Convocation à l’entretien préalable à licenciement : comment la formaliser ?

Je souhaite me séparer d’un de mes salariés et initier, à cet effet, une procédure de licenciement. Je sais que je dois tout d’abord le convoquer à un entretien préalable. Comment formaliser cette convocation ?

Entretien préalable : formalisme de la lettre de convocation

Lorsque vous envisagez de licencier un de vos salariés, vous devez le convoquer, avant toute décision, à un entretien préalable.

Le formalisme de cette convocation est légalement défini. En effet, il est prévu que la convocation est effectuée par lettre recommandée (LRAR) ou par lettre remise en main propre contre décharge (Code du travail, art. L. 1232-2).

La lettre invitant le salarié à se rendre à l’entretien préalable doit indiquer l’objet de la convocation, la date, l’heure et le lieu dudit entretien. Sous certaines conditions, elle mentionne également la possibilité de recourir à un conseiller du salarié et précise l'adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition. Retenez également que l’entretien préalable ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de ladite lettre.

Pour disposer de tous les modèles relatifs au licenciement (convocation, lettre de licenciement), les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel », dont est extrait le modèle proposé en téléchargement :

Licenciement pour motif non disciplinaire : convocation à entretien préalable

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Entretien préalable : Quel est le risque si vous n’envoyez pas la convocation selon le formalisme requis ?

La Cour de cassation s’est prononcée sur cette question et vient très récemment de rappeler la règle jurisprudentielle applicable en la matière.

Dans l’affaire soumise à son appréciation, un salarié avait saisi le conseil de prud’hommes afin d’obtenir le paiement d’une indemnité pour inobservation de la procédure de licenciement car son employeur ne lui avait pas fait signer de décharge lors de la remise en main propre du courrier le convoquant à un entretien préalable à licenciement.

Les juges de la Haute Cour n’ont pas accédé à la demande du salarié. Le mode de convocation à l'entretien préalable au licenciement, par l'envoi de la lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par la remise en main propre contre décharge, n'est qu'un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de la convocation.

La Cour qui constate qu’un salarié a reçu sa convocation à l'entretien préalable en main propre, peu important l'absence de remise d'un récépissé, estime que la procédure n’est pas irrégulière dès lors qu'il est établi que le salarié a été régulièrement convoqué audit entretien.

Ainsi, si vous parvenez à prouver que votre salarié a bien reçu sa convocation à l’entretien en main propre, l’absence de signature d’un récépissé n’entache pas la régularité de la procédure.

Néanmoins, nous vous conseillons d’être vigilant et de procéder selon l’une des 2 formes requises.