Etape
1 -
Déterminer le mode de prise en charge des frais de repas
Vous pouvez rembourser les frais de repas, à votre choix :
soit sur la base des dépenses réelles, sur justificatifs ;
soit par le versement d'une indemnité forfaitaire, couvrant partiellement ou entièrement la dépense.
Vous pouvez par ailleurs réviser votre option à chaque fin d'année, pour l'année écoulée (lors de l'établissement de la DADS).
Remboursement au réel
Vos remboursements au titre des frais de repas correspondent aux dépenses réelles engagées par le salarié.
Notez-leLe remboursement au réel est obligatoire pour :
vos salariés éventuellement détachés à l'étranger ou en mobilité vers les TOM ;
les mandataires sociaux (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA et de SAS).
Votre prise en charge peut également être directe : les fournisseurs (restaurants, etc.) vous adressent leurs factures et vous leur réglez les frais de repas du salarié sans que celui-ci ait à en faire l'avance.
Indemnisation forfaitaire
Vous pouvez préférer une indemnisation forfaitaire, plus simple pour la gestion des justificatifs. A vous de comparer les coûts respectifs des deux types de remboursement en fonction des pratiques et des obligations de vos salariés en matière de restauration.
Etape
2 -
Bénéficier de l'exonération des cotisations
Le remboursement des frais de repas est exonéré de cotisations sous certaines conditions.
Barèmes d'exonération
Des forfaits sont applicables pour les frais de repas du salarié, lorsque son travail occasionne des dépenses supplémentaires par rapport aux autres salariés. Plusieurs montants de forfaits sont prévus, correspondant à différents types de restauration (
Voir « Outils pratiques »).Règles d'exonération
L'exonération est totale si le salarié a produit les justificatifs établissant que la dépense est réelle et liée à son emploi. Ainsi, l'indemnité de déplacement perçue par un salarié en congés payés ne peut pas être exonérée.
Plusieurs cas sont possibles :
si la réalité de la dépense n'est pas établie, l'indemnité est soumise à cotisations en totalité ;
si la réalité de la dépense est établie et si vous prouvez que le salarié a été obligé d'engager la dépense car il était dans l'impossibilité de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour y prendre son repas, l'indemnité est exonérée en totalité ;
si la réalité de la dépense est établie mais si vous ne prouvez pas que le salarié a été obligé d'engager ses frais, seule la fraction excédant la limite d'exonération est soumise à cotisations.
ExemplesIndemnité de repas au restaurant : si la limite d'exonération est dépassée, vous devrez démontrer que le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour le déjeuner, mais aussi qu'il est contraint de prendre son repas au restaurant, selon les circonstances ou les usages de la profession (représentant, dépanneur, etc.).
Indemnité hors entreprise et hors restaurant : si la limite d'exonération est dépassée, vous devrez démontrer que le salarié travaillant par exemple sur les chantiers dispose d'un temps de pause réduit et qu'il doit assurer une présence continue sur un site de travail éloigné.
Indemnité forfaitaire de grand déplacement : vous devrez établir que le salarié ne peut pas regagner se résidence parce que :
Etape
3 -
Procéder au remboursement
Vous procéderez au remboursement des frais de repas au plus tard à la fin du mois suivant la dépense, en général en complément du salaire, à condition d'avoir obtenu les justificatifs éventuellement nécessaires.
Le manque de rigueur en la matière est fréquent et conduit souvent à une réintégration des sommes correspondantes dans les assiettes sociale et fiscale.
