronales correspondant au montant brut de la provision pour congés payés ou pour RTT.
En pratique, cela est extrêmement difficile à mettre en oeuvre. C'est pourquoi il est souvent utilisé un taux moyen de charges sociales patronales sur l'exercice, censé représenter un moyen de calcul simple approchant au plus près la réalité. Exemple
Les informations relatives aux masses salariales extraites de la comptabilisation sont les suivantes :
salaires bruts : 100.000 € ; cotisations patronales URSSAF : 20.000 € ; cotisations patronales RETRAITES : 10.000 € ; cotisations patronales PÔLE EMPLOI : 4.000 €.
Le taux de charges sociales patronales moyen dans le cas présent sera de : (20.000 + 10.000 + 4.000)/100.000 = 34 %. À ce taux, il s'agit de rajouter les taxes et contributions sur salaires : taxe d'apprentissage, soit 0,68 % (0,44 % pour l'Alsace-Moselle) ; formation professionnelle, 1,60 % (entreprises de 20 salariés et plus) ; effort construction, 0,45 % (entreprises de 20 salariés et plus).
Au final, le taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision sera de : 34 + 0,68 + 1,6 + 0,45 = 36,73 %.
Etape
3 -
Traitement comptable
À la clôture de l'exercice, l'entreprise doit donc constater un passif au titre des congés payés acquis par les salariés, ainsi que pour les charges sociales correspondantes. Compte tenu de la faible incertitude qui pèse sur le montant de l'indemnité, la provision à constater constitue une charge à payer. Le schéma d'écriture est le suivant :
Pour la provision pour congés payés | | | | | | | | | Dettes provisionnées pour congés à payer | | |
Pour les charges sociales patronales sur congés payés | | | | | Charges sociales sur congés payés | | | | Charges sociales sur congés payés | | |
Ces provisions devront faire l'objet d'une reprise à l'ouverture de l'exercice suivant.
À noter que pour la provision pour RTT, le schéma de comptabilisation est le même. Toutefois, il est préférable d'utiliser des subdivisions des différents comptes pour bien différencier la provision pour congés payés et la provision pour RTT.
Etape
4 -
Traitement fiscal
La provision pour congés payés ou pour RTT, ainsi que la provision pour charges sociales sur congés payés ou RTT, est déductible du résultat fiscal l'année de leur comptabilisation. Il n'y a donc aucun retraitement fiscal à effectuer. | | | |
| | La loi prévoit l'acquisition des congés en jours ouvrables. Mais il est possible de décompter les congés en jour ouvrés, méthode souvent considéré comme plus « lisible ». Toutefois, l'utilisation de cette méthode doit offrir des droits au moins équivalents à ceux résultant du calcul en jours ouvrables.
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| | Le non-respect de la réglementation sur les passifs relève du délit relatif à l'établissement et à la présentation des documents comptables. Il faut, bien entendu, que les éléments constitutifs du délit soient réunis et que l'impact de ce non-respect fausse vraiment la lecture des documents comptables.
Dans ce cadre, les dirigeants qui ont présenté des comptes annuels ne donnant pas une image fidèle du résultat des opérations de l'exercice, de la situation financière et du patrimoine de l'entreprise, et ce en vue de dissimuler la véritable situation de celle-ci, s'exposent à des sanctions pénales (allant jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et/ou une amende 375.000 €).
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| | En pratique, pour le calcul de la provision congés payés, on n'utilisera qu'une seule règle de calcul pour l'ensemble des salariés : soit la règle du 10e, soit la règle du maintien de salaire, ceci dans un souci de simplification. Le Plan comptable général indique que les provisions doivent être évaluées pour le montant correspondant à la meilleure estimation possible de la sortie de ressources nécessaire à l'extinction de l'obligation.
La règle du 10e est souvent plus simple à mettre en oeuvre, mais est également souvent moins proche de la réalité. On utilisera cette méthode lorsque l'entreprise a peu de salariés et qu'il n'y a pas d'anciens droits à congés. Dans les autres cas, il est préférable d'utiliser la règle du maintien de salaire.
La méthode de décompte de jours ouvrés est plus « lisible » pour les salariés. Pour un salarié travaillant cinq jours dans la semaine, une semaine de congés équivaut à cinq jours ouvrés. Mais en pratique, la méthode des jours ouvrables est plus commode à utiliser. De plus, c'est celle préconisée par la loi.
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| | Je cotise à la caisse des congés payés. Dois-je également constater une provision pour congés payés ?
Non. Dans le cas présent, l'obligation d'indemniser les salariés aux titres des congés payés pèse sur la caisse des congés payés et non sur l'entreprise. L'entreprise s'est déjà acquittée auprès de la caisse de la cotisation afférente à cette obligation.
En revanche, si dans l'entreprise certains salariés ne relèvent pas de la caisse des congés payés, une provision devra tout de même être constatée, mais uniquement pour ces salariés.
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Règlement CRC n° 2000-06, du 7 décembre 2000 relatif aux passifs.
Avis du CNC n° 2000-01, du 20 avril 2000 relatif aux passifs.
Plan comptable général, art. 212-1 (définition d'un passif), 323-2 (meilleure estimation des provisions pour risques et charges).
C. trav., art. L. 3141-3 et R. 3141-3.
Cass. soc., n° 02-44.149, 27 octobre 2004 relatif au décompte des jours de congés payés en jours ouvrés.
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