|  Vous êtes dans l'obligation d'organiser l'élection des délégués du personnel, soit parce que votre effectif a atteint le seuil de 11 salariés, soit pour renouveler des élus déjà en place. Vous devez alors élaborer une procédure et un calendrier, en tenant compte de toutes les contraintes légales, faute de quoi vous vous exposez à une contestation de votre élection et à l'annulation de ses résultats.
Etape
1 -
Savoir à quel moment organiser l'élection
Les élections doivent être organisées :
Vous devez par ailleurs organiser des élections partielles lorsqu'un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre de DP titulaires est réduit de moitié ou plus. Toutefois, vous échappez à cette obligation si ces évènements interviennent moins de 6 mois avant la fin du mandat des DP. Un mandat dure 4 ans. Toutefois, un accord collectif de branche ou d'entreprise peut fixer une durée du mandat comprise entre 2 et 4 ans. Si vous remplissez les conditions d'effectif et que vous n'avez pas de DP dans votre entreprise, un salarié ou une organisation syndicale peut vous demander d'organiser ces élections. Dans ce cas, vous devez inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d'accord préélectoral dans le mois suivant la réception de cette demande.
Etape
2 -
Informer le personnel et les syndicats
Vous devez arrêter la date des élections et en informer les salariés. Cette information peut être faite par une simple note de service affichée sur le lieu de travail.
Le 1er tour doit se situer au plus tard le 45e jour suivant cet affichage. Le 2d tour doit être positionné dans les 14 jours suivant le premier. En cas de renouvellement, le 1er tour doit être fait dans les 15 jours qui précèdent la fin du mandat. Vous devez informer de l'organisation des élections, inviter à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats : les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, par voie d'affichage dans l'entreprise ; les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise ou l'établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel, par courrier.
Cette invitation doit donc comporter une date (et une heure) de réunion pour la négociation, et être faite au plus tard 1 mois avant l'expiration du mandat, dans l'hypothèse d'un renouvellement.
Etape
3 -
Élaborer un protocole d'accord préélectoral
Pour négocier et signer le protocole, chaque syndicat peut déléguer :
le délégué syndical s'il existe ; ou un salarié mandaté spécialement ; ou un permanent extérieur à l'entreprise.
Le protocole est destiné à fixer les modalités de déroulement des élections. Inutile d'y reprendre toutes les dispositions légales, mais vous devez cependant obligatoirement y mentionner : la confirmation de la date des élections (1er et 2d tours) ; le nombre et la composition des collèges électoraux, notamment s'il y a accord sur des dispositions plus favorables que les obligations légales. Les délégués du personnel sont élus par deux collèges : le 1er collège regroupe les ouvriers et employés ; le 2d regroupe les ingénieurs, chefs de service, agents de maîtrise et assimilés. Cependant, si l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement ne dépasse pas 25 salariés (ou si le protocole préélectoral le prévoit), l'élection des délégués du personnel se déroule dans un collège unique ; la répartition du personnel dans les collèges, et les sièges qui en découlent ; les particularités retenues par l'entreprise : heures d'ouverture du bureau de vote, couleurs des bulletins, date limite de dépôt des candidatures, votes par correspondance, etc.
Pour être valable, le protocole d'accord préélectoral doit être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation. Parmi ces organisations signataires, doivent se trouver les organisations représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l'entreprise. Si aucun accord n'est trouvé, l'inspecteur du travail pourra arbitrer la question des collèges, et le tribunal d'instance celle des modalités de scrutin. Si aucune organisation syndicale n'a répondu à l'invitation, il vous appartient de fixer unilatéralement les modalités de l'élection. En toute hypothèse, vous avez intérêt à préparer un projet de protocole qui servira soit de base de négociation, soit de mode opératoire pour l'élection. Même si aucune disposition n'impose la publication de l'accord, il est préférable de l'afficher pour informer vos salariés. Pour davantage de précisions sur la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Etape
4 -
Afficher les listes électorales et recueillir les candidatures
Les listes électorales indiquent le personnel électeur dans chaque collège. Elles sont établies pour les deux tours et ne peuvent pas être modifiées.
Elles doivent être portées à la connaissance : des salariés, qui pourront ainsi vérifier s'ils peuvent voter et se porter candidats ; des organisations syndicales représentatives, afin qu'elles puissent vérifier l'exactitude des mentions.
C'est pourquoi il est généralement prévu de les afficher. Les électeurs C'est à vous d'établir la liste des électeurs. Pour être titulaire du droit de vote, il faut, à la date du 1er tour : être salarié de l'entreprise (ou être salarié mis à disposition de l'entreprise et présent depuis au moins 12 mois) ; avoir une ancienneté de 3 mois minimum dans l'entreprise ; avoir au moins 16 ans ; ne pas être privé de la capacité électorale.
Les listes électorales doivent impérativement comporter, en sus du nom et du prénom, l'ancienneté dans l'entreprise, la date et le lieu de naissance. Aucun délai de publication des listes n'est fixé par la loi ; il ne peut pas être inférieur à 4 jours avant l'élection, pour permettre les contestations. Il est d'usage d'appliquer 15 jours. Les candidats Pour pouvoir se présenter comme candidat, il faut, à la date du 1er tour : être électeur ; travailler dans l'entreprise depuis au moins 1 an sans interruption (pour les salariés mis à disposition, être présent dans l'entreprise depuis au moins 24 mois) ; avoir au moins 18 ans ; ne pas être proche parent ou allié de l'employeur (conjoint, ascendant, descendant, frère, soeur et allié au même degré) ; ne pas être privé de la capacité électorale.
