BDES : nos réponses à vos questions

La BDES intègre désormais des données environnementales. Pour en savoir plus, consultez notre article « BDES transformée en BDESE : c’est fait ! ».

Le webinaire organisé par les Editions Tissot visait à vous donner des conseils pratiques pour alimenter votre BDES en fonction des priorités d’entreprise, des relations avec les partenaires sociaux ou encore du passage en CSE.
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De nombreuses questions ont été abordées lors de ce webinaire mais il n’a pas été possible de répondre à tout faute de temps. Anne-Lise Castell, juriste aux Editions Tissot revient sur les principales d’entre elles.

Accès à la BDES

Comment transmettre la BDES à l'inspection du travail (forme, délais, etc.). Devons-nous transmettre la BDES à l'inspection du travail ?

Les rapports et informations récurrentes qui doivent être transmis à l’inspection du travail sont mis à sa disposition à partir de la BDES. La mise à disposition actualisée vaut transmission.
Cette règle est devenue d’ordre public avec le CSE (Code du travail, art. L. 2312-18).

Concrètement il faut donc que l’inspecteur du travail puisse avoir accès à votre BDES. Si vous avez une base papier vous devez pouvoir lui montrer en cas de contrôle. Si vous avez une base informatique, il faut lui ouvrir un accès.

Mise en place de la BDES

Notre entreprise est en exercice fiscal décalé par rapport à l'année civile. Devons-nous adopter une BDES sur notre exercice décalé ou pouvons-nous décider de se caler sur l'année civile ?

La loi ne précise rien sur le sujet donc le doute demeure. Selon le Code du travail, s’il n’existe pas d’accord sur le sujet, les informations de la BDES portent sur les deux années précédentes et l’année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.

Il faut donc toujours pouvoir remonter de deux ans en arrière et se projeter sur 3 ans. Si vous alimentez votre BDES pour la partie financière en fonction de votre exercice qui démarre par exemple en septembre l’important c’est de respecter ce principe ; en septembre 2019 il faudra des projections allant jusqu’à septembre 2022 et des données antérieures remontant au minimum à septembre 2017.

Il est nécessaire que les RP puissent connaitre la période couverte par les données qui leur sont transmises.

Il est aussi possible que les informations chiffrées correspondent par exemple pour certaines à l’année civile, et pour d’autres, à une périodicité différente.

Pour une entreprise de plus de 11 salariés mais de moins de 50 salariés, ayant l'obligation de mettre en place le CSE, confirmez-vous que la BDES n'est pas obligatoire ?

Oui, si vous n’atteignez pas le seuil de 50 salariés, la BDES n’est pas obligatoire.

La BDES sert de support aux consultations et informations récurrentes du CE et du CHSCT ou du CSE.

Certes à la différence du CE, le CSE doit être mis en place dès 11 salariés mais le rôle du CSE s’amplifie à partir de 50 salariés. C’est, par exemple, seulement à partir de cet effectif que les 3 grandes consultations obligatoires apparaissent.

Contenu de la BDES

Les élus demandent les anciens documents qu'ils préfèrent, tels que les bilans financiers, le rapport unique... Il me semble que la BDES regroupe l'ensemble des données. Doit-on tous leur transmettre en plus de la BDES ?

La mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication des différents rapports ou bilan au CE et au CHSCT ou au CSE.

Deux conditions doivent toutefois être remplies pour cela :

• les informations doivent être mises à jour régulièrement (au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail) ;
• l’employeur doit mettre à disposition les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Il faut décortiquer ces bilans pour les faire figurer dans les rubriques obligatoires. Les déposer ne suffit pas ! Une circulaire de l’administration précise bien que « les informations mises à la disposition des élus doivent être réparties entre les différentes rubriques de la base de données de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus ».

Il est aussi possible de mettre à jour les éléments informatifs dans les diverses rubriques de la BDES puis déposer dans la BDES un rapport rédigé.

Doit-on toujours réaliser le bilan social en parallèle de la BDES regroupant déjà pas mal de données du bilan ?

Le bilan social reste obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés bien qu’il doive aussi alimenter la BDES.
En effet, les informations du bilan social sont mises à la disposition de tout salarié qui en fait la demande (Code du travail, art. L. 2312-31). Il est donc nécessaire de continuer à l’établir sauf à ouvrir un accès à la BDES à chaque salarié.

