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Avertissement : pour quelles fautes et comment le notifier ?

Publié le par dans Sanction et discipline.

Un de vos salariés a commis une faute légère et vous pensez le sanctionner d’un avertissement. Toutefois, vous souhaitez savoir pour quels types de fautes vous pouvez adresser une telle sanction disciplinaire. Vous voulez également connaître précisément la procédure à appliquer. On vous dit tout.

Qu’est-ce qu’un avertissement ?

Un avertissement est une sanction disciplinaire dite mineure, qui se situe en bas de l’échelle des sanctions. Il est donc la réponse adéquate aux fautes légères.

Il s’agit d’une remontrance écrite, mettant en exergue une faute mineure. Par un avertissement, vous mettez en évidence la faute commise tout en invitant le salarié a rectifié son comportement et en le mettant en garde. En notifiant un avertissement à votre salarié, vous lui offrez donc la chance de pouvoir se ressaisir et modifier son comportement.

Ainsi, un avertissement ne modifie en aucun cas la rémunération, les fonctions, la carrière et la présence du salarié dans l’entreprise.

La première chose que vous devez faire lorsque vous souhaitez sanctionner un salarié est de vérifier, le cas échéant, le contenu de votre règlement intérieur.

En effet, aucune sanction disciplinaire ne peut être prise à l’encontre d’un salarié, si elle n’est pas mentionnée dans le règlement intérieur de votre entreprise.

Si l’avertissement ne figure pas dans l’échelle des sanctions disciplinaires applicables à votre entreprise, vous ne pouvez donc pas l’utiliser.

Dans quels cas peut-on notifier un avertissement à son salarié ?

Il est important de rappeler que toute sanction disciplinaire prise à l’encontre d’un salarié doit être justifiée et proportionnelle à la faute commise par celui-ci. Avant de prendre la décision de sanctionner votre collaborateur, vous devez donc analyser la situation et définir le caractère de gravité de la faute.

Vous pouvez notifier un avertissement pour toutes les fautes légères. Sont, par exemples, des fautes légères justifiant un avertissement :

  • les retards : lorsque votre salarié manque de ponctualité et arrive fréquemment en retard sur son lieu de travail, vous devez réagir, afin que la situation cesse au plus vite et ne devienne pas une habitude mais également afin que vos autres salariés n’en fassent pas de même. Vous pouvez opter pour l’avertissement et adresser à votre salarié un courrier d’avertissement lui rappelant ses obligations et ses horaires de travail. Bien entendu, il ne s’agit pas de sanctionner le premier retard du salarié, notamment si celui-ci est lié aux intempéries ou à un problème de transport. N’oubliez pas que toute sanction doit être adaptée au comportement du salarié ;
  • les absences injustifiées : vous pouvez sanctionner une absence injustifiée par un avertissement. Toutefois, si la situation se multiplie et si elle perdure, vous pourrez alors opter pour une sanction plus lourde ;
  • le non-respect des consignes et règles en vigueur dans votre entreprise : si l’un de vos salariés ne respecte pas les consignes, comme par exemple les consignes de sécurité ou encore les règles inscrites dans le règlement intérieur, vous pouvez lui adresser un avertissement lui demandant d’adapter son comportement aux règles en vigueur dans votre société ;
  • les dérapages verbaux, comportements irrespectueux ou agressifs : dans de tels cas, l’avertissement peut suffire. En effet, il est important pour vous de notifier un avertissement au salarié irrespectueux, car un tel comportement ne peut être admis au sein de votre entreprise ;
  • la mauvaise exécution des tâches ;
  • l’insubordination : lorsque l’un de vos salariés refuse d’exécuter une tâche découlant de son contrat de travail, il est important de le sanctionner.

Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive, mais elle vous permet d’y voir plus clair. Bien d’autres comportements peuvent être sanctionnés par un avertissement.

Votre décision est prise ? Vous souhaitez notifier à votre salarié un avertissement. Vous allez donc devoir respecter rigoureusement la procédure disciplinaire applicable en la matière.

Avertissement : quelle est la procédure à respecter ?

Le salarié doit-il être convoqué à un entretien préalable ?

Lorsque la sanction disciplinaire que vous avez retenue est un avertissement, vous n’avez pas à convoquer votre salarié à un entretien préalable. En effet, vous pouvez tout à fait notifier à votre salarié un avertissement sans en avoir au préalable discuté avec lui.

   
Afin de permettre à votre salarié de mieux comprendre la situation et de rectifier au mieux son comportement, il peut être préférable de s’entretenir avec celui-ci.

De plus, il en va différemment si votre convention collective ou votre règlement intérieur subordonne le licenciement à l’existence de plusieurs sanctions moindres antérieures. Dans un tel cas, vous devez convoquer votre salarié à un entretien préalable avant de lui notifier un avertissement.

Consultez votre convention collective et votre règlement intérieur afin de vérifier qu’ils ne prévoient pas une procédure différente.

Sous quelle forme notifier un avertissement ?

L’avertissement consiste nécessairement en une information écrite. Vous devez donc impérativement informer votre salarié par écrit et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (Code du travail, art. L. 1332–1 et R. 1332–2).

Motivez expressément la lettre d’avertissement. Elle doit exposer précisément les griefs retenus à l’encontre de votre salarié et doit contenir la mention explicite qu’il s’agit d’un avertissement.

Respectez rigoureusement cette règle car le défaut de motivation prive l’avertissement de justification.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, rappeler dans ce courrier qu’une sanction plus importante sera prise si les faits fautifs persistent ou se renouvellent.

Les Editions Tissot ont rédigé, pour vous aider, un modèle de lettre d’avertissement qui figure dans la documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel » :

Lettre de premier avertissement 
(doc | 1 p. | 78 Ko)

Un mail de reproches peut constituer un avertissement s’il contient divers reproches et que vous avez invité votre salarié à changer de comportement.
Egalement, les juges peuvent décider qu’un courrier ne contenant pas la mention « avertissement » constitue bel et bien une telle sanction. Cela peut être problématique si vous avez infligé une autre sanction (mise à pied, etc.) pour ces mêmes faits fautifs, car une même faute ne peut être sanctionnée 2 fois. Dans un tel cas, la seconde sanction sera annulée. Vous devez donc être très vigilant dans la rédaction de chaque document que vous remettez à vos salariés.

Quels sont les délais applicables à la notification d’un avertissement ?

Vous devez notifier l’avertissement à votre salarié dans les 2 mois à compter du jour où vous avez pris connaissance des faits fautifs (Code du travail, art. L. 1332–4). Passé ce délai, vous ne pouvez plus sanctionner votre salarié. Le délai est compté, donc prenez le temps de réfléchir à la sanction qui convient mais ne laissez pas filer le temps !

Enfin, nous vous conseillons vivement de conserver toutes les preuves qui vous ont conduites à prendre un avertissement à l’encontre de votre collaborateur. En effet, lorsqu’un de vos salariés conteste la sanction qui lui a été infligée, vous devez fournir au conseil de prud’hommes, les éléments que vous avez retenus pour prendre la sanction. Même si cela est rarissime qu’un salarié conteste un simple avertissement, comme le dit l’adage « il vaut mieux prévenir, que guérir ».


Carole Anzil, juriste en droit social

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