Contrôle de la Caisse congés/intempéries : tout savoir pour faire face

Peut-on échapper à un contrôle ?

Les contrôles diligentés par les Caisses de congés/intempéries du BTP sont la contrepartie directe du système déclaratif mis en place par la profession.

Vous avez ainsi toutes les chances d’être contrôlé à un moment ou un autre si votre entreprise adhère à l’une ces Caisses ou si, bien que n’étant pas adhérente, son activité la rend susceptible de relever du régime des congés et intempéries du BTP.

Sachez que la Caisse peut procéder à des contrôles :

• inopinés sur le terrain, en particulier sur les chantiers, afin de s’assurer que tous les salariés en situation de travail ont été déclarés et sont identifiés par elle ;
• au siège de l’entreprise, dans l’un de ses établissements ou, sur l’un de ses chantiers. Ces opérations peuvent aussi avoir lieu chez votre expert-comptable, si le contrôleur ne s’y oppose pas.

Sauf en cas d’opération de lutte contre le travail illégal, votre entreprise sera informée de la venue du contrôleur par un avis de passage, 15 jours au moins avant la date prévue pour le contrôle. Cet avis vous précisera :

• le lieu, la date du contrôle et l’identité du contrôleur ;
• la période contrôlée ;
• les documents à fournir à l’agent de contrôle.

A quoi s’attendre ?

L’annonce d’un contrôle s’accompagne souvent, à tort ou à raison, de quelques appréhensions.
Pour vous y préparer au mieux, sachez que le contrôle de la Caisse portera sur les 3 exercices précédents et l’exercice en cours. Pour autant, rien n’interdira au contrôleur de vous demander tout document se rapportant à une période antérieure, afin de vérifier votre situation actuelle.

Plus généralement les contrôleurs qui disposent pour exercer leur mission des mêmes pouvoirs que ceux des inspecteurs du travail, peuvent obtenir tous les documents présentés à ces derniers.

Afin de permettre à la Caisse de contrôler l’exactitude des déclarations de salaire qui ont servi de base au calcul des cotisations, vous devez au moins être en mesure de présenter à son agent :

• les registres et pièces se rapportant à la comptabilité salaires (DADS/DADS-U, bulletins de paie, carnets de pointage, registre d’entrée et de sortie du personnel) ;
• la comptabilité générale et auxiliaire de l’entreprise.

Mais aussi :

• les documents de pointage et les doubles des déclarations d’arrêts afin de justifier les demandes de remboursement adressées suite à une mise en intempérie et les montants figurant au journal de paie ;
• la facturation clients et fournisseurs afin de vérifier l’activité réellement exercée.

Votre présence lors du contrôle est vivement recommandée. N’hésitez pas aussi à vous faire assister par une personne de votre choix ou à vous faire représenter par votre cabinet comptable (à désigner au préalable à la Caisse).

Le contrôle peut être toutefois aussi l’occasion d’établir un dialogue avec la Caisse. Ses agents peuvent en effet vous conseiller et vous fournir des informations sur son fonctionnement, sur la paie et la législation sociale, l’établissement de documents (DNA, déclaration taxe d’apprentissage). Et plus généralement, répondre à vos questions.

Afin de vous fournir plus d’informations sur la procédure de contrôle, la Caisse met à votre disposition au préalable, une charte du service contrôle-conseil :

La charte de contrôle-conseil (pdf | 5 p. | 66 Ko)

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Utiliser son droit de réponse ?

A l’issue du contrôle, le contrôleur vous remettra un relevé de constatations précisant l’objet, la date et le(s) lieu(x) de contrôle, la (ou les) période(s) vérifiée(s), et les faits constatés.

Dans les 3 mois maximum, vous recevrez de la Caisse un rapport de contrôle reprenant l’ensemble de ces constatations et leurs conséquences : par exemple, une injonction de s’affilier à la Caisse, l’application de majoration de retards, la modification de l’assiette des cotisations, etc.

A réception de ce document et dans un délai maximum de 4 mois à compter du contrôle, vous pouvez adresser vos observations à la Caisse ou formuler des réclamations. Celles ci donneront lieu à une réponse écrite de sa part.

Sachez que la Caisse ne peut par la suite revenir sur une période déjà contrôlée, sauf sur des points non vérifiés, en cas d’obstacle au contrôle, ou si elle démontre ne pas avoir eu toutes les éléments lui permettant de prendre une décision en toute connaissance de cause.

Pour toutes vos questions relatives au chômage-intempérie, les Editions Tissot vous proposent leur documentation Social Bâtiment.

Florence Labbé