A notre sens, l’employeur doit donc mettre à jour les éléments informatifs figurant dans la BDES puis déposer dans la BDES le bilan social rédigé.

Quel est l'impact de la loi avenir professionnel sur la BDES quant à son contenu ?

Cette loi va toucher au contenu des informations sur l’égalité professionnelle et sur la formation professionnelle.

Il va vous falloir insérer des informations sur la méthodologie et le contenu des nouveaux indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les hommes et les femmes.

Vous devrez aussi mettre à disposition des élus des informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels mais aussi de l'état des lieux récapitulatifs au bout de 6 ans.
 

Notre élection CSE est prévue courant d'année prochaine. Nous avons une BDES présentant les indicateurs du décret de décembre 2017. Il y aura des choses à changer après l’élection ?

Vous devez en effet conserver votre ancienne BDES tant que le CSE n’est pas élu, mais depuis les ordonnances Macron, vous pouvez d’ores et déjà négocier le contenu ou les modalités de fonctionnement par accord.

Si vous préférez attendre le passage en CSE, aucun souci mais le jour J il faudra que la BDES réponde aux nouvelles exigences notamment de contenu. Si vous remplissez déjà les exigences de contenu posées par le décret de décembre 2017 a priori vous n’avez rien à changer si ce n’est ouvrir un accès à votre BDES à vos nouveaux élus. Assurez-vous également d’avoir bien une BDES informatique si vous avez dépassé le stade de 300 salariés et n’avez rien négocié sur le support de la BDES.

Si la BDES est déjà mise en place avant les ordonnances Macron doit-on ouvrir des négociations sur le fonctionnement de la BDES ou peut-on se contenter du décret ?

La négociation d’un accord collectif sur le fonctionnement de la BDES (accord majoritaire ou en l’absence de DS avec les élus titulaires du CSE) est une simple faculté, pas une obligation. A vous de voir si vous en avez une utilité ou non.

Ai-je l’obligation d'informer à chaque mise à jour de la BDES ?

Si vous n’avez rien négocié sur le sujet cela semble préférable. Le Code du travail prévoit que vous devez informer vos représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités que vous déterminez (Code du travail, art. R. 2312–12). Pour remplir cette obligation, vous avez donc tout intérêt à notifier les données que vous ajoutez ou mettez à jour dans votre BDES. Par exemple, dans notre outil BDES Online, nous vous permettons de le faire en un clic.

Il n’y a pas de délai limite pour communiquer sur le fait qu’il y ait eu une mise à jour. L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Pourrait-on avoir une liste exhaustive des données à fournir, et une liste d'informations complémentaires intéressantes auxquelles nous ne pensons pas spontanément ? Pouvez-vous nous rappelez les indicateurs obligatoires à faire apparaître dans la BDES ?

C’est vrai qu’il n’est pas toujours simple d’appréhender toutes les informations à faire figurer dans la BDES. D’autant que chaque entreprise est un cas un peu à part puisque l’on peut négocier sur le sujet.

Pour aider les entreprises avides de contenu sur la BDES notre solution BDES Online propose une aide thématique pour savoir ce qu’il faut faire figurer dans chaque rubrique de la BDES. Des tableaux vous permettent aussi de savoir pour chacune des consultations obligatoires, quelles sont les informations à donner aux élus et comment nous conseillons de les classer dans la BDES.

Protection des données

Comment être sûr que les codes de connexion des élus ne sont pas transmis et que lorsque l’élu consulte le site il n'est pas entouré de personnes n'ayant pas à consulter les données ?

Soyons très clair sur le sujet, concernant la divulgation des données il est difficile d’atteindre le risque zéro. Pour une BDES en ligne, il est important de prévoir des accès personnalisés réservés aux élus et de leur rappeler leur obligation de confidentialité et les risques encourus en cas de manquement. Vous pouvez aussi leur faire signer une charte de confidentialité pour les sensibiliser au sujet.
Des systèmes de registre de consultation vous permettent aussi éventuellement de savoir qui s’est connecté. Vous pouvez aussi rappeler dans vos documents, via un filigrane, la confidentialité.

D’autres questions ont été traitées dans le cadre de notre webinaire concernant par exemple l’accès à la BDES d’un élu en télétravail, l’insertion des documents comptables, l’insertion des PV de réunion ou encore la fourniture d’une liste détaillée de salariés aux délégués syndicaux.

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