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Congés payés : mieux vaut répondre aux demandes de vos salariés

Publié le 15/04/2022 à 11:00, modifié le 25/04/2022 à 11:49 dans Congé, absence et maladie.

Temps de lecture : 4 min

Vos salariés acquièrent des congés payés pour chaque période de travail effectif. Ils doivent bénéficier des jours de congés ainsi acquis chaque année, lors de périodes définies et communiquées en amont. Ils formulent pour cela des demandes de congés payés. Et il est fortement recommandé d’y répondre ! A défaut, votre salarié pourrait se passer de votre autorisation. Sans que cela ne constitue une faute pouvant donner lieu à sanction.

Congés payés : les règles relatives à la prise de congés

Vos salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif (ou 2,08 jours ouvrés). Ils doivent être pris chaque année lors d’une période définie par accord collectif (d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut de branche), ou à défaut par vos soins, après avis du comité social et économique (CSE). Elle doit dans tous les cas obligatoirement inclure la période courant du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

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Les congés payés acquis doivent être pris de manière continue jusqu’à 12 jours ouvrables. Au-delà, ils peuvent être fractionnés avec l’accord du salarié, ou être pris en continu dans la limite de de 24 jours ouvrables (sauf exception).

Vous devez établir l’ordre des départs en congés payés de vos salariés. A défaut d’accord collectif, vous devez tenir compte des critères suivants :

  • situation de famille des bénéficiaires ;
  • durée de services dans votre entreprise et activité exercée au sein d’autres entreprises.

Bon à savoir

Vous devez informer vos salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture. Et communiquer à chaque salarié l’ordre des départs en congés par tout moyen au moins 1 mois avant son départ. A défaut, vous devrez indemniser le préjudice subi par les salariés qui n’auraient pas pu prendre leurs congés.

En pratique, si vous n’imposez pas à vos salariés les dates de leurs congés payés, celles-ci sont définies au regard des demandes formulées par vos salariés. Vous pourrez alors les accepter ou les refuser si certains motifs le justifient (par ex. en raison de l’ordre des départs en congés).

Pour en savoir plus sur les modalités de prise des congés payés, nous vous recommandons notre documentation « Gérer le personnel ACTIV » qui inclut la procédure interactive Lumio « Organiser et gérer les congés payés ». Vous pouvez également télécharger notre modèle type de réponse.

Vous pourrez modifier l’ordre et les dates de départs en congés en respectant les délais fixés par accord collectif. A défaut d’accord, vous ne pourrez les modifier moins d’un mois avant la date de départ prévue, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

Mais que se passe-t-il si vous ne répondez pas à une demande de congés payés formulée par un salarié ? Celui-ci peut-il considérer que vous avez accepté sa demande ? Ou doit-il venir travailler sous peine de commettre une faute et de s’exposer à une sanction ?

La Cour de cassation a été amenée à répondre à cette interrogation récemment.

Congés payés : l’absence de réponse à une demande de congés peut valoir acceptation

Dans l’affaire soumise à la Cour de cassation, un salarié avait formé une demande de congé payé. Il n’avait pas reçu un accord verbal exprès à sa demande. Mais il avait considéré que tel était le cas car « au vu de la loi le silence vaut acceptation ».

Son employeur lui avait notifié un avertissement pour avoir pris une journée de congé payé sans avoir obtenu son autorisation préalable.

Le salarié avait saisi le conseil de prud’hommes pour solliciter l’annulation de cet avertissement. Et la cour d’appel avait fait droit à sa demande. Elle avait considéré que la nécessité d’obtenir un accord exprès préalablement à la prise de congé était équivoque. Cela résultait des termes mêmes de la lettre d’avertissement. Et la société ne justifiait d’aucune autre consigne précise en ce sens.

La société avait contesté cette décision. Elle considérait que sauf stipulation particulière, disposition conventionnelle ou usage contraire, le salarié ne peut fixer lui-même les dates de ses congés payés.

La Cour de cassation a donné raison à la cour d’appel. Le salarié avait demandé l’autorisation de s’absenter et l’employeur n’avait pas expressément formulé un refus. Le salarié avait donc pu considérer que sa demande était acceptée. La cour d’appel pouvait donc en déduire une absence de faute commise par le salarié.

Important

Les tribunaux apprécient souverainement le caractère fautif d’un départ en congés sans autorisation. Ils considèrent généralement que l’inexécution par l’employeur de ses obligations en matière d’organisation des congés payés et d’information des salariés peut exonérer le salarié de sa responsabilité. Mais le départ en congés sans autorisation pourra selon les cas constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire un motif de licenciement pour faute grave.

Cour de cassation, chambre sociale, 6 avril 2022, n°20-22.055 (les tribunaux peuvent décider qu’un salarié qui n’a pas reçu de refus exprès de son employeur à sa demande de congés payés peut la considérer acceptée, sans commettre de faute)

Amélie Gianino

Juriste en droit social