Congés payés : vous devez prouver avoir mis vos salariés en mesure de prendre leurs congés

Congés payés : votre obligation de mettre vos salariés en mesure de prendre leurs congés

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, sans que la durée totale du congé exigible ne puisse dépasser 30 jours ouvrables (Code du travail, art. L. 3141-3).

Ces congés doivent être pris chaque année, au cours d’une période de référence et selon un ordre fixés par accord collectif (d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut par une convention ou un accord de branche) ou par vos soins après avis du comité social et économique.

Pour permettre à vos salariés de prendre leurs congés payés, vous devez satisfaire à des obligations d’information à leur égard :

• porter à la connaissance de vos salariés la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture (C. trav., art. D. 3141-5) ;
• communiquer à chaque salarié l’ordre des départs en congés par tout moyen au moins 1 mois avant son départ (C. trav., art. D. 3141-6).

Pour fixer l’ordre des départs en congés, nous vous proposons en téléchargement une note de service que vous retrouverez également dans notre documentation « Tissot Social Entreprise ACTIV ».

Note de service sur l’ordre des départs en congés payés et les plannings

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Lorsque le contrat est rompu, du fait du salarié ou de l’employeur, avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité des congés payés acquis, il reçoit une indemnité compensatrice de congés payés pour la fraction dont il n’a pas pu bénéficier (C. trav. art. L. 3141-28).

Congés payés : la preuve de l’accomplissement de vos obligations

En cas de litige relatif à la prise de congés payés, vous devez prouver que vous avez rempli vos obligations légales vis-à-vis de vos salariés pour leur permettre de prendre effectivement les congés qu’ils ont acquis.

La Cour de cassation a eu l’occasion de rappeler ce principe à l’occasion d’un litige dans lequel un salarié d’une association sportive contestait avoir pris une période de congés payés et sollicitait en conséquence une indemnité compensatrice de congés payés.

Le salarié avait produit deux attestations relatant sa présence au stade un samedi au cours de la période pendant laquelle il soutenait ne pas avoir été en congés.
Mais la cour d’appel avait considéré que la présence du salarié au stade ce jour-là pouvait être bénévole. Elle avait par conséquent estimé qu’il ne ramenait pas de preuve suffisante d’un travail accompli pendant la période concernée. La cour d’appel avait ainsi rejeté sa demande.

La Cour de cassation s’est opposée au raisonnement de la cour d’appel.
Elle juge qu'il appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé.

Et s’appuyant sur l’article 1315 du Code civil (aujourd’hui devenu l’article 1353), aux termes duquel « celui qui se prétend libéré [d’une obligation] doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation », elle ajoute qu’en cas de contestation, il appartient à l’employeur de démontrer qu’il a accompli ses obligations légales permettant aux salariés d’exercer effectivement leur droit à congés payés.

Cour de cassation, chambre sociale, 29 septembre 2021, n° 19-19.223 (il appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé, et, en cas de contestation, de justifier qu'il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement)