Congés payés : l’employeur doit prouver qu’il a tout fait pour que ses salariés les prennent

Prendre les mesures qui s’imposent

Les congés payés sont faits pour être pris et ne peuvent pas être convertis en une simple indemnité.

C’est en substance le message adressé par la Cour de cassation dans une affaire récente où un salarié soutenait qu’il avait été privé de ses droits à congé du fait de son employeur et demandait des dommages et intérêts en réparation de son préjudice.

En réponse, l’entreprise faisait valoir que si les bulletins de paie du salarié ne mentionnaient effectivement pas de date de prise de congés payés, ils attestaient en revanche du paiement d’une indemnité de congés payés.

Pour les juges qui condamnent l’entreprise, l’employeur aurait dû prendre toutes les mesures permettant au salarié d’exercer son droit à congé annuel et être à même de justifier qu’il avait pour cela rempli toutes les obligations qui lui incombaient.

Contrairement à ce que des arrêts antérieurs avaient affirmé, ce n’est donc pas au salarié de prouver qu’il a été dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait de son employeur. Mais bien à l’entreprise.

Quelles mesures prendre alors afin d’établir qu’un salarié a bien été mis en mesure d’user de son droit à congé ? Et que s’il y a renoncé, en ne posant pas des jours de congé, c’est de son plein gré ?

Vous devez d’abord informer l’ensemble du personnel de la période de prise des congés, au minimum le 1er mars, c’est-à-dire 2 mois au moins avant l’ouverture de cette période (1er mai-30 avril).

Mais aussi communiquer à chaque salarié l’ordre des départs en congé et les dates fixées. Cette information doit avoir lieu au plus tôt pour les ouvriers et, pour les ETAM et les cadres, si possible avant le 1er avril. Dans tous les cas et pour tous les personnels, au moins 2 mois à l’avance.

L’ordre et le planning des départs en congés doivent faire l’objet d’une note de service affichée sur tous les lieux de travail : chantiers, ateliers bureaux, etc.

Note de service sur l’ordre des départs en congés payés et les plannings (doc | 1 p. | 82 Ko)

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En cas de contestation éventuelle, le fait d’établir que votre entreprise a informé le salarié sur ces points lui permettra de s’exonérer de toute responsabilité. Les congés non pris par le salarié de son fait étant alors considérés comme perdus, sauf report autorisé.

Etre attentif à la remise des certificats de congé

Dans cette même affaire, les juges posent aussi comme principe que le versement d’une indemnité de congés payés ne supplée pas leur prise effective par le salarié et, en tout état de cause, ne prouve pas qu’il y ait eu réellement prise de congés.

Cette position est transposable a priori au Bâtiment, bien que le règlement des congés y soit assuré, sauf exceptions, par les caisses. Le fait pour une caisse de régler au salarié le montant de ses congés ne faisant en effet pas présumer de leur prise effective.

A défaut, la Caisse serait en effet fondée à vous demander le remboursement des indemnités qu’elle a versées s’il s’avère que le congé n’est pas pris.

De même, l’indemnisation par la Caisse d’une période de congés, à réception d’un certificat de congé au moins un mois avant le départ du salarié, ne permet pas de considérer que le salarié a perdu purement et simplement les jours de congés correspondant, dès lors que leur prise n’a pu avoir lieu du fait de l’employeur.

Pour vous aider à gérer au mieux les congés payés et connaître l’ensemble des attributions des caisses de congés payés, les Editions Tissot vous recommandent « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».

Florence Labbé

Cour de cassation, chambre sociale, 13 juin 2012, n° 11–10929 (le versement d’une indemnité de congés payés ne suffit pas à prouver que le salarié a bénéficié de ses congés)