Etape
1 -
Savoir qui convoquer à la réunion des délégués du personnel et à quel moment
Vous avez l'obligation de prévoir une fois par mois une réunion avec vos délégués du personnel. Cette réunion mensuelle permet à ces derniers de vous présenter les réclamations individuelles et collectives dont ils ont été saisis par les salariés de l'entreprise.
C'est vous qui avez la responsabilité d'organiser la réunion et de convoquer les délégués suffisamment longtemps à l'avance pour qu'ils puissent établir une note écrite contenant leurs réclamations. Cette note doit vous être communiquée 2 jours avant la réunion, afin que vous ayez le temps matériel de préparer les réponses que vous leur donnerez le jour de la réunion (voir Etape 3).
Les délégués titulaires et suppléants assistent de plein droit aux réunions, vous devez donc tous les convoquer. En principe, les suppléants n'ont pas à participer activement aux discussions. Dans la pratique, vous pouvez en décider autrement, si vous le souhaitez.
attention
La suspension du contrat de travail d'un représentant du personnel due à la maladie, aux congés payés, à une formation ou à une sanction disciplinaire (mise à pied) ne suspend pas pour autant son mandat. Il faudra donc convoquer également les délégués absents de l'entreprise.
Etape
2 -
Connaître les autres personnes qui peuvent assister à la réunion
En tant qu'employeur, vous n'avez pas toujours la possibilité d'assister aux réunions. Vous avez le droit de vous faire représenter, pour la tenue des réunions mensuelles, par une autre personne de votre choix qui aura la compétence pour répondre aux réclamations des délégués en votre nom.
Il est opportun que cette personne ait reçu pour l'occasion une délégation de pouvoirs.
Vous pouvez également vous faire assister d'une ou plusieurs personnes au cours de la réunion. Toutefois, le nombre de personnes représentant la direction ne peut excéder le nombre de délégués du personnel titulaires présents à la réunion. Par ailleurs, la direction ne peut en aucun cas se faire assister par quelqu'un d'extérieur à l'entreprise.
Les délégués du personnel ont la faculté de se faire assister, lors des réunions, par le représentant d'une organisation syndicale. Il peut s'agir du délégué syndical de votre entreprise, d'un salarié de l'entreprise spécialement mandaté par cette organisation ou, enfin, d'un représentant syndical n'appartenant pas à votre entreprise.
Vos délégués du personnel n'ont pas à vous informer à l'avance de cette assistance syndicale. En revanche, vous pourrez demander à cette personne de vous montrer l'attestation écrite de son syndicat lui permettant de tenir ce rôle afin de valider sa participation à la réunion. Au cours de la réunion, cette personne pourra intervenir librement pour assister les délégués du personnel.
Etape
3 -
Comprendre les modalités pratiques et les délais liés aux réclamations des délégués et à vos réponses
Afin de vous soumettre leurs réclamations, les délégués du personnel doivent vous remettre une note écrite, au moins 2 jours ouvrables avant le jour de la réunion.
Ce délai peut être écourté en cas de circonstances exceptionnelles (urgence liée à un problème de sécurité, par exemple) mais vous n'avez pas la possibilité d'imposer à vos délégués un délai plus long. Si votre entreprise est dotée de plusieurs délégués du personnel représentant divers collèges (ouvriers, agent de maîtrise, cadres), chacun d'entre eux pourra vous remettre un document différent comportant des réclamations propres au collège qu'il représente.
Si la note écrite vous a été transmise dans les délais, vous avez alors l'obligation, lors de la réunion, d'apporter des réponses orales aux réclamations qui vous ont été présentées dans ce document, et de les consigner par écrit dans un délai de 6 jours ouvrables à compter du jour de la réunion.
Vous n'êtes pas tenu de répondre aux questions posées oralement. Toutefois, si vous avez les éléments de réponse, vous pouvez les communiquer en séance. Les questions orales amènent des réponses orales qui ne sont donc pas consignées dans le registre des réunions des délégués du personnel.
Si les délégués ne respectent pas le délai de 2 jours, vous serez alors en droit, faute d'avoir eu le temps d'étudier leurs demandes, de ne pas répondre lors de la réunion.
Etape
4 -
Connaître les thèmes sur lesquels les délégués du personnel peuvent vous interroger
Les réclamations collectives et individuelles que les délégués sont en droit de vous présenter peuvent porter sur :
les salaires, mais seulement pour ce qui concerne le respect des règles légales et des minima conventionnels (la négociation des salaires est une attribution exclusive des délégués syndicaux) ;
la prévoyance, l'hygiène et la sécurité dans l'entreprise ;
le montant de certaines indemnités versées aux salariés (prime de panier, d'habillage, etc.) ;
l'application du Code du travail, de la convention collective dont dépend l'entreprise, des accords collectifs applicables à l'entreprise.
Si votre entreprise n'est pas dotée d'un comité d'entreprise (CE) ou d'un comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les délégués sont en droit de vous communiquer toutes suggestions tendant à améliorer le rendement et l'organisation générale de l'entreprise et à prévenir les risques professionnels.
