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Contrôle Urssaf : pas de panique, tout va bien se passer !

Publié le par dans Contrat de travail.

Vous venez de recevoir un avis de passage d’un contrôleur de l’Urssaf ? Bien que de nouvelles règles s’appliquent depuis le 1er septembre, l’objectif du contrôle reste identique : vérifier que toutes les cotisations sociales dues sont bien payées. Une présentation rapide des nouvelles modalités d’un tel contrôle vous permettra de mieux vous y préparer.

Depuis le 1er septembre 2007, les entreprises soumises à un contrôle des services de l’Urssaf bénéficient de garanties renforcées, mais les contrôleurs de l’Urssaf disposent, quant à eux, de nouveaux moyens de contrôle. En tout état de cause, ne paniquez pas ! Préparez au mieux votre rendez-vous avec votre contrôleur.


Pas de contrôle surprise !

Vous aurez toujours le temps de vous préparer. Les inspecteurs ne viennent pas à l’improviste. Au contraire, un avis de passage, envoyé par lettre recommandée avec AR, vous informe de la date et l’heure du premier rendez-vous (au minimum 15 jours après l’envoi de l’avis).

En cas d’indisponibilité, vous pouvez contacter l’inspecteur chargé de votre dossier pour modifier la date prévue.

Attention : En matière de travail dissimulé, le contrôle Urssaf est toujours fait par surprise, sans information préalable.

Depuis le 1er septembre, deux nouvelles mentions doivent figurer sur cet avis :

  • la possibilité pour vous d’être assisté par un conseil de votre choix lors du contrôle ;
  • la remise par le contrôleur de la « charte du cotisant contrôlé », en début de visite, et l’adresse Internet du site sur lequel elle peut être téléchargée. Ce document, élaboré par l’Urssaf, vous présente les différentes étapes de la procédure, vos droits pendant la durée du contrôle et à l’issue de celui-ci.


Contrôle « sur pièces » ou « sur place » ?

Le contrôle se déroule généralement « sur place », dans les locaux de votre entreprise (ou de votre expert-comptable le cas échéant). Pour les entreprises de 9 salariés au plus, le contrôle peut également être réalisé « sur pièces », dans les locaux de l’Urssaf.

Important : Pour déterminer votre effectif, l’Urssaf prend en compte le nombre de salariés au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle.

Réalisé dans les mêmes conditions et avec des garanties identiques, le contrôle sur pièces est effectué à partir des documents dont l’Urssaf dispose déjà (transmis par d’autres administrations par exemple) et ceux qu’elle vous demandera de lui adresser lors de l’avis de contrôle.

Si vous ne respectez pas les délais impartis pour transmettre tout document utile au contrôle, ou si des investigations complémentaires sont nécessaires au sein de votre entreprise, vous recevrez un courrier vous précisant que le contrôle sur pièces est terminé et qu’un contrôle sur place sera effectué.

Notez-le : dans le cadre d’un contrôle sur pièces, c’est à l’entreprise de demander la communication de la « charte du cotisant contrôlé ».


Préparer minutieusement les documents demandés

Les documents nécessaires au contrôle, demandés par l’inspecteur, figurent dans l’avis de passage. Rien de très compliqué, mais ils peuvent être fastidieux à réunir.

En général, il s’agit de pièces liées à la masse salariale que détient votre expert-comptable ou votre secrétaire : livres de comptabilité, contrats de travail, bulletins de salaire, accords d’intéressement, épargne salariale, etc.

Dans certains cas, l’Urssaf peut également vous demander des documents plus précis : comptes de résultats, balances, liasses fiscales, avis d’imposition ou encore statuts de la société, jugements de conseils de prud’hommes, etc.

Pour éviter tout malentendu, constituez dès réception de votre avis de contrôle un dossier complet qui permettra à l’inspecteur de procéder plus rapidement aux vérifications.

D’autres documents pourront éventuellement vous être demandés en cours de contrôle (justificatifs de note de frais par exemple).

Pensez à vous faire assister par la personne chargée de la gestion des salaires. Le contrôle est l’occasion pour vous de vérifier si le travail confié est bien fait. C’est parfois à cette occasion que l’on découvre la négligence d’un salarié, voire sa malhonnêteté.
Engager le dialogue

En tant que chef d’entreprise, vous êtes le responsable et votre présence lors du contrôle est fortement recommandée.

Si vous ne pouvez pas être disponible pendant toute la durée de celui-ci, faites en sorte d’être présent lors de la première visite, ne serait-ce que pour instaurer le dialogue avec l’inspecteur : il vous expliquera sa mission et vous lui exposerez votre façon de procéder pour déclarer les cotisations.

Profitez de cet entretien pour expliquer votre activité, la situation actuelle de votre entreprise, exposer vos projets, poser des questions. Tous ces éléments pourront jouer en votre faveur en cas de redressement.

Selon les cas, les contrôles sont plus ou moins longs (d’une journée à plusieurs semaines). Le délai dépend souvent de l’attitude du chef d’entreprise, le contrôle s’éternise lorsqu’il refuse de coopérer.

