Certificat de travail : n’oubliez pas les mentions obligatoires

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d’un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Lorsqu’un salarié quitte définitivement l’entreprise, vous devez délivrer son certificat de travail sous peine de sanctions financières (amende, dommages et intérêts).

Rédaction du certificat de travail

Aucune forme spéciale n’est exigée, mais il est recommandé d’établir ce certificat de travail sur un papier à en-tête de l’établissement.

Pour vous aider dans la rédaction de ce certificat, nous mettons à votre disposition un modèle personnalisable extrait de l’ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel ». N’hésitez pas à le télécharger !

Certificat de travail : modèle personnalisable (doc | 2 p. | 83 Ko)

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Certificat de travail : mentions obligatoires

Le certificat de travail doit obligatoirement mentionner :

• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, celle-ci incluant la période d’essai ou d’apprentissage ;
• la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavis inclus même non travaillé) ;
• la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l’indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas ;
• des informations relatives au droit individuel à la formation (DIF) (pour plus de précisions, voir ci-dessous).

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

• les nom et prénom(s) du salarié ;
• le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
• la signature de l’employeur ;
• les lieu et date de délivrance.

Certificat de travail : les mentions liées à la portabilité du DIF

Tout salarié dont le contrat de travail est rompu (sauf pour faute lourde) doit pouvoir bénéficier des heures qu’il a acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et qu’il n’a pas encore utilisées.

Pour son information, et afin qu’il puisse bénéficier de ses heures même après avoir quitté l’entreprise, les mentions relatives au DIF doivent figurer sur le certificat de travail.

Le certificat de travail inclut les deux mentions complémentaires suivantes :

• le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde (nombre d’heures x 9,15 euros, sauf disposition particulière dans votre branche) ;
• les coordonnées de votre OPCA compétent pour financer le DIF.

Pour n’oublier aucune mention, aidez-vous du modèle de certificat de travail que nous mettons à votre disposition.

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Mentions facultatives

Si vous avez l’accord du salarié, vous pouvez faire d’autres remarques (sur la qualité de son travail, par exemple).

Le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

Certificat de travail : modalités de la délivrance

Le certificat doit être tenu à la disposition du salarié. C’est votre seule obligation. Vous n’êtes donc pas contraint de lui faire parvenir à son domicile.

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat de travail au salarié :

• par voie postale ;
• par remise en main propre : pour des raisons de preuve, il est recommandé de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.

Date de mise à disposition du certificat de travail

Il est tenu à disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis, qu’il soit effectué ou non. Si vous dispensez le salarié d’exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu’il est libre de tout engagement, et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n’est donc qu’à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.

Sanctions encourues

En cas d’inobservation des mentions obligatoires, de mention(s) inexacte(s) ou encore de non-délivrance du certificat de travail, vous encourez des sanctions :

• pénales : amende pouvant atteindre 750 euros (peines doublées en cas de récidive) ;
• civiles ;
• remise du certificat avec paiement d’une amende par jour de retard ;
• paiement de dommages et intérêts pour défaut de remise du certificat. Dans une telle situation, le salarié n’aura pas à prouver un quelconque préjudice. En effet, les juges considèrent que le défaut de remise entraîne nécessairement un préjudice.

Pour plus de précisions sur les formalités de fin de contrat et disposer de modèles personnalisables, les Éditions Tissot vous proposent leur ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Code du travail, art. L. 1234–19 (certificat de travail), D. 1234–6 (contenu), L. 1132–1 (mentions discriminatoires interdites), R. 1238–3 (sanctions)
Code de la Sécurité sociale, art. L. 911–8 (portabilité de la complémentaire santé et prévoyance, information inscrite sur le certificat de travail)