Comment manager à distance ?

Manager à distance : adapter les missions et activités

Tentez de créer l’organisation la plus simple et la plus fluide possible. Celle qui vous permet d’aller à l’essentiel.
Il vous revient en effet en tant que manager, d’adapter les missions et activités de vos salariés en définissant clairement les priorités qui sont celles de votre service, département ou direction. Prenez en compte les perturbations induites par la distance.

Il sera sans aucun doute nécessaire d’adapter cette organisation au fur et à mesure. Vous devrez en effet repenser régulièrement les missions et activités de votre équipe.

En situation de travail à distance, il est impératif de définir un « qui fait quoi » de manière claire et non équivoque afin que chacun de vos collaborateurs sache quelles sont les missions et activités qui lui incombent.

Les objectifs individuels et collectifs doivent être formellement fixés et doivent être atteignables au vu de la situation et du contexte.

En cette période de pandémie, vous devez avoir à l’esprit que certains de vos collaborateurs sont peut-être contraints, en même temps qu’ils télétravaillent, à gérer leurs enfants et la reprise progressive des temps scolaires, ce qui leur ajoute des contraintes et un stress supplémentaire. Vos attentes doivent donc être adaptées à la réalité de la situation.

Communiquer de manière optimale

La réussite du télétravail tient dans la communication que vous aurez instaurée avec votre équipe et la qualité des interactions que vous aurez tous ensemble et qu’il vous revient de piloter.

En tout premier lieu, expliquez à vos collaborateurs comment ils peuvent vous joindre (téléphone, mail, Skype, horaires de disponibilité, partage d’agenda, éventuels jours de congés, etc.).

Temps d’échange collectifs

A ce titre, nous vous conseillons :

• d’instaurer un climat de confiance : vous ne devez pas être suspicieux et devez faire confiance à vos salariés. Ne tombez pas dans le travers de la surveillance. Votre préoccupation de doit pas être de savoir qui est derrière son poste de travail et à quelle heure ;
• de maintenir une communication régulière et donc de prévoir des points collectifs réguliers. Il nous semble important qu’ils aient lieu a minima 2 fois par semaine et qu’ils soient programmés à l’avance. Edicter certaines règles afin qu’ils ne tournent pas à la cacophonie, incluez tous les membres de votre équipe, distribuez la parole à tour de rôle en veillant à n’omettre personne et respectez au maximum les horaires définis. Permettez à chacun d’exprimer ses préoccupations lors de ces moments d’échange ;
  Nous attirons votre attention sur le fait que la durée de ces réunions doit rester assez courte car la charge cognitive d’une conférence téléphonique ou d’une visio conférence est plus importante et donc plus fatigante ;
• de mettre en place des outils de suivi accessibles à tous les membres de votre équipe afin qu’ils puissent avoir une vision d’ensemble. Vous pouvez utiliser tous les nouveaux outils de communication (téléconférence, visioconférence, partage d’écran, partage de document, tableaux interactifs, etc.). En effet, maintenir un niveau d’informations hétérogène évitera à vos collaborateurs de se sentir exclus ou isolés et de ce fait, amoindrira les risques de tensions. Ces outils vous serviront de plus de support lors de vos temps d’échange collectifs ;
• de favoriser autant que faire se peut le travail d’équipe, cela participera au maintien de la cohésion et du lien entre les collaborateurs de votre équipe.

Vous devez faciliter au maximum la cohésion de votre équipe et maintenir le lien entre chaque membre qui la compose. Le lien social au sein d’une équipe est la clé de la réussite d’une équipe qui fonctionne bien. Votre posture joue un rôle essentiel : alliez bienveillance et transparence et faites preuve de souplesse.

Si vous percevez des tensions, rassurez et relativisez. Lors des visioconférences ou téléconférences d’équipe, restez vigilant et tentez d’identifier les signes éventuels d’isolement d’un de vos collaborateurs.

Temps d’échange individuel

Si les temps d’échange collectif sont importants, il convient de ne pas négliger les temps d’échange individuel.

Tout d’abord, montrez à chacun que vous avez confiance en eux. Vos doutes sur leur capacité à télétravailler ne les aideront pas, bien au contraire.

Une situation de télétravail implique une plus grande autonomie et flexibilité pour atteindre les objectifs fixés. Certains salariés sont moins enclins à une grande autonomie et peuvent perdre pieds lorsqu’ils doivent eux-mêmes définir le cadre. Accompagnez-les ! A l’inverse, conservez un lien avec ceux qui sont totalement indépendants et autonomes, car ils auront tendance à avancer sans prendre la peine de communiquer.

Soyez disponible et conservez une position d’écoute.

Être loin de son équipe peut vous conduire, inconsciemment, à échanger volontiers avec certaines personnes plus que d’autres en fonction de vos affinités. Si cela est un réflexe humain inné, veillez toutefois à n’omettre aucun de vos collaborateurs.

Choisir les bons outils de communication

Choisissez les outils de communication adaptés à la situation :

• mail : sujet ou une demande simple à expliquer nécessitant une réponse concise, validation rapide, etc. ;
• téléphone / messagerie instantanée : demande d’information rapide et précise, demande d’explication, etc. ;
• visioconférence : sujet qui nécessite des allers-retours, problématique plus sensible ou nécessitant un réel échange verbal, etc.

Veillez à la bonne compréhension des membres de votre équipe. En effet, l’impact d’un message à distance peut être minoré ou exacerbé.

Organiser l’espace de travail et rythmer la journée

Aménagez chez vous un espace de travail dédié. Si vous ne vivez pas seuls, prévenez votre entourage lorsque vous êtes en communication afin de vous éviter certains désagréments. Vous pourriez vous trouver dans l’une des situations qui circulent sur la toile ! A cette fin, vous pouvez par exemple mettre un écriteau sur la porte : en communication, ne pas déranger, disponible, etc. Incitez les membres de votre équipe à faire de même.

Lorsque vous travaillez, veillez à adopter une posture adéquate. Une sciatique ne faciliterait pas votre travail !

Rythmez votre journée de sorte à conserver un rythme le plus normal possible.

Enfin, n’oubliez pas de respecter les temps de repos et le droit à la déconnexion des membres de votre équipe.