Avertissement : sanction mineure, mais attention au respect de la procédure

Un de vos salariés arrive systématiquement en retard, ou bien il n’exécute pas correctement les tâches précisées dans son contrat de travail.

Après quelques remarques orales, vous voulez le sanctionner, mais sans que cela affecte sa présence dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Votre sanction doit être justifiée et proportionnée à la faute commise. Vous décidez donc de lui adresser un premier avertissement : veillez à bien suivre la procédure.

Si votre entreprise compte 20 salariés et plus, elle est dotée d’un règlement intérieur qui définit les différentes sanctions pouvant être infligées aux salariés et les classe selon leur importance.

L’entretien préalable n’est pas obligatoire

L’avertissement : une sanction mineure

Le but de l’avertissement est de mettre en garde le salarié afin qu’il ne reproduise plus les faits fautifs. L’avertissement se situe en bas de l’échelle des sanctions.

Incidence de l’avertissement dans la relation contractuelle

L’avertissement n’a aucune incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. De ce fait, rien ne vous oblige à convoquer le salarié à un entretien préalable. Vous pouvez le sanctionner par un avertissement sans en discuter avant.

Toutefois, pour permettre au salarié de mieux comprendre sa sanction, il est recommandé d’en discuter en amont avec lui.

Vous pouvez même, dans la lettre d’avertissement, l’informer qu’une autre sanction plus importante (mise à pied, voire licenciement) sera prise en cas de renouvellement des faits.

Leur rédaction peut également entraîner une procédure différente. Ce sera par exemple le cas si le règlement intérieur conditionne un licenciement disciplinaire à l’existence de sanctions antérieures.

Dans ce cas, l’avertissement est susceptible d’avoir une incidence sur la carrière du salarié et vous devrez suivre la procédure disciplinaire dite « normale » :

• convoquer le salarié à un entretien préalable ;
• effectuer l’entretien, au cours duquel le motif de la sanction envisagée est présenté ;
• notifier la sanction, en respectant des délais et des conditions de forme.

Pour en savoir plus et connaître l’étendue de vos droits et des limites à ne pas franchir, les Editions Tissot vous conseillent leur « Formation sanction disciplinaire : ce que vous pouvez faire et ne devez pas faire ».

Informer le salarié… dans les délais !

Information écrite

Vous devez obligatoirement informer votre salarié de son avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par une remise en main propre contre décharge (reçu).

Les Editions Tissot vous proposent un modèle de lettre pour un 1er avertissement que vous pouvez télécharger gratuitement.

Lettre de premier avertissement (doc | 1 p. | 78 Ko)

Télécharger gratuitement

Motiver votre décision

La notification de l’avertissement doit absolument être motivée : elle doit exposer précisément les griefs retenus et contenir la mention explicite qu’il s’agit d’un avertissement (attention cependant : en cas de litige, les juges pourront décider, en fonction du contenu, qu’un courrier constitue un avertissement même si ce n’est pas indiqué explicitement).

Soyez précis dans l’énoncé des faits qui constituent la faute à vos yeux. A défaut, le salarié pourrait contester la réalité de cette faute, voire invoquer un motif discriminatoire (lié par exemple à son origine, son sexe, sa situation de famille, etc.)

Si la discrimination est retenue, la sanction sera nulle et vous vous exposerez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison et 45.000 euros d’amende.

Respecter les délais

Vous devez procéder à la notification de la sanction dans les 2 mois à compter du jour où vous avez pris connaissance de la faute (et non à compter de la réalisation de la faute).

Pouvoir des juges en cas de litige

Il est peu probable que le salarié engage une action en justice pour contester un simple avertissement. Mais sachez qu’en cas de litige, les juges apprécieront la situation au vu des faits reprochés au salarié, de la sanction et de la régularité de la procédure suivie.

Les juges peuvent annuler une sanction irrégulière en la forme, non motivée, injustifiée ou disproportionnée à la faute commise. Dans ce dernier cas, vous avez la possibilité, dans un délai de 1 mois à compter de la notification du jugement, de prendre une nouvelle sanction.

En revanche, les juges ne peuvent pas modifier une sanction, sauf si vous avez dépassé les limites prévues par le règlement intérieur (mise à pied plus longue que celle prévue par le règlement intérieur).