Combattre l’absentéisme et améliorer la productivité de votre entreprise

Entre les retards de production, le maintien des salaires des salariés absents et le coût de leur remplacement, les absences coûtent cher aux entreprises.

Pour parvenir à lutter efficacement contre l’absentéisme, il est nécessaire de procéder à une analyse préalable de la situation de votre entreprise. Vous devez absolument réfléchir aux causes du phénomène pour espérer ensuite trouver les moyens d’action les plus adaptés.


Evaluer l’ampleur des absences dans l’entreprise

A chaque entreprise son absentéisme. La cause des absences, la durée des arrêts de travail, leur fréquence, leurs conséquences et le coût qu’elles représentent sont toujours variables. Vous devez donc identifier, en fonction de votre propre entreprise, quelles sont les absences à prendre en compte, pour ensuite faire « parler les chiffres » et calculer un taux d’absentéisme.

Identifier les types d’absences

Les absences ont diverses origines. Il est nécessaire d’identifier celles sur lesquelles vous pouvez agir et qui entraînent un coût direct pour l’entreprise (réduction des accidents du travail par une politique de prévention des risques, par exemple).

Vous mettrez donc de côté les congés payés, jours de RTT, de formation, congés pour événements familiaux, congés sans solde que vous avez acceptés, etc.

A l’inverse, vous pourrez prendre en compte les absences pour maladie, les accidents de trajet et de travail, les maladies professionnelles, les congés maternité, les absences pour convenances personnelles, sans motif, les retards, et l’ensemble des absences injustifiées.

Il s’agira d’identifier chaque absence au cas par cas. En effet, plusieurs congés maternité simultanés peuvent faire monter le taux d’absentéisme de façon importante et masquer ainsi une situation sans gravité.

De même, les absences pour maladie sont à analyser selon leur durée : un arrêt de travail qui porte sur plus d’1 mois correspond à des problèmes sérieux de santé indépendants de toute action de votre part.

Mettez en place un tableau des absences qui facilitera votre travail d’identification et vous permettra d’établir des statistiques.

Calculer le taux d’absentéisme

Il s’agira ensuite d’évaluer statistiquement l’ampleur de ces absences. La méthode de calcul la plus simple consiste à rapprocher les heures d’absences avec la durée théorique de travail. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

Ce taux est un premier indicateur qui permet de mettre à plat la réalité, et qui peut parfois étonner (un fort taux d’absence peut mettre en relief une population de salariés vieillissante dont on n’avait pas conscience et dont il faudra envisager le remplacement dans les prochaines années).

Sachez qu’il existe un taux d’absentéisme dit « structurel », incompressible. Il est généralement estimé entre 4 et 6 %, mais vous devrez « étalonner » ce chiffre pour votre entreprise, en fonction de sa taille, de sa composition (sexe et âge des salariés notamment) et de son activité (service ou production, pénibilité du travail, etc.).

L’analyse ne s’arrête pas là : vous devez interpréter ce taux. Il s’agira alors de classer les absences par catégories. Vous pouvez par exemple différencier les arrêts maladie en fonction de leur durée, leur fréquence et l’âge ou le sexe de la personne absente, ou encore faire une analyse par service afin d’identifier des populations qui seraient plus concernées que d’autres.


Rechercher les causes des différentes absences

Une fois les absences identifiées et leurs proportions connues, il vous faut rechercher quelles en sont les causes, seul moyen pour mettre en place des mesures qui permettront de les endiguer.

Selon les entreprises et leurs spécificités, les causes varient de manière importante. On peut cependant les regrouper en trois catégories principales, cette liste étant loin d’être exhaustive :

• les conditions de travail et d’organisation : pénibilité des conditions de travail, amplitude trop élevée des journées de travail, problèmes liés à la répartition des tâches entre les salariés, changements d’horaires fréquents, etc. ;
• l’implication des salariés et l’ambiance de travail : absentéisme de mécontentement suite à une décision défavorable de l’employeur, inquiétude de certains salariés liée aux changements de technologie, absence de responsabilisation du personnel de production liée au remplacement trop facile des absents, trop forte pression dans le travail, absence d’opportunité d’évolution de carrière, vieillissement de la population et apparition de pathologies plus longues à soigner, etc. ;
• l’influence du management : management trop souple face aux abus et trop permissif sur la sanction des retards, manque d’implication des chefs d’équipes dans la lutte contre l’absentéisme, absence de valorisation des tâches, etc.

Il est également important d’étudier de quelle manière se traduit l’absentéisme. Posez-vous les bonnes questions : est-il équivalent tout au long de l’année ou constate-t-on une certaine saisonnalité ? Quelles catégories professionnelles sont les plus concernées ? Constatez-vous une hausse des accidents du travail, des maladies professionnelles ? Parvenez-vous à identifier certains salariés habitués des courts arrêts ?

En répondant à ces différentes questions, vous parviendrez à mieux cerner l’absentéisme et à déterminer les moyens d’action les plus appropriés.


Déterminer et mettre en œuvre des moyens d’action adaptés

Les pistes à explorer

Vous avez déjà fait une grande partie du travail d’analyse. Il ne reste plus qu’à mettre en place des moyens d’action efficaces. Mais, là encore, les moyens de lutter contre l’absentéisme seront différents d’une entreprise à l’autre. Quelques pistes de réflexion peuvent cependant vous guider :

• les conditions de travail : travailler sur l’ergonomie des postes de travail, utiliser l’entretien annuel pour évoquer les conditions de travail avec le salarié, réaliser des audits sécurité et développer des formations pour réduire les accidents du travail, etc. ;
• l’organisation du temps de travail : veiller à la répartition des tâches entre les salariés, autoriser le fractionnement des jours de réduction du temps de travail (RTT) en demi-journées, effectuer un suivi rigoureux des absences durant les périodes de forte activité, etc. ;
• l’ambiance de travail et l’implication des salariés : informer davantage pour responsabiliser et sensibiliser les salariés (l’absentéisme est l’affaire de tous et influe sur la charge de travail de chacun), vérifier que le report de charge de travail d’un salarié absent ne soit pas fait systématiquement au détriment des mêmes salariés, etc. ;
• le management : former et encadrer davantage autour de cette question (salariés mais également hiérarchie intermédiaire), pratiquer l’entretien de retour après maladie (pour faciliter la réintégration du salarié, mais aussi faire remonter certaines problématiques liées au poste de travail, aux relations avec les collègues et qui expliqueraient indirectement les absences du salarié), mettre en place des contrats d’objectifs, sensibiliser en amont les délégués du personnel, etc.

Ce qui donne peu de résultats

La prime de présentéisme. Appelée également prime d’assiduité, cette prime est versée aux salariés pour les encourager à ne pas s’absenter. Elle présente souvent des effets pervers.

Ainsi, dans de nombreux cas, le fait d’avoir quelques absences fait perdre au salarié le bénéfice de la prime. Perdue pour perdue, certains salariés décident alors de s’absenter encore davantage, allant ainsi à l’encontre de l’objectif recherché.

De plus, ce type de prime doit être particulièrement bien conçu afin d’éviter tout risque juridique de discrimination par rapport à l’état de santé. Les événements à l’origine de l’absence devront entraîner de la même manière une réduction ou une perte de la prime.

Le recours massif aux contre-visites. Vous pouvez faire appel à un organisme spécialisé pour vérifier si l’arrêt de travail d’un salarié est médicalement justifié. Si le salarié n’est pas à son domicile ou si le médecin estime que celui-ci est en état de reprendre le travail, vous êtes alors en droit de cesser tout maintien de salaire, à compter du jour de ce contrôle et jusqu’à la fin de l’arrêt.

Cependant, dans la pratique, on constate que, dans la majeure partie des cas, le médecin contrôleur confirme le diagnostic initial de son confrère. Par ailleurs, le contrôle médical demeure onéreux pour l’entreprise.

Enfin, si le médecin estime l’arrêt de travail sans fondement, vous n’aurez pas pour autant le droit de prendre une sanction à l’encontre de votre salarié. C’est pourquoi il peut être intéressant d’utiliser cette technique, mais seulement à bon escient et afin de montrer que vous vous souciez de l’absentéisme. Cette mesure dissuasive ne constitue pas un remède miracle et doit être utilisée en parallèle à d’autres actions.

Pour plus de précisions sur ce point, vous pouvez consulter notre article conseil « Et si vous procédiez à une contre-visite médicale ? ».


Poursuivez vos efforts sur le long terme !

Pour lutter efficacement contre l’absentéisme, vous ne devez pas vous contenter de faire un état des lieux à un instant donné. Vous devez poursuivre votre analyse dans la durée, notamment pour vérifier la pertinence des moyens d’actions mis en place.

Un tableau de bord des absences vous permettra de suivre la progression ou la diminution de l’absentéisme dans l’entreprise et de rectifier le tir si besoin.

En pratique, il vous suffira de reprendre le tableau utilisé pour identifier les absences et de le renseigner dans le temps.