Communiquer les informations utiles aux délégués du personnel

Les délégués du personnel n’ont pas seulement pour rôle, même s’il est essentiel, de vous présenter les réclamations du personnel ; vous devez aussi solliciter leur avis sur certaines questions, mettre à leur disposition certains documents et leur communiquer diverses informations.

Permettre aux délégués d’accéder à l’information

Savoir quand il faut les consulter

Vous devez recueillir obligatoirement l’avis des délégués sur :

• les congés payés (fixation à défaut de convention collective, fractionnement en cas de fermeture saisonnière et priorité des départs) ;
• la prévention des risques professionnels (signature d’un contrat avec la CARSAT) ;
• le reclassement d’un salarié déclaré inapte suite à accident ou maladie professionnels (après les 2 examens du médecin du travail et avant le début de la procédure de licenciement en cas d’impossibilité de reclassement) ;
• le licenciement collectif pour motif économique ;
• la formation professionnelle ;
• le report d’un repos compensateur pour heures supplémentaires ;
• l’arrêt du travail en cas d’intempéries ;
• les mesures pour favoriser l’emploi des handicapés ;
• la mise en place d’un système de surveillance des salariés ;
• la mise sur support informatique du registre unique du personnel ;
• l’élaboration du règlement intérieur ;
• et, depuis le 1er avril 2009, la notification à l’entreprise d’une aide publique, versée par l’État, l’Union européenne ou une collectivité locale, sous la forme de subvention, prêt ou avance remboursable. La consultation doit porter sur la nature de l’aide, son objet, son montant et les conditions d’utilisation éventuellement fixées par la personne publique.

Si vous avez 2 délégués, notez que vous pouvez recueillir leur avis individuellement (et en dehors de la réunion mensuelle obligatoire).

Le plus souvent, l’avis des délégués du personnel est simplement consultatif. Mais dans quelques cas, vous avez besoin d’un avis conforme pour prendre votre décision, c’est-à-dire que vous avez l’obligation de suivre l’avis des délégués du personnel.

C’est notamment le cas pour le fractionnement du congé principal en cas de fermeture saisonnière, le refus de certains congés formation ou exceptionnels si l’absence du salarié est préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise, ou encore la rupture d’adhésion à un service de santé au travail interentreprises.

Leur communiquer les informations nécessaires

Vous devez mettre à leur disposition :

• la convention et accords collectifs applicables à l’entreprise, ainsi que les modifications éventuelles que vous devez fournir chaque année ;
• la déclaration annuelle d’obligation d’emploi d’handicapés si vous avez au moins 20 salariés ;
• le registre unique du personnel ;
• le bilan annuel du volume et de l’utilisation des heures supplémentaires ;
• le document unique répertoriant les risques professionnels de vos salariés ;
• le registre des mises en demeure et les observations de l’inspecteur du travail ;
• les injonctions de la CARSAT ;
• les attestations, résultats et rapports relatifs aux contrôles mis à votre charge et regroupés dans le registre de sécurité ;
• les documents relatifs à la formation professionnelle (bilan des actions de formation, des contrats de professionnalisation, des congés formation, actions prévues, pyramide des âges des salariés, etc.).

Par ailleurs, vous êtes tenu d’informer annuellement vos délégués du personnel, au titre de l’année passée mais aussi de l’année à venir, des raisons qui vous conduisent à recourir :

• à des CDD ;
• à des contrats de travail temporaire ;
• à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial.

Enfin, en cas de licenciement économique, vous devez réunir les délégués du personnel et leur adresser avant un licenciement collectif un document écrit contenant les motifs, le nombre de travailleurs concernés, les critères proposés pour l’ordre des licenciements et le calendrier prévisionnel. Si le nombre de licenciements est égal à 10 ou plus sur une période de 30 jours, vous devez les convoquer à 2 réunions espacées au maximum de 14 jours. Une seule réunion suffit pour un nombre de licenciements inférieur à 10 sur la même période de 30 jours.

