Comment établir l’attestation Pôle emploi ?

Le contrat d’un de mes salariés est sur le point de prendre fin et je dois préparer les différents documents de fin de contrat. Comment faire pour préparer l’attestation Pôle emploi ?

A l’occasion de toute rupture d’un contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, etc.), vous êtes tenu d'établir une attestation employeur également appelée attestation Pôle emploi. Ce document est important car il permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Comment l’établir ?

Attestation Pôle emploi : dématérialisée ou papier

Un modèle spécifique d'attestation est établi et fourni par Pôle emploi. Depuis le 1er juin 2021, Pôle emploi accepte uniquement les attestations employeurs en cours de validité. Ainsi, les attestations issues de tout ancien modèle sont rejetées.

Comment obtenir l'attestation ? Tout va dépendre de l'effectif de votre entreprise :

• inférieur à 11 salariés : vous pouvez vous adresser à l'agence Pôle emploi dont vous dépendez ou la remplir et la transmettre en ligne (https://www.pole-emploi.fr) ;
• 11 salariés et plus : vous devez obligatoirement procéder par voie dématérialisée.

Afin d’être sûr d’utiliser le bon modèle, nous vous recommandons de recourir à la voie dématérialisée ou de contacter Pôle emploi. Vous êtes ainsi assuré de ne pas vous tromper. En effet, les versions disponibles sur Internet sont susceptibles de ne pas être à jour et vous risquez de transmettre une mauvaise version et ainsi ne pas respecter vos obligations déclaratives.

Il existe deux procédures dématérialisées. Vous pouvez opter pour l’utilisation soit de :

• votre logiciel de paie si vous êtes dans le périmètre de la déclaration sociale nominative (DSN) ;
• votre « Espace employeur » sur pole-emploi.fr (si vous n'êtes pas dans le périmètre de la DSN).

Si l'attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit en être adressé immédiatement à Pôle emploi. Si vous la remplissez par voir dématérialisée, elle est automatiquement transmise à Pôle emploi.

Attestation Pôle emploi : pensez à remettre un exemplaire au salarié

Vous êtes tenu d’en remettre un exemplaire à votre salarié. Si la procédure dématérialisée transmet l’attestation employeur directement à Pôle emploi, elle ne permet pas la transmission au salarié. Une fois complétée, n’oubliez pas de l’imprimer et mettez cet exemplaire à la disposition de l’intéressé.

En effet, vous êtes tenu de la mettre à la disposition du salarié et ce, dès la fin du contrat de travail (Code du travail, art. R. 1234-9).

S’il a subi un préjudice du fait de la remise tardive de l’attestation, le salarié peut prétendre au paiement de dommages et intérêts.

La loi ne vous impose pas d'envoyer l'attestation par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la remettre en main propre contre décharge. Toutefois, nous vous recommandons vivement de précéder ainsi, car vous conserverez une preuve de l’envoi.

Si vous ne respectez pas votre obligation, vous vous exposez au paiement d'une amende pouvant aller jusqu’à 1500 euros ainsi qu’au versement de dommages et intérêts à votre salarié.

Vous disposerez de tous les modèles nécessaires à transmettre lors d’une fin de contrat dans la documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel » des Editions Tissot.