BDESE 2022 : série de questions-réponses

Publié le 21/02/2022 à 09:30, modifié le 22/02/2022 à 14:08 dans Relations avec les représentants du personnel.

Temps de lecture : 8 min

Instances représentatives du personnelBDES (base de données économiques et sociales)BDESE

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Il se peut que les informations contenues dans cet article et les liens ne soient plus à jour.

Les Editions Tissot ont organisé un nouveau webinaire sur la BDESE en 2022. De nombreuses questions ont été posées pendant cet événement. Nous y répondons dans cet article.
BDESE : toutes les réponses à vos questions (février 2022)
Télécharger gratuitement
Le webinaire organisé début février par les Editions Tissot visait à dresser des bonnes résolutions pour 2022 et à vous aider à avoir une BDESE conforme. La question de l’intégration des données environnementales dans votre base de données a notamment été largement abordée.
Vous pouvez encore visionner ce webinaire.

Voir le replay

De nombreuses questions ont été posées lors de ce webinaire suivi par plus de 1400 personnes. Olivier Castell, expert en droit du travail et relations sociales, revient sur certaines d’entre elles.

À partir de combien d'employés est-il obligatoire de mettre en place une BDESE ? La mise en place de la BDESE est-elle obligatoire dès le franchissement du seuil de 50 salariés, ou suite au franchissement du seuil de 50 salariés pendant une certaine durée ?

La règle est simple quant à la mise en place d’une BDESE : elle ne concerne que les entreprises d’au moins 50 salariés disposant d’un CSE. Donc à la suite d’une élection professionnelle ayant abouti à l’élection d’au moins un candidat, et non à la suite d’une carence. Si l’effectif est inférieur à 50 salariés, rien n’oblige l’employeur à organiser une base de données lors de la mise en place d’un CSE dans son entreprise (qui concerne aussi les entreprises ayant entre 11 et moins de 50 salariés).
Suite à la première élection dans une entreprise atteignant le seuil des 50 salariés, l’employeur doit donc mettre en place la BDESE dans un délai d’au plus 1 an et au plus tard au moment de l’ouverture d’une consultation récurrente obligatoire du CSE (politique sociale, situation économique et financière ou orientations stratégiques).
À la mise en place d’un CSE, si l’effectif de l’entreprise apprécié en équivalent temps plein est inférieur à 50 salariés, alors aucune BDESE n’est à mettre en place. Par la suite, si l’effectif atteint en cours de mandat le seuil de 50 salariés pendant au moins 12 mois consécutifs, alors la BDESE doit être mise en place dans un délai maximal d’1 an. Par exception, si le délai des 12 mois consécutifs est atteint dans les 12 mois précédant l’échéance des mandats des élus, la BDESE doit être mise en place dans un délai maximal d’1 an suivant le renouvellement de l’instance.

Qui a la responsabilité de mettre à jour la BDESE, le responsable RH ?

C’est à l’employeur qu’il incombe de mettre en place puis de mettre à jour la BDESE. Et non aux élus du personnel ou aux représentants syndicaux. L’employeur peut confier cette mission à un salarié de l’entreprise, par exemple un comptable.
En pratique, cette mission est le plus souvent confiée au responsable RH de l’entreprise, interlocuteur identifié au titre de l’animation des relations sociales dans l’entreprise. Une décision de la Cour de cassation a même pu reconnaître que l’absence de mise en place d’une BDESE peut être constitutive d’un motif de licenciement d’un responsable RH dont les fonctions comprenaient l’organisation et l’animation des relations sociales (voir notre article « Absence de BDES : une cause de licenciement ? »).

Y a-t-il une fréquence minimale obligatoire de mise à jour de la BDESE ? Pouvez-vous rappeler les échéances de mise à jour de la BDESE ? Le rythme de mise à jour change-t-il si la base est en format papier plutôt qu’en format dématérialisé ?

