Calculer et verser vous-même les indemnités de congés payés

Les règles d’affiliation de vos salariés à la Caisse de congés payés

Si vous exercez une activité du Bâtiment ou des Travaux Publics et dès lors que vous avez du personnel salarié, vous devez obligatoirement vous affilier à une Caisse de congés payés.

Vous devez déclarer à votre caisse l'ensemble de vos salariés, dès leur embauche, et quel que soit le contrat de travail ou le poste occupé. Elle se charge de calculer et de verser les indemnités de congés payés à vos salariés.

Toutefois, il existe des exceptions. En effet, vous pouvez choisir de calculer et de verser vous-même les indemnités de congés payés pour du personnel sous contrat à durée déterminée (CDD) d'une durée minimum d'un an, ayant acquis date certaine par enregistrement ou sous contrat d'apprentissage (Code du travail, art. D. 3141-23).

Plus simplement, il s’agit des salariés sous contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, conclus à durée déterminée, ou tout autre contrat ayant fait l’objet d’un enregistrement auprès d’une administration, et dont la durée initiale est supérieure à un an.

Il ne peut donc pas s’agir de CDD conclus pour remplacement d’un salarié absent, pour un accroissement temporaire d’activité, etc.

Les règles de calcul de l’indemnité de congés payés

Pour déterminer le montant de l’indemnité due aux salariés, vous devez procéder à un double calcul :

• un premier qui prend en compte les dispositions du Code du travail : l'indemnité de congés est calculée sur la base de 1/10 de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (Code du travail, art. L. 3141-22) ;
• un second effectué compte tenu d'une règle spécifique au BTP, qui précise que l'indemnité est calculée sur la base de 5/50 du dernier taux (horaire ou mensuel) précédant le départ en congé, multiplié par le nombre d'heures effectuées sur la période de référence.

C'est le résultat le plus favorable au salarié qui doit être appliqué.

Calculer l’indemnité selon la règle du 1/10 (régime général)

Il s'agit de calculer le total de la rémunération brute sans plafond ni abattement acquis par les salariés au cours de la période de référence ; mais tous les éléments de cette rémunération n'entrent pas dans la base de calcul.

Pour plus de précisions sur les éléments pris en compte, qui ne sont pas les mêmes dans les TP et le Bâtiment, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Responsable et Gestionnaire paie BTP ».

La rémunération brute ainsi déterminée servira de base pour le calcul du montant global de l'indemnité. Pour calculer cette indemnité globale de congés payés, il vous suffira de multiplier la rémunération brute totale de la période de référence par 1/10e.

Évaluer le salaire horaire moyen (règle spécifique au BTP)

Pour calculer le salaire horaire moyen, il faut diviser le montant de la dernière paie du salarié par le nombre d'heures payées correspondant. La paie prise en considération doit être normale, étant entendu que les éléments qui la composent doivent être habituels dans leur nature et leur montant.

Les avantages et les inconvénients de calculer et verser vous-même les indemnités de congés payés

L’avantage indéniable de calculer et de verser vous-même les indemnités de congés payés réside dans le fait que vous n’avez pas à payer de cotisation à la Caisse pour les salariés concernés, cotisation se montant à environ 20 % du salaire brut... Par contre, c’est bien votre entreprise qui assure le paiement des indemnités au salarié et non la caisse.

La gestion interne des congés limite les obligations administratives liées à l’intervention de la caisse (dispense de déclaration des salaires, de déclaration des congés ou de gestion des fins de contrat avec les certificats de congés). Néanmoins, si vos outils pour l'établissement de la paie ne vous permettent pas de faire ce double calcul du montant de l’indemnité à verser à chaque mois de prise de congés payés, cela restera pour vous une source de complications, avec tous les risques d'erreur que cela comporte.

Mais au final, peu de salariés peuvent être concernés.

Sur chaque bulletin de paie des salariés concernés, vous devrez mentionner les dates de congés et le nombre de jours consommés.

Vous ferez apparaître dans des rubriques distinctes :

• en moins : la ou les déductions imputables à l'absence, y compris sur certaines primes ;
• en plus : le montant de l'indemnité congés payés, en fonction du mode de calcul choisi.

Par ailleurs, si vous décidez de verser à vos apprentis leur indemnité de congés payés, vous n'oublierez pas de leur verser leurs primes de vacances. En effet, un apprenti doit percevoir les mêmes avantages que les salariés de l'entreprise.