BDES : quand faut-il l’actualiser ?

La BDES intègre désormais des données environnementales. Pour en savoir plus, consultez notre article « BDES transformée en BDESE : c’est fait ! ».

Quelles sont les mises à jour à respecter ?

ll y a un certain nombres de données de la BDES qui doivent être mises à jour régulièrement. C’est à vous de définir la périodicité de la mise à jour de la BDES. Sachant que la BDES doit être mise à jour au moins dans le respect des périodicités du Code du travail.

Les mises à jour prévues par le Code du Travail sont en général trimestrielles.

Chaque trimestre, vous devez ainsi veiller à ce que notamment les données suivantes soient mises à jour :

• la situation financière de l’entreprise, à savoir
  • l’évolution générale des commandes et de la situation financière,
  • l’exécution des programmes de production,
  • les retards éventuels dans le paiement, par l’entreprise, des cotisations de sécurité sociale ou des cotisations dues aux institutions de retraite complémentaire.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement matériel et immatériel ».

• les conditions de travail dans l’entreprise, à savoir :
  • les mesures envisagées en matière d’amélioration, de renouvellement ou de transformation de l’équipement ou des méthodes de production et d’exploitation et de leurs incidences sur les conditions de travail et d’emploi,
  • les éléments qui ont conduit à faire appel à des contrats de travail à durée déterminée, à des contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial,
  • le nombre de stagiaires accueillis dans l’entreprise, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».

• l’emploi. C’est-à-dire :
  • la conclusion de contrats initiative-emploi,
  • le bilan de l’ensemble des embauches et des créations nettes d’emplois effectuées dans ce cadre,
  • l’évolution des effectifs et le nombre des salariés en CDD.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».

D’autres mises à jour sont annuelles.

Chaque année, doivent être actualisées les données concernant :

• l’emploi des handicapés. En effet chaque année il faut faire une déclaration d’emploi des travailleurs handicapés ;
• la formation professionnelle. Le plan de formation apparait dans la rubrique « Investissement social » ;
• le rapport sur l’hygiène et la sécurité ;
• les informations sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et pour l’emploi ;
• les accords de participation et d’épargne salariale, et ce avant le 30 juin de chaque année ;
• le bilan social.

Rappels concernant le bilan social

Avant le 15 avril de chaque année, vous devez transmettre le projet de bilan social au Comité d’entreprise. Ce bilan récapitule les principales données chiffrées permettant d’apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social, d’enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours de l’année écoulée et des deux années précédentes.
Avant le 30 avril de chaque année, il faut organiser une réunion du comité d’entreprise afin d’examiner le projet.
Avant le 15 mai de chaque année, vous devez transmettre l’avis du comité d’entreprise et le procès verbal de la réunion à l’inspection du travail.

Quelles sont les conséquences en cas de non-respect ?

Si vous ne respectez pas votre obligation d’actualisation, les représentants du personnel seront en droit de saisir en référé le président du Tribunal de grande instance. Celui-ci pourra exiger de vous la communication des données actualisées, ou vous condamner pour délit d’entrave.

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