La BDESE sert de base aux consultations obligatoires récurrentes du CSE (politique sociale, situation économique et financière, orientations stratégiques) et aux négociations obligatoires avec les DS.
La formulation du Code du travail tend à conclure à l’obligation pour l’employeur de mettre à jour la BDESE avec les informations les plus récentes au regard de la date d’ouverture de chaque consultation obligatoire récurrente du CSE ou de l’ouverture des négociations avec les DS. L’article R. 2312-10 du Code du travail indique que « les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours… ». Et l’article R. 2312-11 précise que « les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent Code ».
Mais la loi ne fixe pas de dates précises pour l’ouverture des consultations obligatoires récurrentes du CSE ou des négociations obligatoires avec les DS. Faute d’accord de branche ou d’entreprise prévoyant un calendrier fixe, l’employeur demeure libre de fixer ces dates. L’obligation légale étant de respecter une périodicité annuelle pour chacune de ces consultations (là encore, sauf accord de branche ou d’entreprise sur ce sujet).
La seule périodicité obligatoire de mise à jour de la BDESE est l’obligation de mettre à jour chaque année au plus tard au 1er mars les données relatives au calcul de l’index égalité professionnelle. Donc la BDESE est impérativement mise à jour une fois par an sur les données propres à l’index. Sans dérogation possible.
Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit mettre à jour la BDESE une fois par trimestre quant aux informations portant sur l’évolution de la commande et de la production, les retards de paiement et l’évolution de l’effectif. Sans dérogation possible. Mais sans que la loi ne fixe une date précise sur cette information trimestrielle.
Que la BDESE soit mise en place sous format dématérialisé ou sous format papier, les obligations de mise à jour sont strictement identiques.

Les perspectives sont-elles obligatoires sur toutes les rubriques de la BDESE ?

Dans le cadre de la consultation récurrente obligatoire du CSE portant sur les orientations stratégiques de l’entreprise, l’employeur doit fournir aux élus des données chiffrées sur l’ensemble des indicateurs figurant dans la BDESE au titre des années N+1, N+2 et N+3. Faute de disposer d’éléments chiffrés, l’employeur doit communiquer des grandes tendances pour chaque indicateur. Cette obligation de transmission des données sur 3 ans peut être remise en cause uniquement par la conclusion d’un accord d’entreprise portant sur la BDESE. Cet accord pouvant modifier le nombre d’années de données couvertes dans la base (en gardant à l’esprit que les choix opérés dans l’accord doivent laisser les élus dans la capacité de se prononcer utilement sur la consultation portant sur les orientations stratégiques).
Dans le cas de l’intégration dans la BDESE des informations propres au calcul de l’index égalité professionnelle, l’employeur n’est contraint de fournir que les informations relatives à l’année précédente. Aucune donnée prévisionnelle sur les années futures n’est à communiquer. Toutefois, certaines données à fournir au titre de l’index égalité professionnelle sont aussi à fournir à titre supplétif dans la BDESE au titre des consultations récurrentes obligatoires. Les données en question doivent quant à elles être présentes dans la BDESE au titre des années N-2, N-1, N, N+1, N+2 et N+3. Sauf accord d’entreprise venant exclure ces données des informations intégrées dans la base au titre des consultations récurrentes obligatoires.

L'obligation de rajouter des informations environnementales dans la base de données concerne-t-elle les entreprises de moins de 300 salariés ?

La loi « climat et résilience » du 22 août 2021 transforme la BDES en base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). En intégrant dans la partie législative l’obligation d’évoquer les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise au sein de la nouvelle BDESE. Le thème de l’environnement doit donc désormais être traité dans toutes les BDESE, y compris dans les entreprises de moins de 300 salariés. Et même lorsqu’un accord collectif est négocié pour adapter le plan et le contenu de la BDESE.

Avez-vous prévu de renommer BDES online en BDESE online et prévu une rubrique spécifique Environnement ? Comment transformer la BDES en BDESE sur BDES online ?

Notre site intègre déjà la BDESE même si nous avons choisi de ne pas modifier notre marque BDES online.
Nous vous proposons sur notre site, en home page, dans nos rubriques d’actualité ou encore dans nos livres blancs des explications sur la BDESE.
Au niveau des rubriques nous avons choisi de ne pas les faire évoluer dans l’attente du décret d’application. En effet pour le moment, les informations précises à donner, de même que leur regroupement dans une ou plusieurs rubriques spécifiques, sont encore inconnues.
Nous avons une fonctionnalité qui permet de créer des rubriques sur-mesure. Nous conseillons à nos clients de créer une rubrique personnalisée sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. Dès la publication du décret nous ferons évoluer notre outil pour créer toutes les rubriques obligatoires.
Vous pouvez retrouver les réponses à l’intégralité des questions posées par les participants au webinaire dans ce dossier complet :
Questions-réponses sur la BDESE (février 2022)
Télécharger gratuitement
Pour aider les entreprises avides de contenu sur la BDESE, notre solution BDES online propose une aide thématique pour savoir ce qu’il faut faire figurer dans chaque rubrique de la BDESE. Des tableaux vous permettent aussi de savoir pour chacune des consultations obligatoires quelles sont les informations à donner aux élus et comment nous conseillons de les classer dans la BDESE. Nous proposons également un livre blanc sur la règlementation de la BDESE. Tous ces documents et informations sont offerts aux abonnés BDES online.
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