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Comité d’entreprise : ne sous-estimez pas votre rôle de président

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel BTP.

Non seulement vous devez organiser les élections du comité d’entreprise lorsque les conditions sont remplies, mais vous devez aussi en assumer la fonction de président… Voici le détail de ce que cela implique.

Convocation à une réunion ordinaire du CE

En tant que chef d’entreprise, vous assurez, par principe, la fonction de président du comité d’entreprise (CE).

Votre rôle consiste notamment à convoquer les membres du CE aux réunions, à organiser les ordres du jour, animer les débats, assurer l’information et la consultation du CE sur l’organisation et la gestion de votre entreprise, etc.

Durant ces réunions, vous pouvez éventuellement être assisté de deux collaborateurs.

En votre qualité de président du CE, vous avez le droit de participer aux débats, et vous pouvez voter sauf :

  • lorsque vous prenez l’avis du CE ;
  • lorsque le CE prend des décisions en matière de gestion de son budget de fonctionnement.

Vous participez :

  • à l’adoption du règlement intérieur du CE ;
  • à la désignation du secrétaire du CE.

Votre présidence est obligatoire mais une délégation est possible

Vous ne pouvez pas refuser cette fonction. Si vous n’avez pas le temps de présider le CE, vous avez la possibilité de nommer, par délégation de pouvoirs, un représentant.

Cette délégation peut être permanente ou occasionnelle. Dans ce dernier cas, vous avez toujours la possibilité d’assister à quelques réunions pour vous tenir informé.

Si vous choisissez de déléguer votre rôle de président du CE, vous devez apporter un grand soin dans le choix de votre représentant.

Votre représentant n’assiste pas aux réunions du CE pour entendre les questions et vous les transmettre par la suite. Il doit avoir un rôle actif et toutes les aptitudes pour informer et consulter le CE. Un cadre de votre entreprise ou le responsable du personnel peut très bien remplir cette fonction.

Dans le cas contraire, vous vous exposez à une condamnation pour délit d’entrave dans le fonctionnement du CE. Ce délit est sanctionné d’une amende de 3.750 euros et/ou d’un emprisonnement de 1 an.

En tant que président, vous ou votre représentant devez organiser les réunions du CE.

Vos premières missions en tant que président

En tant que président, et en l’absence de secrétaire du CE (étant donné qu’il n’a pas encore été désigné), c’est à vous de fixer la date et d’établir l’ordre du jour de la première réunion de votre nouveau CE.

Fixer la date

En l’absence de délai légal entre la proclamation des résultats des élections et la première réunion, et pour tenir compte de la périodicité des réunions obligatoires, nous vous recommandons de fixer une date :

  • dans le mois suivant l’élection lorsque l’effectif de votre entreprise est de 150 salariés ou plus ;
  • dans les 2 mois suivant l’élection lorsque l’effectif de votre entreprise est inférieur à 150 salariés.

Lors de la réélection du CE, nous vous conseillons de fixer cette réunion en fonction de la date de la dernière réunion du CE sortant.

Fixer l’ordre du jour

L’objectif de cette réunion est de fixer les modalités du fonctionnement du CE et de répartir les diverses tâches entre ses membres (secrétaire, trésorier, commissions, etc.).

Si c’est la première réunion de cette nouvelle institution représentative du personnel, une partie de cette réunion sera consacrée à la préparation du règlement intérieur et à la remise de la documentation économique et financière.

   
Lors du renouvellement du CE, vous devrez également prévoir dans l’ordre du jour :
  • le compte-rendu de gestion du CE sortant ;
  • le quitus au bureau précédent (acte par lequel le nouveau CE valide le travail et les comptes du CE sortant).

Remettre la documentation économique et financière de l’entreprise

Un mois après l’élection du CE, vous lui communiquez une documentation économique et financière précisant :

  • la forme juridique de votre entreprise et son organisation ;
  • ses perspectives économiques ;
  • le cas échéant, la position de l’entreprise au sein du groupe ;
  • et, éventuellement, selon les informations dont vous disposez, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % du capital et la position de l’entreprise dans la branche d’activité à laquelle elle appartient.
La non-remise de cette documentation, un mois après l’élection, caractérise un délit d’entrave au fonctionnement de CE. Si la réunion a lieu après ce délai, pensez à remettre ce document avant.

Les membres du bureau viennent d’être désignés, le règlement intérieur est en cours de préparation… Le CE peut attaquer ses fonctions. N’oubliez pas d’organiser les réunions suivantes, cela fait également partie de vos fonctions.

Votre rôle dans les réunions à venir

Les réunions du CE vous permettent, en tant qu’employeur, de remplir vos obligations d’information et de consultation. Vous pouvez éventuellement y être assisté de deux collaborateurs.

