Étape 1 – Savoir ce que doit contenir le procès-verbalEn pratique, le procès-verbal indique :
Il retranscrit les avis et positions exprimés par chacun pendant la réunion, ainsi que les décisions prises par le CE.
Le secrétaire du CE, chargé de la rédaction du procès-verbal, peut choisir de reprendre l'intégralité des propos tenus ou se limiter à un résumé.
Il peut rédiger le compte-rendu dans un style littéraire ou sous forme de questions-réponses.
Étape 2 – Identifier les points à ne pas mentionnerLe procès-verbal ne peut pas enfreindre l'obligation de discrétion qui s'impose aux membres du comité et ne doit contenir aucune inexactitude, propos injurieux ou allégation diffamatoire.
Lorsque le comité a procédé à un vote, le procès-verbal ne peut pas faire état des choix personnels des membres votants.
Le procès-verbal, qui est ensuite diffusé parmi le personnel, ne doit pas comporter de renseignements purement privés (exemple : une demande de prêt émise par un membre du personnel).
Étape 3 – Contrôler le contenu du procès-verbalTout comme l'établissement du procès-verbal, le contrôle de son contenu est réservé au secrétaire du CE.
C'est une étape importante, car le procès-verbal peut être demandé par l'Administration, notamment à l'occasion de l'instruction d'une demande d'aide publique ou du dépôt d'une déclaration comme la déclaration fiscale sur la formation professionnelle.
Sa rédaction doit donc être soignée.
Ce contrôle doit être tout aussi scrupuleux lorsque le compte-rendu des débats est assuré par une tierce personne.