Les candidatures doivent être présentées sous forme de listes (avec l'étiquette syndicale), y compris s'il n'y a qu'un candidat sur la liste. Au 1er tour, seuls les candidats présentés par une organisation syndicale sont admis. Ce sont les syndicats qui établissent les listes par collège et de manière distincte pour les titulaires et les suppléants. Au 2d tour, les candidatures sont libres. C'est à vous de les publier. Aucune disposition n'imposant la forme et le délai du dépôt des candidatures, ces modalités méritent de figurer dans le protocole, en tenant compte des contraintes d'élaboration des bulletins et de leur acheminement en cas de votes par correspondance. Un 2d tour doit être organisé dans les 15 jours suivant le 1er tour : si aucune liste n'est présentée par une organisation syndicale représentative au 1er tour, vous prendrez acte de la carence de candidatures dans un procès-verbal et organiserez le 2d tour ; si le quorum n'est pas atteint (le nombre de votants hors bulletins blancs ou nuls doit être supérieur ou égal à la moitié des électeurs inscrits pour valider l'élection), un 2d tour est organisé pour chacun des collèges ou des scrutins pour lequel le quorum n'a pas été atteint. Il s'apprécie par collège et par liste (titulaires, suppléants) ; si le quorum a été atteint, un 2d tour n'est organisé que s'il reste des sièges à pourvoir, les listes présentées au 1er tour étant incomplètes.
Etape
5 -
Organiser le scrutin
Le jour du scrutin, vous devez organiser le travail en tenant compte des pauses nécessaires pour aller voter, et de la désignation d'un bureau de vote pour chaque collège, chargé de tenir les urnes et de dépouiller les votes.
La composition de ce bureau n'est pas imposée par la loi, mais il ne peut pas être composé d'un seul salarié, sous peine d'annulation des élections. Généralement, on a recours aux deux salariés les plus anciens, et au plus jeune - le plus âgé étant alors président du bureau. Il vous faut mettre à la disposition de ce bureau tous les documents ou matériels nécessaires : listes des électeurs : un exemplaire des listes électorales permettra de contrôler et d'enregistrer les votes ; il faudra prévoir une colonne supplémentaire pour l'émargement des votants ; bulletins de vote : il vous appartient de les confectionner en intégrant toutes les mentions utiles : nom de l'entreprise, date du scrutin, nature de l'instance à élire, collège, nature du mandat (titulaire ou suppléant), appartenance syndicale, liste des candidats dans l'ordre indiqué par eux-mêmes ou par leur organisation. Il faut prévoir des bulletins blancs au même format. Ces bulletins peuvent être tous de couleur blanche, ou de couleurs distinctes selon le collège ou le mandat ; il faudra alors l'avoir prévu au protocole préélectoral. Ils doivent être accompagnés d'enveloppes, elles-mêmes blanches ou de couleur ; urnes et isoloirs. Vous devez prévoir deux urnes par collège : une pour les titulaires, l'autre pour les suppléants. Elles doivent garantir la sécurité du scrutin, mais n'ont pas à répondre aux exigences du Code électoral pour les élections politiques (transparence, double serrure). Le secret du vote devant être garanti, vous devez prévoir un système d'isoloir ; imprimés de dépouillement : l'inspection du travail – à qui le PV des élections doit être communiqué – exige que les résultats soient portés sur des imprimés spécifiques. Vous devez donc vous les procurer avant le scrutin, auprès de ce service ou sur Internet. Ces imprimés contiennent les mentions suivantes :
nature de l'élection, collège, nature du mandat, date du scrutin, nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs et nuls, de suffrages valablement exprimés, nombre de sièges à pourvoir et quotient électoral, nombre de voix recueillies par les listes, par les candidats, et moyenne par liste, sièges attribués à chaque liste en fonction du quotient électoral et de la plus forte moyenne, nom des élus de chaque liste.
Il faut prévoir un nombre d'exemplaires (ou de photocopies) suffisant : deux pour l'inspecteur du travail, un pour chaque liste de candidat, un pour la direction, et éventuellement un pour l'affichage.
Etape
6 -
Proclamer les résultats
Le bureau de vote établit et signe le procès-verbal de l'élection, en l'occurrence l'imprimé administratif évoqué à l'étape précédente.
Les membres du bureau, sous la responsabilité du président, doivent donc remplir toutes les rubriques énumérées ci-dessus, et signer chaque exemplaire du PV. Ce procès-verbal doit être communiqué, dans les 15 jours suivant l'élection : en deux exemplaires à l'inspection du travail ; et un exemplaire à l'adresse suivante : CTEP, TSA 79104, 76934 Rouen cedex 9.
Il doit, par ailleurs, faire l'objet d'un affichage dans l'entreprise. Au 1er tour, si le nombre de suffrages valablement exprimés (hors blancs et nuls) est inférieur au quorum, le scrutin n'est pas valable : le bureau le précisera alors dans le PV, et annoncera la nécessité d'un 2d tour. En cas de carence au 1er tour, elle sera précisée sur l'imprimé utilisé pour le 2d tour. | | | |
| | Ne négligez pas d'écrire aux syndicats
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| | Les délégués du personnel sortants n'ont pas de rôle à jouer dans la négociation du protocole d'accord préélectoral.
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| | Si, malgré l'obligation légale, vous n'avez pas organisé les élections, vous devrez le faire sous un délai d'un mois si un salarié ou un syndicat en fait la demande écrite.
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| | Respectez la procédure
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| | Peut-on séparer l'encadrement dans un collège spécifique ?
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C. trav., art. L. 2312-1 (seuil légal), L. 2314-2 (élection), L. 2314-3 (protocole d'accord préélectoral), R. 2314-8 et suiv. (vote électronique)
Loi n° 2008-789 du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale 
Cass. soc., 16 novembre 2005 (annulation d'un usage dénoncée pour absence de DP et de PV de carence)
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