Enfin, en cas d’erreurs, votre présence sera indispensable pour justifier votre bonne foi.


Les nouvelles méthodes d’investigation

Le contrôle Urssaf doit permettre de vérifier que vous avez payé l’ensemble des cotisations sociales auxquelles vous êtes soumis.

Ces vérifications consistent, d’une part, à établir une comparaison entre les salaires effectivement déclarés et la comptabilité de l’entreprise et, d’autre part, à examiner les sommes non assujetties à cotisations ou versées à des tiers.

Elles peuvent porter sur les 3 dernières années civiles, ainsi que la période en cours précédant le contrôle.

Depuis le 1er septembre, deux méthodes supplémentaires de contrôle sont possibles :
  • sur vos fichiers informatisés ;
  • par voie d’échantillonnage et d’extrapolation.

Investigation sur fichiers informatisés

Lorsque votre système de paie et votre comptabilité sont informatisés, le contrôle sera effectué sur ces documents. L’inspecteur peut, si vous l’acceptez, effectuer lui-même la vérification sur l’équipement logiciel et matériel que vous utilisez.

A défaut de votre accord, vous devrez lui remettre une copie de l’ensemble de ces documents. Attention, cela peut représenter un volume considérable ! Si vous ne souhaitez pas perdre de temps et risquer l’erreur, optez pour la transparence et laissez l’inspecteur travailler dans vos fichiers.

Vous pouvez demander à effectuer vous-même ou à faire effectuer par votre prestataire de service tout ou partie des traitements nécessaires au contrôle. Dans ce cas, l’inspecteur vous précise par écrit les travaux à réaliser, ainsi que le délai accordé pour les effectuer.

Vérification par échantillonnage et extrapolation

Pour faciliter le contrôle et alléger la somme de documents à examiner (et à fournir par vos soins), l’Urssaf peut avoir recours à l’échantillonnage. Le contrôle s’effectue alors sur une partie seulement (un échantillon) des salariés concernés.

Dans ce cas, vous serez informé par l’inspecteur des critères utilisés pour définir les populations examinées, du mode de tirage des échantillons, de leur contenu et de la méthode d’extrapolation envisagée pour chacun d’eux.

Une anomalie relevée dans un échantillon est présumée commise sur l’ensemble de l’effectif dont est issu l’échantillon. Le redressement s’effectue alors par extrapolation et non plus seulement sur la base des infractions réellement constatées.

Plus votre entreprise compte de salariés, plus il est probable que l’inspecteur vous propose cette méthode.

Important : Vous avez la possibilité de refuser l’application de la méthode par échantillonnage et extrapolation, il vous faudra alors fournir l’ensemble des documents demandés dans le délai fixé par l’inspecteur.

N’empêchez surtout pas l’inspecteur d’effectuer son travail, vous risqueriez 1 an de prison et/ou 3.750 € d’amende (2 ans et/ou 7.500 € en cas de récidive).
Résultat du contrôle

A l’issue du contrôle, l’inspecteur vous présentera son bilan au cours d’un nouvel entretien. Vous pourrez à cette occasion apporter de nouveaux éléments pour justifier vos erreurs éventuelles. N’hésitez pas, l’inspecteur peut en tenir compte en cas de redressement.

Le contrôle s’achève par une notification que vous recevrez par lettre recommandée avec AR. Son résultat peut être :
  • le constat d’une bonne application de la législation ;
  • des observations pour l’avenir ;
  • des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur ou en faveur de l’organisme de recouvrement.


En cas de redressement

Vous serez informé des sommes à payer au titre du recouvrement (si vous n’avez rien payé) ou de la régularisation (si vous avez payé, mais trop peu). Une majoration sera appliquée à ces sommes au titre du retard de paiement.

Quand payer ? Vous avez 1 mois pour payer les sommes dues au titre du contrôle. A défaut de paiement dans ce délai, vous subirez les majorations complémentaires de retard.

Notez-le, le taux de ces majorations baisse à compter du 1er janvier 2008.

Majorations  Avant le 01/01/2008 Après le 01/01/2008
de retard
10 % 5 %
complémentaires de retard
2 % par trimestre
0,4 % par mois ou fraction de mois

Contester, c’est possible. Si vous n’êtes pas d’accord avec les résultats du contrôle, vous disposez d’un délai d’1 mois pour saisir la Commission de recours amiable de votre Urssaf par courrier (voir modèle téléchargeable). Si celle-ci rejette la requête ou ne donne pas de réponse sous 30 jours, vous pouvez alors contester le redressement devant le tribunal des affaires de Sécurité sociale. La procédure est gratuite.

Attention, si vous souhaitez contester votre redressement, vous ne devez pas payer les sommes réclamées (tout paiement suppose l’acceptation du redressement). Mais sachez alors que les majorations de retard seront appliquées jusqu’à la date du paiement si vous n’obtenez pas gain de cause.
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