Etape
1 -
Déterminer si la prime à dénoncer est issue d'un usage ou d'un engagement unilatéral
Avant d'engager la procédure de dénonciation, il faut déterminer l'origine de l'avantage en cause.
L'usage et l'engagement unilatéral ont la même nature juridique : il s'agit d'avantages octroyés aux salariés par l'employeur de manière unilatérale et collective. Ils se différencient simplement par les règles permettant d'établir leur existence.
L'engagement unilatéral figure sur un écrit (note de service, affichage, etc.).
L'usage, quant à lui, est une pratique qui doit réunir 3 critères :
la généralité : l'avantage n'est pas réservé à tel ou tel salarié mais à l'ensemble du personnel ou à une catégorie bien déterminée (le personnel de l'atelier ou des bureaux par exemple) ;
la fixité : l'avantage est toujours calculé de la même manière, même s'il a un caractère variable ou augmente avec les années ;
la constance : l'avantage est versé régulièrement et l'a déjà été plusieurs fois de suite, se distinguant ainsi d'une mesure ponctuelle et discrétionnaire.
Déterminez donc en premier lieu si l'avantage que vous comptez supprimer appartient à la catégorie de l'usage ou de l'engagement unilatéral, avant de mettre en oeuvre la procédure de dénonciation.
Etape
2 -
Informer les représentants du personnel
Informer les représentants du personnel avant de dénoncer un usage ou un engagement unilatéral. Pour connaître les modalités de cette information, voir Le rôle des RP.
Etape
3 -
Informer individuellement chaque salarié concerné de la dénonciation
Vous n'avez pas à obtenir l'accord des salariés pour dénoncer un usage ou un engagement unilatéral, sauf s'il s'agit d'une disposition figurant dans le contrat de travail.
En revanche, vous avez l'obligation de les en informer, soit par courrier remis en mains propres contre décharge, soit par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour éviter de multiplier les envois, vous pourrez leur remettre cette information écrite en même temps que leur bulletin de paie (voir Evitez les erreurs).
Sur ce courrier, vous les informerez de la nature de l'avantage que vous dénoncez (usage, engagement unilatéral) et de la tenue de la réunion avec vos délégués du personnel. Vous leur ferez part de votre décision et leur donnerez la date à laquelle celle-ci s'appliquera. Vous pouvez éventuellement aussi les informer des raisons pour lesquelles vous procédez à la dénonciation et d'un éventuel projet qui viendrait en remplacement. Ceci n'est en aucune manière une obligation.
attention
S'il s'agit d'un usage dont le bénéfice est subordonné à une condition d'ancienneté, vous devez informer tous les salariés susceptibles d'en profiter, et pas seulement ceux qui en bénéficient réellement au moment de sa suppression.
Exemple
L'usage concerne une prime d'ancienneté après 25 ans de présence dans l'entreprise. Vous devez informer :
les salariés qui justifient, à la date de la suppression, des 25 ans d'ancienneté ;
mais aussi les salariés susceptibles de bénéficier de cette prime dans les années à venir si elle n'était pas supprimée.
Etape
4 -
Respecter un délai de prévenance avant la suppression effective de l'avantage
La loi impose le respect d'un délai de prévenance entre le moment de l'information des salariés et la date de suppression effective de l'avantage. En revanche, elle ne précise pas la durée de ce délai.
En pratique, il est opportun de respecter un délai correspondant à la périodicité de versement de l'avantage. Ainsi, pour une prime versée annuellement, vous informerez les salariés 1 an avant. Un mois devrait donc suffire pour un avantage versé mensuellement. Cependant, par prudence, nous vous recommandons de respecter un délai de 3 mois (délai de préavis applicable pour la dénonciation d'un accord collectif).