Réunir les délégués et répondre à leurs questions

Réunions mensuelles

Au moins une fois par mois, vous devez recevoir vos délégués. Votre convocation, adressée au moins 3 jours avant, comporte la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’ordre du jour est fixé par les délégués eux-mêmes sous forme d’une note écrite exposant l’objet des demandes (vous y inscrirez toutefois les points devant faire l’objet de consultations obligatoires).

Modèle de convocation à la réunion ordinaire des délégués du personnel (pdf | 1 p. | 17 Ko)

Télécharger gratuitement

Les délégués posent ainsi des questions par écrit au moins 2 jours avant la réunion. Vous y répondez lors de la réunion, puis par écrit dans les 6 jours ouvrables qui suivent, sur le registre spécial des délégués.

Lors de la réunion, vous pourrez recueillir l’avis obligatoire des délégués en ayant joint au préalable à la convocation les documents qui leur sont nécessaires pour rendre cet avis, et en leur présentant des explications éventuelles.

Notez que les délégués suppléants peuvent y participer s’ils le souhaitent, mais uniquement comme spectateurs.

Informations ponctuelles

À tout moment, un délégué peut vous demander de le recevoir, le cas échéant, avec un représentant de son syndicat, pour traiter d’un problème individuel ou général. Aucun délai ne vous est imposé pour le recevoir, mais trop « traîner » pourrait être assimilé au délit d’entrave.

Par ailleurs, dans le cadre du droit d’alerte, si un délégué constate, notamment par le biais d’un salarié, une atteinte aux droits des personnes ou à leur santé, il doit vous en aviser immédiatement. Vous devez alors procéder sans délai à une enquête, prendre les mesures nécessaires et en informer les délégués (pas de formalisme particulier).

Évitez les erreurs

N’omettez pas de convoquer à la réunion mensuelle un délégué faisant l’objet d’une mise à pied

La mise à pied d’un délégué du personnel, qu’elle soit conservatoire ou disciplinaire, ne suspend pas l’exécution de son mandat. Par conséquent, il doit être convoqué aux réunions.

Ne répondez pas aux questions qui relèvent de la négociation

Sauf si une convention collective le prévoit, les délégués n’ont pas de capacité de négociation. Vous êtes donc fondé(e), en présence de revendications sur les augmentations de salaire et la réduction de la durée du travail, à préciser qu’elles relèvent de la négociation collective.

Les sanctions possibles

La non-transmission des documents ou informations aux délégués du personnel est un délit d’entrave puni de 1 an d’emprisonnement et/ou d’une amende de 3.750 euros (doublés en cas de récidive).

Le défaut de consultation obligatoire des délégués est également un délit d’entrave entraînant le versement d’une indemnité qui ne peut pas être inférieure à 12 mois de salaire.

Autres délits d’entrave :

• non-convocation d’un délégué à une réunion obligatoire ;
• refus de convoquer la réunion mensuelle ;
• fixation unilatérale de l’ordre du jour ;
• non-réponse à la question d’un délégué ;
• non-tenue du registre des délégués.

En cas d’atteinte aux droits d’un salarié et d’alerte des délégués, si vous ne réagissez pas ou si vous êtes en désaccord sur les faits, les délégués (avec l’accord du salarié) saisissent le Conseil de prud’hommes qui peut ordonner en urgence toute mesure pour faire cesser cette atteinte.

Notre conseil

Echangez le plus souvent possible avec les délégués. Prenez l’initiative de rencontrer les délégués entre les réunions mensuelles. Sachant qu’ils peuvent saisir l’inspection du travail sur toute question d’application du droit, mieux vaut prévenir en les consultant sans tarder sur la mise en œuvre de toute décision entrant dans leur domaine de compétence.

Il est d’autant plus utile de maintenir un dialogue constant que les juges condamnent de plus en plus souvent les employeurs au délit d’entrave, même si ces derniers ont manqué à une obligation simplement par erreur ou par ignorance, et sans intention de nuire.