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Congés payés : mode d’emploi

Publié le par dans Fiscalité des entreprises.

L’été rime avec congés des salariés: qui peut partir, à quel moment, combien de temps, etc. ? Tout cela n’est pas si simple à organiser d’autant qu’il n’y a que deux alternatives : fermer l’entreprise ou l’établissement et placer ainsi tous les salariés en congés en même temps ou accorder aux salariés un congé par roulement. Le point sur ces questions.

Qui a droit aux congés payés ?

Tout salarié a droit à des congés payés.

L’exigence d’une période minimale de 10 jours de travail effectif chez un même employeur pour s’ouvrir droit à des congés payés a été supprimée par la loi du 22 mars 2012. Désormais, pour chaque salarié présent à l’effectif de l’entreprise à compter du 1er juin 2012, l’ouverture du droit à congé se fait dès le 1er jour de travail.

Les intérimaires perçoivent une indemnité de congés payés quelle que soit la durée de la période travaillée.

Les salariés sous CDD perçoivent une indemnité compensatrice de congés payés dès lors que le régime de congés payés applicable dans l’entreprise ne leur permet pas une prise effective de ces congés.

Quelle est la durée légale du congé ?

Le salarié qui a travaillé pendant toute la période allant du 1er juin de l’année écoulée au 31 mai de l’année en cours acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables de congés (5 semaines), quel que soit son horaire de travail.

Lorsque le nombre de jours ouvrables calculé n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur (par exemple : 25,5 jours de congés sont arrondis à 26 jours).

Par dérogation, un accord collectif conclu en application de l’article L. 3122–2 du Code du travail prévoyant un aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine et pour une durée au plus égale à l’année peut fixer le début de la période de référence à une date autre que le 1er juin.

Une autre date peut également être fixée par accord conclu en application de l’article L. 3122–9 du Code du travail dans sa rédaction antérieure à la publication de la loi du 20 août 2008.

   
Dans les professions du BTP et celles relevant de caisses de congés payés, la période de référence est comprise entre le 1er avril et le 31 mars.

La durée des congés sera réduite en cas d’absence au cours de la période allant du 1er juin de l’année écoulée au 31 mai de l’année courante.

Sont toutefois assimilées à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 4 semaines ou à 24 jours de travail.

Certaines absences sont assimilées par la loi à du travail effectif. Il en va ainsi par exemple des périodes de congé de maternité et paternité, des périodes d’arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident du travail dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an ou des périodes de préavis dispensé par l’employeur.

Le calcul du nombre de jours de congés payés acquis peut se faire en jours ouvrés (jours d’ouverture de l’entreprise). Dans ce cas, 30 jours ouvrables = 25 jours ouvrés. Ce décompte en jours ouvrés ne doit en aucun cas réduire le droit à congé du salarié.

   
Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours de congés qu’un salarié à temps plein, le nombre de jours de congés n’étant pas réduit à proportion de l’horaire effectif de travail. En revanche, lors de la prise des congés, il lui sera déduit un jour entier s’il ne travaille qu’une demi-journée.

A quel moment prendre ses congés ?

Les congés payés s’acquièrent et se prennent chaque année. Normalement, la période de prise des congés est fixée par la convention, l’accord collectif ou l’usage. A défaut, elle est fixée par l’employeur, après consultation des représentants du personnel.

Dans tous les cas, la période de prise des congés doit au minimum comprendre la période qui s’étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Cette période de congés doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant son ouverture, c’est-à-dire au plus tard le 1er mars si elle débute le 1er mai.

Les congés acquis au titre de l’année de référence antérieure doivent être épuisés au 30 avril de l’année en cours. Le report de congés d’une année sur l’autre n’est généralement pas admis sauf cas particuliers :

  • la 5ème semaine peut faire l’objet de reports, sur 6 ans au maximum, en vue notamment d’un congé sabbatique ou d’un congé pour la création d’une entreprise;
  • une convention ou un accord collectif étendu ou une convention ou un accord collectif d’entreprise ou d’établissement peut prévoir que les congés ouverts au titre de l’année de référence peuvent faire l’objet de reports. Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.

Enfin employeurs et salariés peuvent convenir d’aménagements. Il en va fréquemment ainsi pour les salariés expatriés, les salariés des DOM-TOM ou les salariés étrangers qui travaillent en France.

