Certificat de travail : quel est son contenu ?

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d’un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Lorsqu’un salarié quitte définitivement l’entreprise, vous devez tenir à sa disposition son certificat de travail sous peine de sanctions financières (amende, dommages et intérêts).

Informez le salarié, par écrit, que son certificat de travail est à sa disposition au siège de votre entreprise ou dans votre établissement. Vous disposerez ainsi d’une preuve en cas de litige.

Attention, ne confondez pas ce certificat de travail avec le certificat remis au salarié pour lui permettre de justifier ses droits auprès de la caisse des congés payés du BTP.

Rédaction du certificat de travail

Aucune forme spéciale n’est exigée, mais il est recommandé d’établir ce certificat de travail sur du papier à en-tête de l’établissement.

Certificat de travail : mentions obligatoires

Le certificat de travail doit obligatoirement mentionner :

• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, celle-ci inclut la période d’essai ou d’apprentissage ;
• la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavis inclus même non travaillé) ;
• la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l’indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas.

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

• les nom et prénom(s) du salarié ;
• le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
• les lieu et date de délivrance.

Certificat de travail : nouvelles mentions liées à la portabilité du DIF

Tout salarié dont le contrat de travail est rompu (sauf pour faute lourde) doit pouvoir bénéficier des heures qu’il a acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et qu’il n’a pas encore utilisées. Pour plus d’information sur la portabilité du DIF, consultez « Réforme de la formation : les nouveaux dispositifs à mettre en place ».

Pour son information et afin qu’il puisse bénéficier de ses heures même après avoir quitté l’entreprise, de nouvelles mentions doivent figurées sur le certificat de travail.

Le certificat de travail inclut désormais les deux mentions complémentaires suivantes :

• le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde (nombre d’heures x 9,15 euros ;
• les coordonnées de votre OPCA compétent (FAF-SAB, OPCA BAT ou OPCA TP) pour financer le DIF.

Mentions facultatives

Si vous avez l’accord du salarié, vous pouvez faire d’autres remarques (sur la qualité de son travail, par exemple).

Attention : le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

Le certificat peut comporter la mention du nombre de journées indemnisées depuis le 1^er janvier de l’année en cours au titre du chômage-intempéries.

Certificat de travail : modalités de la délivrance

Le certificat doit être tenu à la disposition du salarié. C’est votre seule obligation. Vous n’êtes donc pas contraint de lui faire parvenir à son domicile.

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat de travail au salarié :

• par voie postale avec les autres documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, etc. ;
• par remise en main propre : pour des raisons de preuve, il est recommandé de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.

Date de mise à disposition du certificat de travail

Il est tenu à disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis qu’il soit effectué ou non. Si vous dispensez le salarié d’exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu’il est libre de tout engagement, et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n’est donc qu’à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.

Sanctions encourues

En cas d’inobservation des mentions obligatoires, de mention(s) inexacte(s) ou encore de non-délivrance du certificat de travail, vous encourez des sanctions :

• pénales : amende pouvant atteindre 750 euros (peines doublées en cas de récidive) ;
• civiles :
  • remise du certificat avec paiement d’une amende par jour de retard ;
  • paiement de dommages et intérêts si le salarié prouve, par exemple, que cette absence ou ce retard de délivrance lui a causé un préjudice.

Pour plus de précisions sur les formalités de fin de contrat, les Éditions Tissot vous proposent un extrait de leur ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel Spécial BTP ».


Sources :
Code du travail, art. L. 1234–19 (certificat de travail), D. 1234–6 (contenu), L. 1234–20 (solde de tout compte), L. 1132–1 (mentions discriminatoires interdites), R. 1238–3 (sanctions), R. 1234–9 (attestation Pôle emploi)
Décret n° 2010–64 du 18 janvier 2010