CNIL : le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles et aux courriels professionnels

CNIL : les précisions concernant le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles

Toute personne dispose d’un droit d’accès aux données qui la concernent. Vos salariés peuvent ainsi solliciter l’accès et la communication de leurs données personnelles en votre possession. Ils pourront éventuellement en solliciter la rectification ou l’effacement par la suite.

Si vous avez des doutes raisonnables sur l’identité de la personne souhaitant exercer son droit d’accès, vous pouvez lui demander certaines informations pour prouver son identité. Mais pas des pièces justificatives abusives, non pertinentes et disproportionnées par rapport à la demande.

Vous devez répondre gratuitement aux demandes d’accès aux données personnelles de vos salariés. Des frais raisonnables pourront être sollicités en cas de demande de copies supplémentaires.

L’exercice du droit d’accès par vos salariés ne doit toutefois pas porter atteinte aux droits (secret des affaires, propriété intellectuelle, droit à la vie privée, secret des correspondances etc.) de tierces personnes (conjoint, collègues etc.). Les données dont l’accès porterait une atteinte disproportionnée aux droits d’autrui ne doivent donc pas être communiquées aux salariés.

Ce droit conféré par la loi Informatique et Libertés a été renforcé par l’article 15 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour en savoir plus sur vos obligations en matière de protection des données, nous vous recommandons de télécharger notre livre blanc dédié.

Données personnelles (RGPD) : l’impact pour les RH

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CNIL : les précisions concernant le droit d’accès des salariés aux courriels professionnels

Vous devrez permettre l’accès aux courriels personnels expédiés ou reçus par le salarié demandeur sans en prendre connaissance s’il en formule la demande.

S’agissant des demandes d’accès à des courriels professionnels, elles sont susceptibles de générer une atteinte aux droits de tierces personnes. Vous devez donc trier ceux que vous pouvez communiquer ou non.

Lorsque l’atteinte aux droits des tiers n’est pas disproportionnée, vous devez permettre l’accès aux données des courriels professionnels. Vous devez dans ce cas fournir le contenu des courriels ainsi que les métadonnées (horodatage, destinataires etc.).

Votre salarié peut être l’expéditeur ou le destinataire des courriels visés par sa demande. Il a alors déjà eu, ou est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les courriels auxquels il demande à avoir accès. La communication des courriels est présumée respectueuse des droits des tiers. Il n’y a donc pas d’obligation à anonymiser ou pseudonymiser les données relatives aux tiers figurant dans les courriels. Sauf si un risque pour leurs droits existe. Vous pourrez refuser la demande d’accès si cela n’est pas suffisant.

Qu’en est-il lorsque votre salarié est seulement mentionné dans les courriels auxquels il demande l’accès ? Vous devez rechercher un équilibre entre la satisfaction du droit d’accès de votre salarié et le respect des droits et libertés des autres salariés. Notamment au regard du secret des correspondances. Vous devez pour cela procéder en 2 temps :

• déterminer si vous pouvez identifier les courriels dans lesquels votre salarié est mentionné sans entrainer une atteinte disproportionnée aux droits de l’ensemble de vos salariés;
• apprécier l’atteinte aux droits des tiers que représenterait la communication des courriels au regard de leur contenu.

Pour en savoir plus sur le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles, nous vous recommandons de télécharger notre synthèse des précisions apportées par la CNIL.

Synthèse des précisions de la CNIL concernant le droit d'accès des salariés à leurs données personnelles

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CNIL, actualités, Le droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels, 5 janvier 2022