CDD pour remplacer un salarié absent : attention à ne rien oublier !

Le CDD pour remplacement d’un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit où doivent figurer :

• le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé, ainsi que la désignation du poste du remplaçant ;
• la durée du CDD (de date à date ou durée minimale si le contrat n’a pas de terme précis)et éventuellement la clause de renouvellement ;
• la durée de la période d’essai si elle est prévue ;
• l’intitulé de la convention applicable ;
• le montant de la rémunération et ses différentes composantes ;
• le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et, le cas échéant, de l’organisme de prévoyance.

Si toutes ces mentions ne figurent pas dans le contrat, le remplaçant peut demander la requalification du CDD en contrat à durée indéterminée (CDI). Vous encourez également des sanctions civiles et pénales.

Notez-le : l’écrit est requis aussi bien pour le CDD initial que pour son éventuel renouvellement.


Pour quel motif avez-vous recours au CDD ?

Vous devez indiquer dans le contrat de travail le motif précis du recours au CDD : le remplacement d’un salarié absent et la cause de son absence (maladie, congés payés, etc.).

Dans votre cas, le motif est le remplacement d’une salariée absente pour congé maternité.

Vous devez indiquer le nom et la qualification professionnelle de la personne absente.

Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’affecter la personne que vous embauchez au poste de la personne absente. Le remplaçant peut être affecté à :

• une partie des tâches de la salariée absente ;
• voire à un autre poste. Dans ce cas, on parle de remplacement en cascade. Vous remplacez la salariée absente par l’un de ses collègues, qui est lui-même remplacé par la personne embauchée en CDD.

Notre conseil : dans le cadre d’un remplacement en cascade, et pour éviter tout risque de requalification en CDI, détaillez les modalités du remplacement : les noms et qualifications des deux salarié(e)s, celui effectivement absent, ainsi que le collègue qui le remplace.

Dans le contrat, vous devez également désigner l’emploi occupé par le remplaçant. Si son poste de travail figure sur la liste des emplois présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité du salarié, vous devez le préciser.

Notez-le : c’est à vous d’établirla liste des emplois présentant des risques particuliers après avis du médecin du travail et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou, à défaut, des délégués du personnel, s’il en existe.


Quels sont la durée et le terme de votre CDD ?

Sachez que le CDD conclu pour remplacer un salarié absent peut débuter avant son départ. Le délai entre le début du CDD et le départ de la salariée doit être raisonnable. Il doit correspondre au délai pour transmettre les informations au remplaçant sur le poste de travail, prendre connaissance des conditions de travail, poser toutes les questions qui lui semblent importantes auprès de la salariée sur le départ.

Il peut également être prolongé jusqu’au surlendemain du jour où la salariée remplacée a repris son emploi, soit 2 jours après son retour.

Comment déterminer la durée du CDD ? Deux cas de figure peuvent se présenter à vous.

Vous ne connaissez pas la date de retour de votre salariée. Dans ce cas, on parle de CDD à terme imprécis. Le terme du contrat est le retour de votre salariée. Vous devez prévoir une période minimum d’embauche. Elle permet au salarié d’avoir une garantie minimale d’emploi et de rémunération. Elle est fixée librement entre les parties. Le non-respect de cette mention entraînerait, à la demande du salarié, la requalification du CDD en CDI.

Vous connaissez la date du retour de votre salariée. Vous pouvez donc indiquer dans le contrat sa date de fin. Dans ce cas, le terme du contrat est précis, c’est un contrat dit « de date à date ». Vous pouvez prévoir une clause de renouvellement. Le contrat à terme précis pris isolément ne peut pas durer plus de 18 mois.

Notez-le : dans le cas du remplacement d’un salarié absent, le recours aux CDD successifs n’est soumis à aucune durée maximale. La durée totale des contrats peut excéder 18 mois, dès lors qu’ils sont signés avec un même salarié et qu’il s’agit de remplacer le même salarié.

Quand se termine le CDD ?