A quelle date prendre ses congés ? : la décision revient à l’employeur…

A moins que l’ordre des départs, c’est-à-dire les dates de congés pour chacun des salariés, ne résulte de la convention collective ou d’un usage, c’est aussi l’employeur qui fixe les dates de départ des salariés.

Le salarié ne peut décider lui-même de ses dates de congés. Aussi, s’il part malgré le refus de son employeur ou s’il reprend son travail avec retard, il commet une faute pouvant justifier son licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave.

… sur la base de critères préalablement définis

A moins que l’entreprise ne ferme durant les congés, il n’est pas possible de laisser tous les salariés s’absenter en même temps. Le chef d’entreprise doit donc définir des critères de départ en congé après consultation des DP, si ces critères ne sont pas fixés dans la convention ou l’accord collectif.

Cet ordre prend en compte notamment :

  • la situation de famille du salarié, et notamment des possibilités de congé de son conjoint ainsi que de l’existence ou non d’enfants scolarisés à charge ;
  • l’ancienneté;
  • une éventuelle activité chez d’autres employeurs
   
Les personnes mariées ou pacsées qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Fermeture de l’entreprise

Pour des raisons économiques et de gestion, l’employeur peut décider de fermer l’entreprise ou un établissement. Tous les salariés seront alors en congé en même temps. La fermeture ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables et inférieure à 12 jours dans la période légale de prise des congés payés. Les salariés qui n’ont pas acquis suffisamment de jours de congés couvrant la durée de fermeture pourront bénéficier d’une allocation de chômage partiel.

Une fois que l’ordre et les dates des départs ont été fixés, l’employeur et le salarié doivent les respecter. Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par l’employeur, ni par le salarié (sauf commun accord) à partir du mois précédant la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin), sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

La loi ne définissant pas la notion de « circonstances exceptionnelles », il faut se tourner vers la jurisprudence.

Constituent des circonstances exceptionnelles:

  • le décès d’un salarié obligeant l’un de ses collègues à le remplacer à son poste ;
  • une contrainte familiale imprévue pour le salarié ;
  • des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et à sauver des emplois.

Congés non pris, congés non dus

Une fois acquis, les congés doivent être pris. Le salarié ne peut pas choisir de les reporter sur l’année suivante ou exiger de l’employeur qu’il les lui paie.

En conséquence, le salarié qui n’a pas pris tous ses jours de congés payés à l’intérieur de la période de prise des congés payés les perd, sauf si c’est l’employeur qui l’a mis dans l’impossibilité de les prendre.

Il est possible mais non obligatoire que l’employeur accepte le report des congés ou l’indemnisation.

Les congés non pris en raison :

  • d’une absence pour congé de maternité, congé d’adoption ;
  • d’une absence pour accident du travail ou maladie professionnelle ;
  • d’une absence pour maladie,

doivent être reportés, même si la période de prise des congés est expirée.

Sauf accord de l’employeur, le salarié ne peut pas prendre ses congés par anticipation. De même l’employeur ne peut exiger du salarié qu’il prenne ses congés par anticipation.

Fractionnement possible du congé principal

Le congé principal ne peut, sauf cas particulier, excéder 24 jours ouvrables et le congé payé ne dépassant pas 12 jours doit être pris en continu. Il peut être fractionné, à condition que l’une au moins de ces fractions représente une durée minimale de 12 jours ouvrables continus pris entre 2 jours de repos hebdomadaires dans la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Ce congé principal doit obligatoirement être pris durant la période d’été, tandis que la 5ème semaine doit être prise en dehors de cette période. Elle ne peut donc pas être accolée aux 4 premières .

Le fractionnement de la partie de congés comprise entre 12 et 24 jours ouvrables ne peut se faire qu’avec l’accord des deux parties, employeur et salarié.

Ce reliquat du congé principal pris en dehors de la période 1er mai – 31 octobre donne lieu à des jours de congés supplémentaires :

  • 2 jours supplémentaires si le reliquat pris hors période légale est au minimum de 6 jours ;
  • 1 jour supplémentaire si le reliquat pris hors période légale est compris entre 3 et 5 jours.

Un modèle de fractionnement des congés payés (demande de l’employeur) est disponible ici :

L’employeur ne peut pas refuser d’octroyer ces jours de fractionnement, sauf :

  • si un accord collectif prévoit que le fractionnement du congé principal n’ouvre pas droit à des jours de congés supplémentaires ;
  • ou si l’employeur apporte la preuve que le salarié a par écrit renoncé à bénéficier de ces jours.
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