Étape 1 – Obtenir la mise à disposition d'un localPour que votre comité d'entreprise puisse fonctionner normalement, votre employeur doit mettre gratuitement un local à votre disposition.
Le choix du local appartient à l'employeur. Il n'existe pas de règles spécifiques relatives à la configuration, à la taille ou à l'emplacement du local, mais celui-ci doit être conforme aux règles d'hygiène et de sécurité.
Votre employeur doit également aménager ce local pour que vous puissiez tenir des réunions, accueillir des personnes, archiver des documents. Il doit en conséquence être éclairé et chauffé, comporter une table, des chaises, des armoires fermant à clé.
Étape 2 – Donner votre accord pour partager le localVotre employeur n'a pas l'obligation de réserver ce local à votre usage exclusif.
Il peut souhaiter que vous le partagiez avec des institutions représentatives du personnel. Ce souhait peut concerner les institutions auxquelles votre employeur a également l'obligation de procurer un local : les délégués du personnel, quels que soient le nombre de délégués du personnel et la taille de l'établissement, ou les sections syndicales lorsque l'entreprise occupe plus de 200 salariés.
En fonction de la configuration des locaux de l'entreprise, le local peut également être utilisé pour les propres besoins de l'entreprise. Toutefois, il ne faut pas que cela gène le fonctionnement de votre institution.
Étape 3 – Organiser le partage du localLa présence de plusieurs occupants pour un même local peut être source de complication. Au pire, le fonctionnement de votre comité peut être quasiment bloqué.
En effet, les délégués du personnel peuvent avoir besoin du local au même moment que vous, par exemple pour tenir une réunion ou pour utiliser le matériel contenu dans ce local.
Des personnes non membres du comité peuvent également prendre connaissance d'informations réservées au CE, ce qu'il faut éviter.
Il est en conséquence absolument nécessaire d'organiser la cohabitation entre votre comité et les autres occupants du local selon un planning précis.
Généralement, le partage du local est organisé par un accord entre les différents occupants de celui-ci ou par un accord d'entreprise. Nous vous préconisons de recourir à l'une de ces possibilités.
Votre organisation du partage du local devra :
