Cas
1 -
Face à une faute bénigne, utilisez la procédure simplifiée de l'avertissement disciplinaire
Lorsque la faute que vous envisagez de sanctionner vous paraît ne pas mériter une sanction lourde (par exemple en cas de retard léger d'un salarié habituellement ponctuel), vous pouvez éviter de vous engager dans la procédure disciplinaire. Pour cela, vous pouvez ne prononcer qu'un simple avertissement disciplinaire, qui vous permettra de ne pas avoir à organiser d'entretien préalable et d'agir immédiatement.
Ainsi, pour prononcer un avertissement, une mise en garde ou une simple lettre d'observation :
énoncez dans le courrier les motifs qui font l'objet de la sanction (pensez à détailler les faits fautifs et la date de ceux-ci) ;
expliquez en quoi cette attitude n'est pas acceptable dans l'entreprise en raison des perturbations qu'elle occasionne ;
en fin de courrier, énoncez la sanction retenue contre le salarié et invitez-le à se ressaisir sous peine de se voir sanctionner plus lourdement ;
datez et signez de votre main ;
remettez la lettre de sanction directement en mains propres contre décharge à votre salarié ou en envoyez la en recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Dans notre exemple, l'avertissement disciplinaire ou la simple mise en garde pourrait être retenu à l'encontre de l'ouvrier qui n'a jamais été en retard précédemment et dont la faute, exceptionnelle, reste bénigne.
Cas
2 -
Respectez la procédure disciplinaire lorsque vous souhaitez infliger une sanction plus sévère sans pour autant envisager le licenciement
Lorsque la faute commise par le salarié vous semble devoir être sanctionnée plus sévèrement que par un simple avertissement, vous devez respecter une procédure plus longue apportant des garanties plus étendues au salarié. Elle se décompose ainsi :
Convocation du salarié à un entretien préalable
Elle est nécessairement écrite et peut être remise au salarié en mains propres contre décharge ou en LRAR. Elle doit préciser :
l'objet de l'entretien (la prise d'une sanction est envisagée) ;
la date, le lieu et l'heure de cet entretien (pensez à fixer celui-ci durant les heures de travail du salarié) ;
le fait que le salarié peut être assisté durant cet entretien par une personne de son choix (pas nécessairement par un délégué du personnel) appartenant obligatoirement au personnel de l'entreprise.
Vous devez respecter un délai raisonnable entre le jour où le salarié reçoit cette convocation et le jour de l'entretien. En pratique, on considère que le minimum à respecter est de 3 jours ouvrés.
ExempleVous souhaitez sanctionner un ouvrier pour son absence injustifiée. Prenons deux hypothèses :
hypothèse 1 : vous lui remettez sa convocation en mains propres le lundi. L'entretien peut avoir lieu le vendredi ;
hypothèse 2 : vous lui envoyez la convocation un mercredi. On peut présumer qu'il la recevra au plus tard le vendredi. L'entretien pourra donc avoir lieu le jeudi suivant (3 jours ouvrés : lundi, mardi et mercredi).
N'hésitez pas à tenir compte des lenteurs de la poste et à prendre des délais un peu plus larges.
Tenue de l'entretien préalable
Lors de cet entretien, vous présenterez au salarié les faits reprochés (dans notre exemple, l'absence injustifiée) puis vous écouterez ses explications. Le salarié n'a pas l'obligation de se présenter à l'entretien, même s'il est plus avantageux pour lui de venir et de se justifier. S'il ne vient pas, vous pourrez quand même continuer la procédure.
Notification de la sanction
L'envoi de la notification énonçant la sanction retenue est encadré par deux délais :
délai de réflexion d'1 entre le jour de l'entretien et l'envoi ou la remise de la lettre de sanction (c'est-à-dire que l'envoi ne peut avoir lieu qu'à partir de J+2) ;
délai d'1 mois maximum entre le jour de l'entretien et la date d'envoi de la lettre de sanction.
ExempleL'ouvrier est reçu en entretien le vendredi 4 septembre 2009. Vous ne pourrez pas lui envoyer sa lettre de sanction avant le lundi 7 septembre, mais l'envoi devra nécessairement être fait avant le 4 octobre 2009.
Dans la notification, vous rappellerez :
la procédure suivie ;
la date et la nature des faits fautifs (ici, une absence injustifiée) ;
leurs répercussions sur l'entreprise (ici, perturbation de l'organisation de l'entreprise et difficulté à assurer le travail et le remplacement).
Vous informerez enfin le salarié de la sanction retenue. S'il s'agit d'une mise à pied disciplinaire, vous lui préciserez aussi les dates de début et de fin de celle-ci.
Cas
3 -
Si vous hésitez entre une sanction et un licenciement pour faute, optez pour la procédure de licenciement
Lorsque le salarié a commis une faute suffisamment importante pour que vous hésitiez entre le sanctionner et le licencier, vous devez respecter la procédure de licenciement, qui se distingue de la précédente en trois points :
sur la convocation, vous devrez précisez que le salarié est convoqué à un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement. Vous devrez également, si vous n'avez pas de délégué du personnel, préciser qu'il peut recourir à l'assistance d'un conseiller du salarié figurant sur une liste consultable en mairie et à la Direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP) (vous donnerez d'ailleurs les adresses de la mairie et de la DDTEFP) ;
le délai entre la remise de la lettre de convocation et le jour de l'entretien est de 5 jours ouvrables ;
le délai de réflexion qui succède à l'entretien est de 2 jours ouvrables avant l'envoi de la notification.
Dans nos exemples, on pourrait conseiller de procéder de la sorte avec l'ouvrier avec qui vous avez eu une forte altercation. En effet, la faute est suffisamment importante pour que vous puissiez hésiter entre une sanction et un licenciement. En utilisant cette procédure, vous conserverez la possibilité, à l'issue du délai de réflexion et aux vues des explications données par l'ouvrier lors de son entretien, de le licencier ou de simplement le sanctionner.
