Droit du travail & RH

Ai-je le droit d’imposer aux salariés un délai pour la remise des notes de frais professionnels ?

Publié le par dans Rémunération.

Les salariés engagent souvent des frais pour leur activité professionnelle : déplacements, restauration, etc.

Vous pouvez réaliser, sous certaines conditions, le remboursement des frais professionnels :

  • soit sous la forme d’allocations ou indemnités forfaitaires lorsque cette modalité d’évaluation est autorisée. Les seuils d’exonération pour les remboursements forfaitaires sont réévalués tous les ans. Ils concernent :
    • les indemnités de repas,
    • les indemnités de grand déplacement en France métropolitaine,
    • les indemnités liées à la mobilité professionnelle ;
  • soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur présentation de justificatifs qui doivent être suffisamment précis pour en établir la réalité et le montant.

Mais il arrive que certains salariés tardent avant de remettre leurs notes de frais.

Oui, vous pouvez imposer à vos salariés de vous remettre leurs notes de frais dans un délai limité. Cette information peut être transmise, par exemple, par note de service.

Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas ce délai, il n’est pas remboursé.

Exemple
L’employeur impose à ses salariés de remettre leurs notes de frais dans un délai d’un mois. Passé ce délai, il ne rembourse pas les frais professionnels. En cas de litige, les juges lui donneront raison.

Vous pouvez ainsi améliorer la gestion des frais professionnels en conditionnant leur remboursement à une remise des justificatifs dans un délai limité.

La gestion des notes de frais est soumise à de nombreux impératifs légaux assujettis par l’administration fiscale et l’URSSAF.
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