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Accueillir un stagiaire ? Préparez-vous dès maintenant !

Publié le par dans Contrat de travail.

Le printemps ne s’annonce pas qu’avec les bourgeons et les hirondelles. Cette période est généralement marquée par l’arrivée, parfois massive, de lettres émanant d’étudiants qui souhaitent compléter leur formation au sein de votre entreprise. Afin d’accueillir un stagiaire dans les meilleures conditions, voici un petit tour d’horizon de ce que vous devez savoir.

Attention, nous n’aborderons ici que le cas des stages effectués par les étudiants préparant un diplôme de l’enseignement supérieur. Les jeunes de moins de 16 ans, issus de l’enseignement secondaire, qui effectuent une période d’observation dans l’entreprise ne sont pas soumis au même régime.


Pourquoi recourir à un stagiaire ?

Cette question n’est pas anodine et vous devez y répondre au préalable pour éviter toute sanction.

Finalité pédagogique. Le stage en entreprise permet à un étudiant de compléter sa formation théorique grâce à une immersion dans le monde du travail. Il faut donc envisager l’accueil du stagiaire dans ce contexte : le stage doit avant tout lui apporter une expérience concrète des missions qu’il aura à effectuer lorsqu’il sera diplômé.

Il ne s’agit donc pas d’une « petite main » à qui vous confierez la responsabilité des photocopies et de la machine à café…

A l’inverse, le stagiaire n’est pas pour autant un salarié. Vous ne devez donc pas lui confier la responsabilité d’une mission ou de fonctions en dehors de toute finalité pédagogique. Vous ne devez tirer aucun profit de la présence du stagiaire dans votre entreprise. Le stagiaire doit être un observateur actif et non un prestataire de travail.

Interdictions. Il est d’ailleurs interdit de recourir à un stagiaire pour :

  • remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
  • faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
  • occuper un emploi saisonnier.

Afin d’éviter toute condamnation, vous devrez veiller à ce que la collaboration du stagiaire ne puisse pas être requalifiée en contrat de travail à durée indéterminée (voir ci-dessous).


L’obligation de conclure une convention de stage

Dès lors que l’étudiant effectue un stage au sein d’une entreprise, celui-ci doit faire l’objet d’une convention écrite, peu importe que le stage soit obligatoire ou facultatif.

Signataires. La convention doit obligatoirement être signée, en trois exemplaires originaux, par :
  • le stagiaire, avec mention de son adresse et l’intitulé complet de son cursus et de sa formation. S’il est mineur, son représentant légal signe également la convention ;
  • le représentant de l’entreprise, qui mentionne sa qualité, le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • le représentant de l’établissement dans lequel est inscrit le stagiaire, avec mention de sa qualité, son nom et l’adresse de l’établissement.

Un exemplaire est remis à chacune des parties. L’exemplaire destiné à l’étudiant doit être accompagné de la « Charte des stages en entreprises  », qui constitue le texte de référence encadrant les stages.

Contenu. La convention de stage doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires :
  • la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
  • les dates de début et de fin du stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
  • le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ;
  • la liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais, etc.) ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
  • les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement, l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
  • les conditions de délivrance d’une attestation de stage et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
  • les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
  •  les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
  • les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire, lorsqu’il existe.

En pratique, les établissements d’enseignement élaborent une convention adaptée à la formation suivie par l’étudiant, qui vous la soumettent pour signature. Vous pouvez bien entendu demander à ce que soient portées ou modifiées certaines mentions.

Mais rien ne vous empêche de proposer votre propre convention si vous avez déjà travaillé sur un tel document. Vous pouvez pour cela personnaliser le modèle type que nous mettons à votre disposition.

Durée. La durée du stage dans l’entreprise varie selon sa finalité :
  • s’il est intégré dans un cursus pédagogique et qu’il est donc nécessaire à l’obtention du diplôme, la durée n’est pas limitée ;
  • s’il ne s’intègre dans aucun cursus pédagogique, c’est-à-dire qu’il n’est pas obligatoire pour la formation ou l’obtention du diplôme de l’étudiant, la durée est limitée à 6 mois par an, renouvellement inclus. 

Veillez à ce que cette information vous soit communiquée avant la signature de la convention, afin de fixer une date de fin de stage qui ne soit pas hors délai.

Vous devez établir et tenir à jour la liste des conventions de stages que vous avez conclues.

Le statut du stagiaire

Le stagiaire n’est pas un salarié de l’entreprise, mais il doit se conformer aux règles internes qui la régissent.

Il n’est pas salarié. Aucun contrat de travail n’ayant été signé, l’étudiant n’est pas salarié de votre entreprise. Pendant la durée de son stage, il reste sous statut universitaire.

A ce titre :
  • il ne peut pas se prévaloir du bénéfice des conventions ou accords collectifs applicables dans l’entreprise ;
  • il n’est pas pris en compte dans l’effectif de l’entreprise ;
  • il reste soumis au régime étudiant de protection sociale ;
  • il n’est pas rémunéré, même s’il peut ou doit, selon les cas, percevoir une gratification (voir plus bas) ;
  • le stage peut être rompu à tout moment, sans formalités particulières.

Par ailleurs, vous pouvez lui demander d’exécuter des tâches à caractère professionnel, mais gardez toujours en mémoire qu’il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et qu’il n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés.

De même, il est primordial de garder en mémoire que vous ne pourrez absolument pas sanctionner un stagiaire qui commettrait des erreurs dans le travail que vous lui avez confié…

Règles internes à l’entreprise. Le stagiaire doit respecter les règles de fonctionnement internes et peut bénéficier également de certains avantages accordés aux salariés.

A ce titre :
  • il doit respecter le règlement intérieur, les horaires, la discipline, les règles d’hygiène et de sécurité ;
  • il bénéficie d’une protection contre les accidents du travail ;
  • il bénéficie des règles protectrices relatives à la discrimination, à la durée du travail des jeunes (interdiction d’effectuer des heures supplémentaires, de travailler au-delà de la durée légale hebdomadaire de 35 heures, etc.) ;
  • il peut bénéficier, avec votre accord, de titres-restaurants, du remboursement de la carte orange, etc., au même titre que les salariés.


La gratification est-elle obligatoire ?

Cela dépend de la durée du stage. La gratification est obligatoire pour tous les stages de plus de 3 mois.

Son montant minimum est fixé par décret, mais votre convention collective peut prévoir une gratification supérieure, pensez à la consulter.

Pour plus de précision sur la gratification, vous pouvez consulter notre article « Stagiaires : leur gratification minimum enfin fixée » publié dans la Lettre-conseil n° 48 du 11 février 2008.


Attention à la requalification du stage !  

En cas de litige, le juge peut requalifier le stage en contrat de travail :
  • si vous ne signez pas de convention de stage ;
  • si le stagiaire effectue des tâches productives, qu’il effectue une mission sans finalité pédagogique ;
  • ou s’il apparaît que le nombre de stagiaires est trop élevé par rapport à la taille de votre entreprise, que les stages sont systématiquement renouvelés durant les vacances des salariés, qu’ils se poursuivent au-delà du terme de la convention de stage ou que le stagiaire ne bénéficie d’aucune formation.

Dans tous ces cas, la sanction peut être lourde : en plus d’un rappel de salaires et d’éventuels dommages et intérêts, vous pouvez être condamné pénalement pour travail dissimulé (45.000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement) ou pour abus de vulnérabilité ou de situation de dépendance (150.000 euros et 5 ans d’emprisonnement) !


H. Soulas
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