BDES automne 2020 : nouvelle série de questions-réponses

La BDES intègre désormais des données environnementales. Pour en savoir plus, consultez notre article « BDES transformée en BDESE : c’est fait ! ».

Le webinaire organisé le 15 octobre 2020 par les Editions Tissot visait à identifier les pièges propres à la BDES afin de garantir une conformité avec les exigences légales en la matière.
Vous pouvez encore visionner ce webinaire.

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De nombreuses questions ont été abordées lors de ce webinaire suivi par plus de 1500 personnes. Olivier Castell, expert en droit du travail et relations sociales, revient sur certaines d’entre elles.

Mise en place de la BDES

Depuis quand cette BDES est-elle obligatoire ?

Il y a deux dates différentes selon l’effectif de son entreprise.

La base de données économiques et sociales (BDES) ou base de données unique (BDU) est ainsi obligatoire :

• depuis le 14 juin 2015 dans les entreprises de 50 à 300 salariés ;
• depuis le 14 juin 2014 dans celles de 300 salariés et plus.

Quelles sont toutes les étapes à prendre en compte pour la mise en place d'une BDES ?

Il convient à notre sens en premier lieu d’auditer la situation de l’entreprise pour vérifier si une telle mise en place est bien obligatoire. Puis, déterminer les informations devant obligatoirement y figurer. En réfléchissant au passage à la meilleure organisation pour la collecte des informations à la création puis lors des mises à jour de la base. Puis il convient de réfléchir au format de la base, au regard des obligations légales comme des modalités les plus adaptées pour les contributeurs (patron, RH, comptable, responsable sécurité) comme les bénéficiaires (élus, DS, inspection du travail). Il est temps alors d’envisager la possibilité de négocier un accord sur la BDES. Et peut-être de consulter de façon informelle les élus et les DS sur le contour de cette future base. Il existe encore des étapes importantes, les Editions Tissot se feront un plaisir de vous accompagner dans la construction de votre base grâce à l’outil BDES Online.

Suite à des licenciements économiques, mon effectif est passé sous les 50 salariés, dois-je toujours faire la BDES ?

Oui, l’article L. 2312-1 et l’article L. 2312-3 du Code du travail viennent indiquer que, pour les entreprises atteignant le seuil des 50 salariés lors de la mise en place du CSE, l’employeur doit appliquer les dispositions légales propres aux entreprises d’au moins 50 salariés jusqu’à la prochaine élection du CSE. Donc, si l’effectif passe sous les 50 salariés entre deux élections, cela n’affecte par les missions dévolues aux élus. L’employeur reste contraint d’assurer les consultations obligatoires récurrentes du CSE et de mettre à jour la BDES.

Pour la présentation dématérialisée, faut-il un format Excel ou PDF ?

Rien n’est prévu par la loi. Un accord d’entreprise peut imposer un format particulier. Faute de précision, c’est bien l’employeur qui décide du format des données communiquées auprès des élus. A garder en tête la protection des fichiers pour éviter des manipulations non souhaitées mais aussi la simplicité de mise à jour des données.

Contenu de la BDES

Quelles sont les informations que l’employeur doit systématiquement intégrer dans la BDES ? Où peut-on trouver toutes les informations à faire figurer dans le BDES ?

Tout dépend de l’existence ou non d’un accord d’entreprise ou de branche portant sur la BDES. Faute d’accord, la BDES doit comprendre toutes les informations pour lesquelles le Code du travail exige leur inscription dans la base.

Par contre, en cas d’accord d’entreprise, c’est l’accord qui va définir les informations devant figurer dans cette base. Une question juridique demeure : l’employeur doit-il même en cas d’accord faire figurer les informations figurant dans d’autres parties du Code du travail que la partie dédiée au CSE ? Par exemple, est-il possible de ne pas intégrer les informations relatives aux documents de prévention spécifiques aux installations nucléaires ? Faute de précisions administratives ou jurisprudentielles, il est conseillé aux entreprises de mentionner dans la base les informations hors partie 2 livre 3 du Code du travail.

Pour trouver toutes les informations, il convient donc de vérifier le contenu d’un éventuel accord d’entreprise ou de groupe. Puis de parcourir le Code du travail. Pour vous aider, les documentations juridiques des Editions Tissot ainsi que l’outil BDES Online vous fournissent les renseignements nécessaires pour remplir votre BDES en conformité avec le cadre légal.

Sans accord d’entreprise ou d’accord de branche sur le sujet, y a-t-il un socle minimum d'informations à mettre dans la BDES ou est-on obligé de rédiger la BDES telle que le Code du travail la définit ?

Faute d’accord d’entreprise ou d’accord de branche (entreprises de moins de 300 salariés concernées seulement), l’entreprise doit respecter l’ensemble du cadre défini par le Code du travail. L’employeur ne peut modifier unilatéralement le plan ou le contenu de la BDES tels que fixés à titre supplétif par le Code du travail. Il n’y a pas de cadre allégé pour les entreprises non couvertes par un accord.

Risques juridiques de la BDES

Quels sont les risques pour les employeurs sans BDES ?

Les risques sont nombreux et de différentes sortes : délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE, délai de consultation qui ne court pas, blocage des licenciements économiques avec PSE, remise en cause des négociations obligatoires avec les DS, etc.

Si l'index égalité professionnelle a fait l'objet d'une réunion de CSE avec transmission de documents papiers aux élus mais que la BDES n’a pas été mise à jour en intégrant les informations liées à l’index, l’entreprise est-elle en faute ?

A notre sens, oui. La loi impose bien qu’un certain nombre d’informations liées à la publication de l’index soit intégré dans la BDES. Il n’est alors pas possible de se contenter d’une remise de documents papiers.

Vous pouvez retrouver les réponses à l’intégralité des questions posées par les participants au webinaire du 15 octobre 2020 dans ce dossier complet :

Questions-réponses sur la BDES (octobre 2020)

Télécharger gratuitement

Pour aider les entreprises avides de contenu sur la BDES, notre solution BDES Online propose une aide thématique pour savoir ce qu’il faut faire figurer dans chaque rubrique de la BDES. Des tableaux vous permettent aussi de savoir pour chacune des consultations obligatoires, quelles sont les informations à donner aux élus et comment nous conseillons de les classer dans la BDES. Nous proposons également un livre blanc sur la règlementation de la BDES offert aux abonnés BDES Online.