Convoquer le CE aux réunions

C’est à vous (ou à votre représentant) de convoquer les membres du CE aux réunions. Dans tous les cas :

  • les réunions se tiennent, en principe, pendant les heures de travail ;
  • vous choisissez librement le lieu des réunions, que vous indiquez dans la convocation adressée aux participants.

Téléchargez notre modèle de convocation personnalisable :


Les réunions ordinaires

La périodicité des réunions ordinaires dépend de l’effectif de l’entreprise :

  • dans les entreprises de 150 salariés et plus : le CE se réunit au moins une fois par mois ;
  • dans les entreprises de moins de 150 salariés : le CE se réunit au moins une fois tous les 2 mois.

Le règlement intérieur peut prévoir la réunion mensuelle à une date fixe.

Ceci est le minimum obligatoire. Vous ne pouvez pas déroger à cette obligation, même pendant les vacances… Il est toujours possible d’organiser la réunion du CE avec les membres suppléants.

   
Convoquez et organisez les réunions même pendant les vacances d’été. Sachez que, même si les élus sont d’accord pour la supprimer, un salarié, un membre d’un syndicat, un délégué du personnel, etc., conserve toujours la possibilité d’introduire une action en délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE.

Les réunions extraordinaires

En cas de circonstances particulières, vous (ou le CE) pouvez organiser des réunions dites extraordinaires. Leur périodicité dépend de vous et/ou du CE.

Pour être valable, la demande du CE doit provenir d’au moins la majorité de ses membres. Dans cette situation, si vous ne donnez pas suite à cette demande, la convocation peut être faite par l’inspecteur du travail.

Fixer l’ordre du jour des réunions

L’ordre du jour énumère les questions qui seront débattues par le CE.

Vous l’arrêtez avec le secrétaire du CE. Vous devez vous mettre d’accord et aucun ne peut faire prévaloir son point de vue personnel.

   
Vous ne pouvez pas établir seul l’ordre du jour des réunions. Dans le cas contraire, vous commettriez un délit d’entrave.

Les deux seules exceptions à cette règle sont :

  • la rédaction de l’ordre du jour de la 1re réunion du CE ;
  • lorsqu’il doit être abordé une consultation obligatoire prévue par les textes (plan de licenciement économique, plan de formation, licenciement d’un membre du CE, etc.). Dans ce cas, le secrétaire ou vous-même pouvez imposer cette consultation.

Si vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord avec le secrétaire du CE, des solutions sont possibles :

  • saisir le juge des référés ;
  • provoquer une réunion extraordinaire sur la question litigieuse, si la majorité des membres du CE est d’accord.

Une fois établi, vous transmettez l’ordre du jour à tous les membres du CE pour qu’ils puissent préparer la réunion.

Il n’existe aucun délai légal de communication de l’ordre du jour. Cependant, il est d’usage qu’il soit communiqué en même temps que la convocation à la réunion, soit au plus tard 3 jours avant sa tenue.

Ce délai peut être rallongé par le règlement intérieur du comité d’entreprise. Son point de départ est le jour de la réception de la convocation à la réunion par les membres du CE et non le jour de l’expédition. Si celui-ci est remis en main propre contre décharge, on tiendra compte de la date de remise.

Sachez qu’un simple affichage ne suffit pas.

Tous les membres sont concernés : titulaires, suppléants et représentants syndicaux. Si vous ne les convoquez pas tous ou si vous oubliez de joindre l’ordre du jour, vous vous rendez coupable d’un délit d’entrave.

Une fois établi et communiqué aux membres du comité d’entreprise, il n’est en principe plus possible de modifier l’ordre du jour.

Cependant, le secrétaire et vous pouvez vous mettre d’accord sur une modification, sous réserve d’en avoir encore le temps et de respecter à nouveau le délai de 3 jours pour communiquer l’ordre du jour modifié.

Au cours de la réunion, toutes les questions inscrites à l’ordre du jour doivent être examinées dans l’ordre où elles sont présentées. Ce n’est que si vous et la majorité des membres êtes d’accord qu’une question pourra être traitée avant une autre. Dans les mêmes conditions, une question qui n’était pas inscrite à l’ordre du jour pourra être examinée en séance.

Lorsque tous les points ont été abordés, vous pouvez clore la réunion. Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal. Si des informations doivent être transmises à l’inspection du travail, c’est à vous de le faire.

Pour en savoir plus sur les règles de fonctionnement du comité d’entreprise, les Editions Tissot vous conseillent leur ouvrage « Schémas et tableaux commentés pour la gestion du personnel du BTP ».

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