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Déclaration nominative annuelle : l’essentiel à savoir

Publié le par dans Rémunération BTP.

Comme tous les ans, vous avez reçu ou allez recevoir de votre Caisse congés/intempéries une déclaration nominative annuelle pré-renseignée. Ce document, indispensable au calcul et au paiement des droits à congés de vos salariés, doit lui être retourné avant une date limite qui varie selon chaque Caisse entre le 15 et le 30 avril, après avoir vérifié attentivement les informations qui y sont portées.

Déclaration nominative annuelle : vérifier les données pré-renseignées

La déclaration nominative annuelle (DNA) permet à votre entreprise de déclarer à la Caisse l’ensemble des salariés qu’elle a occupés, même temporairement, au cours de la période de référence. Pré-renseignée des données connues de la Caisse, elle récapitule pour chacun, les informations se rapportant à sa période d’emploi entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013.

Si vous avez cessé votre activité en cours de période ou si vous n’employez plus de personnel, vous devez établir une DNA arrêtée à la date de cessation ou de fin d’embauche, afin de permettre à la Caisse de clôturer ou de suspendre votre compte et d’assurer le paiement des indemnités de congés payés.

   
Si vous n’avez employé aucun salarié sur la période de référence, établissez une DNA en prenant soin d’indiquer votre situation.


A réception de votre déclaration et après en avoir vérifié les données, la Caisse éditera les certificats de congés de vos salariés. L’exactitude des informations qui y sont portées est donc essentielle.

Assurez-vous notamment que les bases indiquées soient exactes, et complétez si nécessaire les lignes pour lesquelles aucune assiette n’est renseignée. Si certaines mentions sont erronées ou incomplètes, apportez-y les rectificatifs et compléments nécessaires.

A réception de la DNA, la Caisse procèdera à des vérifications à partir des éléments en sa possession. En cas d’incohérences, elle sera alors amenée à vous contacter avant de procéder à des corrections. Ce qui retardera d’autant l’édition des certificats bleus et donc, le paiement aux salariés de leurs indemnités de congés.
Nous vous proposons de télécharger un modèle de déclaration nominative annuelle :

Déclaration nominative annuelle (DNA) 
(pdf | 8 p. | 775 Ko)

Déclaration nominative annuelle : et plus particulièrement certaines informations

Vous devez  d’abord contrôler que le total des salaires mentionné dans la colonne « salaires totaux bruts sur la période de référence » correspond bien au total des salaires déclarés sur la période. En cas d’erreur, rectifiez et indiquez les salaires manquants. Un complément ou un crédit de cotisations sera alors éventuellement établi par la Caisse, après vérification.

Toute différence doit être expliquée dans le cadre « Observations » de la DNA.

Pour les salariés sortis en cours de période de référence, la période d’emploi, les temps de travail, les salaires totaux bruts, les heures et indemnités intempéries et les temps d’absence, doivent correspondre à ceux portés sur les certificats de congés.

Vérifier aussi systématiquement la rubrique « Abattement de 10% ». Pour les salariés, qui bénéficient de cette déduction forfaitaire, selon ses informations, la Caisse renseigne cette rubrique. Vous devez donc être attentif à ce point et corriger si nécessaire les données inscrites. Référez-vous pour cela à la liste des métiers bénéficiaires de cette déduction, mentionnée en annexe de la déclaration :

Déclaration nominative annuelle (DNA) 
(pdf | 8 p. | 5775 Ko)

   
Si la case correspondante de la DNA n’est pas cochée, la Caisse considérera que le salarié n’est pas bénéficiaire de cet abattement.

Ne négligez pas enfin les temps d’intempéries. La Caisse reportant les périodes et indemnités intempéries qu’elle a enregistrées au jour de l’édition de la DNA, vous devez vérifier l’exactitude de ces données et si nécessaire, ajouter les temps et montants portés sur vos déclarations d’arrêt qui n’apparaissent pas sur la DNA.

Seules les périodes d’intempéries qui ont fait l’objet d’une déclaration régulière sont prises en compte.
Effectuer sa déclaration

Effectuer sa déclaration

Vous disposez de différents supports pour votre DNA. Si vous choisissez la déclaration télématique, deux solutions vous sont proposées :

  • via le site Internet de votre caisse, en y déposant votre fichier DADS-U CI-BTP ou, en saisissant directement votre déclaration préétablie en ligne. Elle sera alors contrôlée et validée immédiatement ;
  • via le portail net-entreprises.fr, en déposant votre fichier DADS-U CI-BTP. Vous devez pour cela, être inscrit à ce service et, avoir un logiciel de paie conforme à la norme V08R10. Un compte rendu de traitement ou d’anomalie vous sera adressé par mail dans les 72 heures suivant le dépôt de votre fichier.
   
L’un ou l’autre de ces supports dématérialisés vous dispense de retourner à la Caisse l’imprimé papier DNA. Ils permettent en outre d’accélérer l’édition des certificats de congés et donc, d’actualiser plus vite les droits de vos salariés, dès lors que la DNA est cohérente avec les déclarations de salaires établies pour la même période de référence.


A défaut, il est bien sûr possible de transmettre à votre Caisse le formulaire papier qu’elle vous a adressé.

Pour toutes vos questions sur le rôle de la Caisse des congés et le paiement des indemnités de congés payés, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Absences et congés dans le BTP ».

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