Congés payés : prouver que vous avez mis le salarié en mesure de les prendre

La période de prise des congés payés peut être fixée par accord d’entreprise, ou à défaut, par votre convention collective. Cette période doit toutefois comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. Cette dernière disposition est d’ordre public.

En principe, les congés payés acquis par votre salarié doivent être pris au cours de la période de référence définie au sein de votre entreprise.

Le Code du travail autorise toutefois le report des congés payés notamment dans les cas suivants :

• lorsque la durée du travail est décomptée sur l’année et qu’un accord d’entreprise ou, à défaut, la convention collective prévoit le report (Code du travail, art. L. 3141-22) ;

• après un retour de congé maternité ou d’adoption (Code du travail, art. L. 3141-2).

La jurisprudence autorise également le report de congés payés après la période de prise en raison d’une absence liée à la santé du salarié d’origine professionnelle ou non.

Si vous êtes d’accord avec le salarié, ses congés peuvent également être reportés.

En tant qu’employeur, il vous revient de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé.

Si un salarié conteste avoir eu la possibilité de prendre ses congés payés et demande leur report, voire une indemnisation, les juges rechercheront si vous avez pris les mesures nécessaires pour que le salarié puisse prendre ses congés. La charge de cette preuve ne pèse pas sur le salarié mais sur vous, employeur.

Ainsi, c’est à vous de justifier que vous avez accompli les diligences qui vous incombent légalement afin que le salarié puisse prendre ses congés. Mais attention, vous contenter d’informer le salarié de son obligation de prendre ses congés payés n’est pas suffisant.

Dans une affaire jugée par la Cour de cassation début juillet, une salariée demandait le paiement de 46 jours de congés payés non pris. Pour débouter la salariée de sa demande, la cour d’appel retenait que les salariés sont dans l'obligation de prendre leurs congés et à défaut de le vouloir ne peuvent en réclamer leur indemnisation. Et que les congés non pris sont perdus lorsque les salariés ont été régulièrement informés par leur employeur des obligations lui incombant en matière de congés payés et qu'il n'a pas été fait obstacle à la prise de congés.

La Cour de cassation casse cette décision. Il incombait à l'employeur de justifier qu'il avait mis la salariée en mesure d'exercer ses droits à congés. Une simple information sur l’obligation de prendre des congés ne suffit pas pour faire perdre au salarié ses congés payés non pris.

Ce raisonnement de la Cour de cassation s’applique aux congés payés légaux et conventionnels.

Pour cela, vous devez notamment :

• porter à la connaissance de vos salariés la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture ;

• communiquer à chaque salarié l’ordre des départs en congés par tout moyen au moins 1 mois avant son départ (Code du travail, art. D. 3141-5 et D. 3141-6).

Pour fixer l’ordre des départs en congés, nous vous proposons en téléchargement une note de service que vous retrouverez également dans notre documentation « Gérer le personnel ACTIV ».

Cour de cassation, chambre sociale, 6 juillet 2022, n° 21-12.223 (il incombe à l’employeur de justifier qu'il avait mis le salarié en mesure d'exercer ses droits à congés)