Le contrat prend fin :

• à la date prévue dans le contrat, même si le salarié n’est pas revenu à cette date ;
• ou au retour de votre salariée, si vous n’aviez mentionné aucune date précise. En cas d’absence définitive de la salariée remplacée, le CDD se termine automatiquement. Vous devez toutefois prouver l’évènement qui est à l’origine de la fin du contrat et sa date, par exemple en fournissant sa lettre de démission.

Notez-le : si, dans votre entreprise, il existe un dispositif d’information sur les postes à pourvoir à destination des salariés en CDI, vous devez également informer les salariés en CDD. Ainsi si vous devez remplacer définitivement votre salariée en congé maternité, pensez à proposer le poste à la personne qui vous aviez recrutée en CDD.


Comment calculer la durée de la période d’essai ?

La période d’essai n’est pas obligatoire. Pensez à l’intégrer à votre contrat ; de cette façon, si vous n’êtes pas convaincu d’avoir recruté le bon candidat, vous aurez toute liberté pour rompre le contrat de travail pendant cette période.

Attention : En l’absence de période d’essai mais aussi après la fin de la période d’essai, vous ne pourrez rompre le CDD que dans trois cas:

• avec l’accord du salarié ;
• en cas de faute grave du salarié ;
• en cas de force majeur.

Notez-le : le salarié en CDD peut également rompre le contrat s’il justifie d’une embauche en CDI.

Durée de la période d’essai. Sauf convention collective ou usage prévoyant des durées inférieures, la durée de la période d’essai dépend de la durée du contrat.

Durée du CDD	Durée de la période d’essai
Au plus égale à 6 mois	1 jour par semaine dans la limite de 2 semaines
Plus de 6 mois	1 mois maximum

Exemple :

Notez-le : lorsque le contrat ne comporte pas de terme précis, la période d’essai est calculée par rapport à la durée minimale du contrat.



Le contrat de travail doit indiquer le montant de la rémunération, ainsi que ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s’il en existe.

Egalité de rémunération. La rémunération du remplaçant doit être identique à celle de la salariée remplacée s’ils ont une qualification équivalente et s’ils exercent les mêmes fonctions. Il peut y avoir une différence de rémunération si la qualification du salarié en CDD est moindre ou s’il n’exerce qu’une partie des tâches du salarié remplacé.


Quelles sont les autres mentions obligatoires ?

Vous devez indiquer également dans le CDD :

• la convention collective applicable dans votre entreprise ;
• le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et éventuellement ceux de l’organisme de prévoyance.

Notez-le : le non-respect de ces mentions n’entraîne pas pour autant la requalification du CDD en CDI.


Quand remettre le contrat signé au salarié ?

Le contrat doit être remis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables (soit du lundi au samedi à l’exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui n’est pas travaillé et des jours fériés) suivant l’embauche :

• soit par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• soit en mains propres contre décharge (reçu).

Signature du salarié. Assurez-vous que le contrat de travail a bien été signé par le remplaçant. Un contrat non signé équivaut à une absence de contrat écrit. En cas de litige, le juge requalifiera le contrat en CDI. Il en est de même lorsque le contrat est remis au salarié au-delà des 2 jours ouvrables.

Notez-le : des courriers électroniques faisant une proposition d’embauche peuvent valoir engagement en CDD même en l’absence de contrat signé par le salarié. Les juges peuvent considérer que le contenu des e-mails confirmait l’engagement ferme des parties de se lier par un CDD.

Notre conseil : pour éviter tout litige, faites en sorte que le salarié dispose de son contrat signé dès le 1^er jour de travail.


Attention aux sanctions

Si vous ne respectez pas toutes ces règles lors de la rédaction de votre contrat à durée déterminée, n’oubliez pas que vous encourez :

• des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3.750 euros d’amende. En cas de récidive, la sanction peut aller jusqu’à 7.500 euros et 6 mois d’emprisonnement;
• des sanctions civiles : dommages et intérêts, requalification du CDD en CDI. Dans ce cas, la date de début du CDI sera celle de la signature du CDD initial.