Absence de salariés en forfait jours : quelle retenue effectuer ?

Peut-on retirer des jours de repos au salarié ?

Votre entreprise ne peut réduire le nombre de jours de repos d’un ETAM ou d’un cadre en forfait jours, en raison de son absence. Cela reviendrait à lui faire récupérer celle-ci, ce qui est totalement interdit par la loi. Seules les heures perdues par suite d’interruption collective de travail pouvant être récupérées (Code du travail, art. L.3122–27).

De même, la logique des jours de RTT, totalement différente de celle des jours de repos dans un forfait annuel, ne peut être appliquée. Les premiers sont en effet attribués selon le nombre d’heures réellement effectuées chaque semaine, au-delà de 35 heures et dans la limite de l’horaire collectif maintenu.

Ce qui n’est pas le cas en forfait jours, dont le propre est de se détacher d’un décompte d’heures de travail. Le nombre de jours de repos est en effet fixé forfaitairement, et correspond à la différence entre le quota de jours pouvant être travaillés dans l’année et le nombre de jours fixé par la convention de forfait.

Modalités de calcul du nombre de jours de RTT pour l’année 2012(pdf | 1 p. | 44 Ko)

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La solution est donc de réduire le plafond annuel de jours de travail fixé par la convention de forfait, en déduisant de celui-ci le nombre de jours d’absence du salarié.

Comment calculer la retenue pour absence ?

Deux méthodes de calcul existent pour retenir une absence d’une ou plusieurs journées. La première consiste à diviser le salaire mensuel par le nombre de jours normalement travaillés dans le mois.

Notez-le : c’est la méthode imposée par la CCN des ETAM qui prévoit que la valeur d’une journée entière de travail à retenir afin d’opérer une déduction, doit être calculée en divisant la rémunération mensuelle forfaitaire par 22.

Pour les cadres, la logique est très proche. La déduction des jours d’absence s’effectue par référence à un nombre moyen de jours travaillés et de jours de repos par mois soit 261 j (365 – 104 samedis et dimanches) : 12 = 21,75.

Pour procéder à la retenue sur salaire de l’absence, la valeur d’une journée de travail sera calculée en divisant le salaire mensuel par 22, la valeur d’une demi-journée par 44.
La 2^e méthode proposée prend en compte pour le calcul de la retenue :

• le salaire forfaitaire annuel ;
• le nombre de jours de travail sur l’année fixé par accord ;
• le nombre de jours de congés payés et de jours fériés chômés.

Cette méthode ne peut toutefois être retenue aujourd’hui que par les entreprises ayant conclu un accord collectif autorisant la mise en place de forfaits jours, selon des modalités particulières. Si l’accord de branche du 6 novembre 1998 est appliqué, la 1^re solution prévaut.

Que faire en cas d’absence de quelques heures ?

Est-il possible d’effectuer une retenue sur la rémunération d’un salarié en forfait jours qui s’absente quelques heures?

Pour les cadres, elle n’est guère recommandée. Un accord collectif mettant en place les forfaits jours dans l’entreprise peut d’ailleurs totalement l’interdire.

Une méthode de calcul existe malgré tout. Proposée pour la déduction des heures de grève, elle peut s’appliquer à toute absence décomptée en heures. Elle consiste à déterminer un salaire horaire en fonction :

• de la rémunération et du nombre de jours travaillés prévus au forfait ;
• de la durée légale du travail ou de celle applicable dans l’entreprise aux cadres, si elle est supérieure.

Le recours au forfait jours suppose de respecter un certain nombre de conditions, en particulier la conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours.

Modèle de convention individuelle de forfait annuel en jours pour un cadre (pdf | 2 p. | 114 Ko)

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Florence Labbé