Droit du travail & RH

BDES non mise à jour : les juges sanctionnent une entreprise

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

Il ne suffit pas de mettre en place une BDES (et désormais une BDESE) pour remplir ses obligations. Sa mise à jour est aussi indispensable comme l’illustre une décision rendue en septembre dernier à propos d’une entreprise qui n’a pas communiqué certaines informations prévisionnelles et des données financières.

Mise à jour de la BDESE : une obligation pour l’employeur

Un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical un accord entre l’employeur et le comité social et économique (CSE) adopté à la majorité des titulaires peut définir les modalités de fonctionnement de la BDESE et notamment sa fréquence de mise à jour.

Rappel
La BDESE remplace la BDES depuis le 25 août 2021 et intègre une partie dédiée aux conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise (voir notre article sur BDES online « Transformation de la BDES en BDESE : ce qu’il faut savoir »). 

En l’absence d’accord, le Code du travail vous oblige à informer vos représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités que vous déterminez (Code du travail, art. R. 2312-12).

La BDESE doit notamment être mise à jour avant :

  • les 3 grandes consultations en principe annuelles ;
  • les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail (autrement dit trimestre ou année). L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Important
Les consultations du CSE ne sont plus forcément annuelles, un accord pouvant négocier un autre rythme (tous les 3 ans).

Pensez également à vous assurer, chaque début d’année, que vous intégrez bien des informations sur les années à venir dans la BDESE. En effet, en l’absence d’accord modifiant la périodicité, la BDESE est une projection sur 6 ans de l’entreprise.

Vous devez ainsi y intégrer en 2021 des informations sur les deux années précédentes (2020 et 2019) et l’année en cours ainsi que des projections sur les années 2022, 2023 et 2024. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.

Retard de mise à jour de la base de données : exemple

Dans cette affaire, début février 2021, le CSE et l’expert désigné par ce dernier dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques ont tous les 2 assigné l’employeur devant le juge des référés du tribunal judiciaire.

Ils demandaient la mise à disposition dans la BDES et la communication à l’expert des données économiques et sociales manquantes.

Selon eux, les documents à leur disposition ne présentaient en effet pas de perspective pour les 3 années à venir (données prévisionnelles et chiffrées sous forme de grandes tendances pour chaque rubrique) et n’intégraient aucune donnée financière ; l’expert sollicitait notamment un compte de résultat et un plan de financement prévisionnel pour 2021, 2022 et 2023.

La BDES mise à disposition des élus ne présentait que deux documents : un accord GEPP 2019 et un document du mois d'octobre 2020 relatif à la formation.

L’employeur de son côté considérait avoir fourni toutes les informations nécessaires notamment l’ensemble des informations comptables, fiscales et juridiques. Il expliquait ne pas disposer d’un compte de résultat prévisionnel ni de plan de financement prévisionnel et estimait que ces documents n’étaient pas nécessaires au regard des dispositions légales.

Pour le juge judiciaire, les documents présentés n’intégraient aucune donnée financière alors que l’entreprise doit fournir des données prévisionnelles sur les flux financiers de l’entreprise.

Il en a déduit que la BDES n’a pas été mise à jour et ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé.

En l’espèce l’entreprise a été condamnée à compléter la BDES et à communiquer à l’expert les données manquantes dans un délai de 15 jours avec une astreinte de 5000 euros par jour de retard.

Notez-le
Si c’est la voie du référé qui a ici été choisie, les élus avaient également la possibilité d’agir en délit d’entrave à leur fonctionnement ce qui expose l’employeur à 7500 euros d’amende.

Cette décision est transposable à la BDESE. Vous souhaitez en savoir plus sur vos obligations concernant la BDES devenue la BDESE le 25 août dernier ? Inscrivez-vous gratuitement à notre nouvelle newsletter dédiée à la BDESE et aux relations sociales pour ne rien rater sur le sujet. Vous y trouverez tous les 15 jours des articles d’actualités et des sujets pratiques sur la BDESE (sur les formalités liées au passage de la BDES à la BDES, les informations environnementales à intégrer à la base, la possibilité de négocier sur la BDESE, etc.) ou encore des réponses aux questions que nous ont posées les abonnés BDES Online.


Tribunal judiciaire de Nanterre, ordonnance de référé, 16 septembre 2021, N° RG 21/00773