Comment fonctionne le forfait annuel en jours ?

Tout d’abord, rappelons qu’il existe deux types de forfait : le forfait annuel en jours et le forfait en heures. Ils ne doivent pas être confondus.

Le dispositif du forfait annuel en jours vous permet de rémunérer les salariés concernés sur la base d’un nombre de jours travaillés annuellement, sans décompte du temps de travail.

La durée du travail des salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours n’est donc plus décomptée en heures mais en jours.

Ils disposent ainsi d’une grande liberté et souplesse pour organiser leur emploi du temps.

Si vous mettez en place pour la toute première fois le forfait jours au sein de votre entreprise, vous devez accompagner ce changement par un travail de communication auprès de vos équipes. Il faudra expliquer ce nouveau mode de fonctionnement (entretien avec les salariés concernés, communication écrite, infographie qu’ils pourront conserver, réunions d’informations collectives…). Il est également essentiel de communiquer auprès des responsables et managers.

Pour les salariés concernés, la notion d’heures supplémentaires disparaît, ceux-ci n’étant plus rémunérés pour un nombre d’heures défini mais pour un nombre de jours.

Une telle mise en place tend vers le développement d’une culture du résultat car le salarié qui sera soumis à une convention annuelle de forfait jours sera rémunéré sur la base de ses résultats et non plus pour un nombre d’heures. Attention à ne pas tomber dans l’extrême !

Il faut accepter que les salariés concernés disposent d’une grande souplesse et liberté pour organiser leur temps de travail. Le salarié qui a accompli l’intégralité de son travail peut tout à fait quitter son travail à 16 h.

C’est notamment en ce sens que la communication auprès des managers est impérative. Ils ne doivent pas attendre des salariés soumis au forfait annuel en jours que ceux-ci soient présents chaque jour de 8 h à 20 h !

Tous vos salariés ne peuvent pas être soumis au forfait annuel en jours. Seuls sont concernés les salariés qui disposent d’une grande liberté pour organiser leur emploi du temps, à savoir :

• les cadres de votre entreprise qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
• les salariés non cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

En cas de litige, ce sont les juges qui vérifieront et apprécieront si votre salarié relève bien de l’une de ces catégories.

Les conditions applicables doivent être fixées par des dispositions conventionnelles, ces dernières comportant nécessairement :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;
• la période de référence du forfait, qui peut être l’année civile ou toute autre période de 12 mois consécutifs ;
• le nombre de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours ;
• les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
• les caractéristiques principales des conventions individuelles, qui doivent notamment fixer le nombre de jours compris dans le forfait,
• les dispositions relatives à la déconnexion.

A défaut, vous ne pouvez mettre en place le forfait jours au sein de votre entreprise et ce, même avec l’accord exprès de vos salariés.

Une fois que le dispositif peut être mis en place, vous devez expressément recueillir l’accord de vos salariés et conclure avec eux des conventions individuelles de forfait par écrit (clause dans le contrat de travail initial, avenant au contrat).

Le forfait jours fait peur à beaucoup de salariés, rassurez-les en les recevant pour leur expliquer le fonctionnement du forfait (jours de repos, durée des temps de repos, etc.). Parallèlement, assurez-vous que le logiciel de paie soit bien paramétré. A défaut, anticipez cela et prévenez la personne qui paramètre votre logiciel.

Le nombre de jours travaillés par un salarié soumis au forfait annuel en jours ne peut dépasser, annuellement, 218 jours.

L’accord collectif peut fixer un nombre de jours de travail inférieur à 218.

Il convient de déterminer :

• le nombre de jours dans l’année ;
• le nombre de jours maximum de travail dans l’année ;
• le nombre de jours de repos hebdomadaires (samedis et dimanches le cas échéant mais cela peut être les dimanches et lundis) ;
• le nombre de jours ouvrés de congés payés (légalement 25 jours ouvrés mais tenez compte des dispositions conventionnelles applicables au sein de votre entreprise) ;
• le nombre de jours fériés tombant un jour habituellement travaillé.

Pour plus de précisions sur le calcul du nombre de jours de repos d’un salarié en forfait jours, les Editions Tissot mettent à votre disposition la méthode utilisée pour l’année 2024 :

Votre salarié peut, s’il le souhaite et à avec votre accord, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de sa rémunération (Code du travail, art. L. 3121-59).

Dans un tel cas, l’accord doit être établi par écrit et un avenant à la convention de forfait doit être signé. Il détermine notamment le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans que celui-ci puisse être inférieur à 10 %. L’avenant ainsi rédigé est valable pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

Sachez qu’en tout état de cause, votre salarié ne peut en aucun cas travailler plus de 235 jours dans l’année. Vérifiez les dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise car celles-ci peuvent prévoir un nombre de jours maximal différent.

En tant qu’employeur, vous devez régulièrement vous assurez :

• que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail ;
• de la bonne articulation entre l'activité professionnelle du salarié et sa vie personnelle.

Les modalités de mise en œuvre de cette obligation sont fixées par l’accord collectif autorisant et organisant le recours aux forfaits en jours. En effet, Elles doivent notamment permettre d’assurer la garantie du respect de durées raisonnables de travail ainsi que des repos journaliers et hebdomadaires.

Si l’accord collectif ne prévoit rien, vous devez à minima :

• établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées. Sous votre responsabilité, ce document peut être renseigné par le salarié ;
• s’assurer que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;
• organiser une fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l’organisation de son travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.

A défaut de suivi, la convention de forfait est nulle et votre salarié sera en droit de solliciter devant le conseil de prud’hommes le paiement d’heures supplémentaires, de congés payés ou encore une indemnité pour travail dissimulé.

Là encore, le travail de sensibilisation et communication auprès des responsables hiérarchiques est très important afin qu’ils effectuent un suivi optimal et efficace.

Vous l’avez compris, la réussite du déploiement du forfait jours au sein de votre entreprise repose pleinement sur le dispositif de communication que vous allez déployer.

Pour en savoir plus sur le forfait jours, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Tissot social entreprise ACTIV ».