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Choisir un mode d’animation pour son équipe

Publié le par dans Management.

En tant que manager vous passez un nombre important d’heures à votre bureau, en entretien avec des clients ou des fournisseurs, voire avec votre supérieur hiérarchique. Pourtant votre management ne peut se concrétiser que par votre présence auprès de vos collaborateurs. Pour profiter pleinement de ces moments il est souhaitable de vous créer un plan d’animation qui puisse alterner entretien individuel et réunion collective.

Le rôle de l’entretien individuel et de la réunion

Vous disposez de deux moyens pour être en contact avec votre équipe : l’entretien individuel et la réunion. Chacun d’eux a un rôle spécifique d’animation.

Le fait de rencontrer votre collaborateur en entretien individuel aura chez lui un impact sur sa motivation que la réunion ne permettra pas. De même de votre côté, vous pourrez aborder certains sujets que la réunion ne permet pas, car l’entretien individuel favorise une relation approfondie. Par exemple il permet d’aborder un sujet confidentiel, de réfléchir sur un projet ou une difficulté, d’exprimer un mécontentement et en parler aisément, de féliciter concernant un résultat individuel, etc.

La réunion est par définition un moment d’interaction collective. De ce fait, elle répond à un premier besoin chez chacun d’entre nous : le sentiment d’appartenance. Ce sentiment est très fort, il correspond au besoin de se sentir intégré dans un groupe, d’être membre d’une entité spécifique. De plus, la réunion vous permet de communiquer à votre équipe des messages de façon homogène, dans leur forme et leur fond. Elle permet aussi de favoriser des interactions entre collègues et ainsi de multiplier les possibilités d’apprentissage au sein de l’équipe. La compréhension du travail de chacun permet par ailleurs une meilleure cohésion.

Choisir votre mode d’animation

On constate alors que ces deux modes d’animation ont des impacts spécifiques. Quelle serait la meilleure proportion entre entretien individuel et réunion ? Voici deux critères de choix simples pour aider à l’établir : le critère de cohésion et de congruence.

Le critère de cohésion est présent lorsque votre équipe doit partager des informations communes à tous ses membres, dans l’exercice de leur travail. C’est le cas, par exemple, pour une équipe de commerciaux concernant les informations sur la concurrence, dès lors que celle-ci est la même pour tous.

Le besoin de cohésion est donc plus fort dans les équipes où chacun a besoin des informations et des résultats des collègues pour réaliser ses tâches, et la réunion sera privilégiée. Dans une équipe où ce critère est faible, l’entretien individuel sera privilégié.

Le critère de congruence concerne les équipes au sein desquelles chacun doit contribuer à atteindre un résultat collectif, mais par des process et dans des domaines qui lui sont propres.

On peut dire que le résultat du service est la somme des résultats individuels. Prenons l’exemple d’un centre d’appel technique composé d’opérateurs prenant les appels de clients et de techniciens intervenant sur le terrain. Le manager de cette entité a une équipe qui vise la même satisfaction client mais avec des tâches et des processus différents. Dans ces types d’équipes chacun joue un rôle clé dans l’atteinte d’un résultat commun, malgré des activités spécifiques et différentes pour chacun.

Dans une équipe où le besoin de congruence est fort, l’entretien individuel sera privilégié, dans une équipe où elle est faible, la réunion sera privilégiée.

Programmer votre plan d’animation

Il vous reste donc à programmer la fréquence d’utilisation de ces deux modes d’animation, toutes les semaines, une fois par mois, etc. L’intérêt de cette programmation est de permettre de se donner des rendez-vous fixes de contacts, facilitant pour l’équipe et vous-même, l’organisation du temps et la préparation de ces moments. Le nombre de collaborateurs est un facteur important à prendre en compte, qui peut bien entendu en limiter la mise en place. C’est particulièrement le cas pour les équipes à forte cohésion et à forte congruence qui peuvent vous prendre un temps excessif si vous ne le répartissez pas utilement. À chacun d’entre vous de trouver le meilleur équilibre, suivant le contexte de votre équipe. Cependant, la réunion est trop souvent choisie comme moyen de communication au détriment de l’entretien individuel. C’est une conception erronée qui vous influence à ne proposer l’entretien individuel qu’à titre particulier ou suite à une urgence. Il devient alors source potentielle d’angoisse pour le salarié alors qu’il n’est au départ qu’un simple moyen de relation.

En réalité, chacun de ces deux modes a son objectif propre, et c’est sa fréquence d’utilisation qui doit être bien délimitée.

Pour vous aider à appliquer les bonnes pratiques, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Management : gérer son équipe au quotidien ».

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