Démission d'un salarié : quelles sont les règles à respecter ?

Etape  1 -  Vérifier la volonté du salarié de quitter définitivement l'entreprise 

En règle générale, le seul comportement du salarié ne peut pas être considéré comme suffisant pour laisser à penser qu'il veut démissionner. Pour que le départ du salarié soit considéré comme une démission, il faut qu'il ait manifesté une volonté claire et non équivoque de quitter l'entreprise.

La démission doit être mûrement réfléchie et ne pas résulter, par exemple, d'une manifestation de colère, comme c'est vraisemblablement le cas pour votre comptable.

Ainsi, vous ne pouvez pas considérer comme démissionnaire un salarié qui :

• abandonne son poste ou cesse soudainement de venir travailler ;
• prolonge ses congés sans aucune explication ;
• refuse une modification de ses conditions de travail ou de son contrat de travail ;
• ne respecte pas des dispositions légales, contractuelles ou réglementaires qui s'imposent à lui (horaires de travail, tenue vestimentaire, travail à accomplir, etc.).

attention

Si vous acceptez la démission du salarié qui, par exemple, agit sous la colère, sans prendre en compte sa rétractation ultérieure, vous risquez d'être condamné pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Etape  2 -  Recueillir la preuve de la réalité et du sérieux de la démission 

• écrite, datée et signée par le salarié ;
• envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge. Dans ce dernier cas, vous inscrirez sur la copie de la lettre que vous remettrez au salarié la mention « remise en mains propres » suivie de la date et de votre signature.

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Si vous souhaitez faire signer par le salarié un modèle-type de démission que vous avez pré-imprimé, assurez-vous qu'il sait lire et écrire correctement le français, sinon sa volonté de démissionner risque d'être mise en doute. 

Etape  3 -  Bien qualifier la rupture 

• le non-respect des obligations contractuelles : vous ne fournissez pas de travail à votre salarié ou ne lui versez pas sa rémunération par exemple ;
• le non-respect des conditions de travail : c'est le cas par exemple si vous imposez au salarié d'exécuter sa prestation de travail malgré des conditions de travail dangereuses, ou si vous ne respectez pas la réglementation relative à l'hygiène et la sécurité (interdiction de fumer par exemple).  

Etape  4 -  Calculer la durée du préavis 

• soit par la loi (pour les femmes enceintes, les VRP ou journalistes, par exemple) ;
• soit par la convention collective ;
• ou, encore, par les usages pratiqués dans la profession, si ni la loi, ni la convention collective ne prévoit autre chose.

• si c'est vous qui ne souhaitez pas que le salarié accomplisse son préavis, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis égale au salaire qu'il aurait perçu s'il était venu travailler pendant cette période ;
• si c'est le salarié qui vous demande de le dispenser de son préavis, vous êtes libre d'accepter ou de refuser. Si vous acceptez, le salarié ne pourra pas exiger le paiement d'une quelconque indemnité compensatrice de préavis.

• les salariées en état de grossesse apparente ;
• les salariées en congé maternité, à condition qu'elles en informent l'employeur au plus tard 15 jours avant la fin du congé maternité ;
• les salariés qui viennent d'être pères, dans les 2 mois qui suivent la naissance, s'ils en informent l'employeur au plus tard 1 mois et demi après l'événement.

Etape  5 -  Accorder les heures pour recherche d'emploi 

Si le salarié vous demande l'autorisation de s'absenter pour se consacrer à la recherche d'un nouvel emploi, vérifiez tout d'abord ce que prévoient votre convention collective, les usages ou le contrat de travail. Si cette possibilité est expressément prévue, vous devrez permettre à votre salarié de s'absenter et maintenir son salaire.

Etape  6 -  Accomplir les formalités de fin de contrat 

• salaire ;
• congés payés non pris ;
• indemnité de préavis (si vous avez refusé que votre salarié accomplisse son préavis) ;
• prime de 13e mois, si elle existe dans l'entreprise ;
• contrepartie financière de la clause de non-concurrence si elle était prévue au contrat.

• une attestation Pôle emploi (ex-ASSEDIC) (dont vous devrez transmettre un exemplaire directement à Pôle emploi) ;
• un certificat de travail (qui doit mentionner notamment les heures acquises par le salarié au titre de son droit individuel à la formation (DIF) et l'OPCA compétent) ;
• un reçu pour solde de tout compte (dont la remise est obligatoire quel que soit le motif de rupture du contrat, y compris la démission).

Enfin, n'oubliez pas de mentionner le départ du salarié démissionnaire sur le registre du personnel.