Convocation à entretien préalable à sanction : quelles mentions doit contenir la lettre ?

Mon salarié a commis un manquement dans le cadre de son activité professionnelle et je souhaite le convoquer à un entretien préalable à sanction disciplinaire. Comment dois-je rédiger la lettre de convocation ? Quelles sont les mentions obligatoires à ne pas oublier ? Mon entreprise est basée en France métropolitaine et mon salarié demeure en Martinique. Dans une telle situation, y a-t-il des mentions particulières à indiquer dans la lettre de convocation ?

Lorsque vous menez une procédure disciplinaire (sauf pour le rappel à l’ordre et l’avertissement), avant de notifier la sanction à votre salarié, vous devez tout d’abord le convoquer à un entretien préalable.

Cette convocation à entretien préalable doit revêtir plusieurs mentions obligatoires :

• l’objet de la convocation ;
• la date, l’heure et le lieu de l’entretien ;
• dans le cadre d’un licenciement, la possibilité pour le salarié de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence d'institutions représentatives dans l'entreprise, par un conseiller du salarié (Code du travail, art. R. 1232-1 [lien 1]).

Adressez la convocation par lettre recommandée ou par une remise en main propre contre décharge.

A défaut, la procédure pourra être considérée comme irrégulière par le juge prud’homal.

Qu’en est-il lorsque vous convoquez votre salarié au siège social de votre entreprise, lequel est en France métropolitaine, alors que votre salarié n’y réside pas ?

La Cour de cassation a récemment eu à se prononcer sur le cas d’un salarié licencié pour faute qui avait saisi la juridiction prud’homale de demandes relatives à la rupture de son contrat de travail. Il remettait notamment en cause la régularité de la procédure de licenciement. L’entreprise l’avait convoqué à un entretien préalable au siège social, en France métropolitaine, alors que son domicile était situé en Martinique. Il n’y avait aucune indication sur la prise en charge des frais de transport et de séjour. Selon lui, cela le privait de l'effectivité de son droit à entretien préalable. La cour d’appel a suivi son raisonnement et jugé le licenciement irrégulier.

A tort, selon la Cour de cassation.

Selon elle, l’employeur ne pouvait pas être condamné pour absence d’indication sur la prise en charge des frais de transport et de séjour. Cette mention n’est nullement une mention obligatoire.

La lettre de convocation à entretien préalable précisait la date, l'heure et le lieu de cet entretien et rappelait que le salarié pouvait se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence d'institutions représentatives dans l'entreprise, par un conseiller du salarié.

La procédure de licenciement menée par l’employeur était donc parfaitement régulière.

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Cour de cassation, chambre sociale, 7 mai 2024, n° 23-10.886 (la lettre de convocation à un entretien préalable n’a pas l’obligation de comporter des indications sur la prise en charge des frais de transport)