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Congés payés : anticiper la date charnière du 30 avril

Publié le par dans Congé, absence et maladie BTP.

D’ici quelques semaines s’ouvre une nouvelle période de congés pour vos salariés. Vous devez veiller à ce qu’ils aient soldé au 30 avril prochain la totalité de leurs droits sur la période écoulée. A défaut, et sauf exceptions, ils seront définitivement perdus. N’hésitez pas à faire rapidement le point. Cela vous permettra aussi d’anticiper la période de congés à venir.

Congés payés : faire un point pour chaque salarié

Les congés annuels acquis par votre personnel sur la période écoulée (01.04.11 au 31.03.12) doivent normalement être soldés au 30 avril 2013. Les jours de congés non pris à cette date seront en effet, sauf exceptions, définitivement perdus.

Pour éviter les mauvaises surprises, il est donc conseillé de faire un point sur les jours pris et le solde de congés de chaque salarié. La fiche navette qui vous est transmise automatiquement par la Caisse aux mois d’octobre, de janvier et de mars, contient pour cela, toutes les informations dont vous avez besoin.

Véritable tableau de bord, elle vous informe de la situation de chacun pour la période de congés en cours : droits acquis, jours de congés déjà pris, solde restant du salarié, dates de paiement des indemnités et dates enregistrées par la Caisse pour les prochains départs planifiés.

Pour mieux comprendre ce document, nous vous proposons de télécharger sa notice d’utilisation :

   
La situation à prendre en compte est toujours celle de la dernière fiche navette reçue.

N’oubliez pas d’examiner la situation des salariés que vous avez pu embaucher au cours des derniers mois. S’ils travaillaient dans une entreprise du BTP, ces salariés qui conservent les droits à congés acquis chez leur ancien employeur, doivent comme les autres, les solder avant le 30 avril prochain.

Si vous ne disposez pas de suffisamment d’informations sur le solde de leurs congés, n’hésitez pas à demander à la Caisse de vous adresser une fiche navette actualisée.

   
Sur simple demande de votre part, votre Caisse peut vous adresser ce document pour un ou plusieurs salariés. Et ce, jusqu’à ce que la totalité de leurs congés soit planifiée.

Vérifiez également avec soin les renseignements portés pour chaque salarié sur les dernières fiches navette reçues. Ce document vous permet en effet d’informer la Caisse de toute modification intervenue dans l’intervalle dans le plan congé de l’entreprise, ou à venir.

Si des informations concernant un salarié doivent être ajoutées ou complétées (prochains congés, adresse ….), retournez la fiche navette correspondante à votre Caisse, après l’avoir corrigée et signée. Ces corrections peuvent être faites directement en ligne sur son site Internet.

Après avoir procédé à ces vérifications, il est fortement conseillé d’informer chaque salarié du nombre de jours qui lui restent à prendre avant le 30 avril 2013, et de lui indiquer que les jours non pris seront normalement perdus. Dans tous les cas, vous pouvez toujours imposer à l’un d’eux la prise de jours de vacances.

Congés payés : gérer les reports éventuels

Certains évènements peuvent toutefois justifier la prise du reliquat de droits à congés au-delà du 30 avril 2013. Le report de leur solde de congés sur la nouvelle période de prise doit ainsi être accordé :

  • aux salariés victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle ou non professionnelle qui n’auront pu liquider leurs droits restants avant le 30 avril. Ce report devra être de nouveau accordé en année N+2 si le salarié n’a pas été en mesure de solder ses droits, notamment du fait d’une rechute ;
  • aux bénéficiaires d’un congé de maternité ou d’adoption,
  • aux salariés qui n’ont pu prendre l’intégralité de leur congé légal et conventionnel en raison d’un évènement imputable à votre entreprise ou d’un surcroît d’activité

A condition que cette possibilité soit prévue par un accord collectif d’entreprise, ce report est aussi possible jusqu’au 31 décembre 2013, pour les salariés dont la durée du travail est décomptée à l’année. C’est-à-dire en pratique, les cadres et ETAM bénéficiaires d’un forfait sur l’année ou les personnels soumis à un accord d’annualisation du temps de travail.

Le congé pour sa durée excédant 24 jours ouvrables peut enfin être reporté jusqu’au départ d’un salarié en congé pour création ou reprise d’une entreprise ou d’un congé sabbatique. Cette possibilité de cumul concerne principalement la 5e semaine de congé et les congés supplémentaires conventionnels, notamment les congés d’ancienneté. Elle est limitée à 6 années.

Sachez que vous avez la possibilité de vous opposer à ce report. Si la demande de report est acceptée, le salarié percevra au moment de son départ une indemnité compensatrice de congés payés correspondant à ses droits cumulés.

En dehors de ces cas, vous pouvez toujours admettre le report des congés payés non pris dans les cas où il n’est pas automatique. Il est toutefois préférable d’éviter de généraliser cette pratique, surtout lorsque les salariés concernés doivent solder un nombre de jours important.

Pour savoir comment gérer en matière de paie les absences d’un salarié en congés payés, inscrivez-vous à notre formation « Pratique de la paie BTP ».

Florence Labbé

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