Avant d'établir un CDI, vous devez vous assurer qu'il s'agit du type de contrat correspondant au mieux à vos attentes dans le cadre de votre recrutement. Aussi, rappelez-vous que le CDI est utilisé lorsque l'emploi à pourvoir est lié à l'activité normale de l'entreprise et qu'il est envisagé pour une période non limitée dans le temps (si vous souhaitez remplacer un salarié ou si votre recrutement est lié à un surcroît temporaire d'activité, vous devrez envisager un contrat à durée déterminée ou une mission intérimaire).
Etape
1 -
Effectuer les vérifications d'usage avant de s'engager
Avant de rédiger et faire signer un contrat de travail, assurez-vous que votre futur collaborateur a la capacité civile de contracter, c'est-à-dire qu'il est :
majeur et n'est pas sous sauvegarde de justice, sous curatelle ou sous tutelle ;
mineur émancipé (il peut être émancipé par le mariage ou par décision judiciaire). Il dispose alors de la même capacité civile qu'une personne majeure.
Pour un mineur non émancipé, vous devrez obtenir l'accord signé de son représentant légal.
Veillez également à ce qu'il s'engage à être libéré de toute obligation envers son précédent employeur à la date de début du contrat. Vous pouvez vous en assurer en lui demandant son dernier certificat de travail et ainsi vérifier qu'il n'est soumis à aucune clause restrictive telle que la clause de non-concurrence.
Etape
2 -
Déterminer les éléments essentiels du contrat
Les éléments suivants constituent les fondamentaux du CDI :
identité et coordonnées des deux parties :
employeur : préciser l'adresse, le numéro SIRET et le code APE ;
salarié : préciser l'adresse, la date et le lieu de naissance, le numéro de Sécurité sociale, la nationalité ;
emploi occupé : titre, classement du poste (en fonction d'une éventuelle convention collective applicable), description sommaire ou référence à un descriptif de poste annexé au contrat ;
mention stipulant que le collaborateur sera déclaré préalablement à son embauche auprès de l'URSSAF (ou MSA), dont les coordonnées sont à préciser ;
date et heure de début du contrat ;
durée de la période d'essai, avec mention de réserve concernant la visite médicale d'embauche ;
rémunération (horaire ou forfaitaire) ;
durée de travail ;
lieu de travail (important notamment en cas de clause de mobilité) ;
cotisations de Sécurité sociale : référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de Sécurité sociale et numéro sous lequel elles sont versées ;
clause rappelant que le collaborateur dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant, si vous y avez recours (loi Informatique et Liberté).
Etape
3 -
Déterminer les éléments complémentaires du contrat
En fonction de la nature du poste, de vos attentes et de celles du futur salarié, vous serez probablement amené à insérer des éléments complémentaires au CDI.
Ainsi, vous pouvez prévoir de rédiger :
une ou plusieurs des clauses suivantes :
clause de loyauté,
clause de secret et de discrétion professionnelle,
clause de quota,
clause de rémunération variable,
clause de mobilité,
clause d'exclusivité,
clause de non-concurrence,
clause de dédit-formation,
clause de délégation de pouvoir,
clause de garantie d'emploi,
un paragraphe relatif au recours à l'abattement de 10 % pour frais professionnels et à la subrogationsi ces pratiques sont en vigueur dans votre établissement ;
une clause concernant le matériel mis à disposition (véhicule, ordinateur, appareil photo, téléphone, etc.), en précisant son cadre d'utilisation afin d'éviter qu'il soit requalifié en avantage en nature ;
une alerte concernant le non-respect des règles de sécurité inhérentes à l'emploi pouvant entraîner un licenciement sans indemnité ni préavis ;
un accord pour exercer ponctuellement des tâches d'un niveau inférieur en fonction des impératifs de l'entreprise.
Etape
4 -
Etablir le CDI
Le contrat doit être :
établi en double exemplaire, sur papier libre ou sur papier en-tête de l'entreprise, la loi n'exigeant aucun formalisme particulier ;
daté ;
paraphé sur toutes les pages par les deux parties, c'est-à-dire l'employeur et le salarié ;
signé par les deux parties en dernière page avec la mention « lu et approuvé » manuscrite par le salarié.
Notez-le
Pour un CDI aucun délai de remise du contrat n'est prévu à la différence du CDD qui doit être remis au salarié dans les deux jours suivant l'embauche.
Etape
5 -
Transmettre certains éléments au futur collaborateur
Vous avez l'obligation de remettre au futur collaborateur un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche adressée à l'URSSAF.
En pratique, en effectuant cette déclaration unique d'embauche (DUE) sur le site de l'URSSAF (www. due.fr) (vous pouvez aussi lui remettre une copie du règlement intérieur ou, à défaut, lui indiquer à quel endroit il peut être consulté) vous pouvez imprimer directement ce document qui contient un coupon à remettre au salarié.
Vous pouvez faire de même pour la convention collective (il est courant d'en proposer uniquement la mise à disposition pour consultation, car elle peut être conséquente du fait d'avenants nombreux).
La remise d'un livret d'accueil personnalisé est souhaitable. Vous pouvez par exemple utiliser le livret habituellement remis aux intérimaires, car il est généralement complet et aborde des aspects « hygiène et sécurité » qui pourront être fort utiles au nouvel arrivant.
Vous lui indiquerez aussi où se trouvent les panneaux d'affichage obligatoires.
Enfin, vous pourrez prévoir de lui remettre toute brochure à caractère informatif liée aux garanties que vous lui apportez par le biais de contrats de prévoyance ou de garantie de frais médicaux (sont parfois proposées des aides à l'emprunt ou des conditions avantageuses pour organiser des vacances, etc.)
