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Déclaration nominative annuelle : mode d’emploi

Publié le par dans Congé, absence et maladie BTP.

Vous avez certainement déjà reçu ou allez recevoir de votre Caisse congés/intempéries une déclaration nominative annuelle. Il vous incombe de vérifier cette déclaration pré-remplie avant de la renvoyer.

Déclaration nominative annuelle : un état pré-rempli récapitulatif

La Caisse adresse chaque année aux employeurs, avant le 31 mars, une déclaration nominative annuelle (DNA) des salaires indispensable pour l’édition des certificats de congés de vos salariés.

Cette déclaration permet à chaque entreprise de déclarer à la Caisse l’ensemble des salariés qu’elle a occupés, même temporairement, sur la période de référence.

Pré-remplie des données connues de la Caisse, elle récapitule pour chacun les informations se rapportant à sa période d’emploi, entre le 1er  avril de l’année précédente et le 31 mars de l’année en cours : métier, nombre d’heures payées sur la période de référence, dernier salaire horaire ou mensuel, option pour l’abattement de 10 %, etc.

Si aucun salarié n’a été employé sur la période de référence, établissez une DNA en prenant soin d’indiquer votre situation.

L’envoi de cette déclaration ne dispense pas de retourner à la Caisse, aux échéances fixées (trimestrielles ou mensuelles, selon l’effectif de l’entreprise), les déclarations périodiques de salaires.



Déclaration nominative annuelle : vérifier les données présentes

La Caisse édite les certificats de congés d’après les données de la DNA. L’exactitude des informations qui y sont portées est donc essentielle.

Tout retard dans l’envoi de cette déclaration ou toute information erronée différera en effet d’autant l’expédition des certificats bleus, et par conséquent le paiement des indemnités de congés des salariés.

Vous devez donc vérifier que les bases qui y sont indiquées sont exactes, et compléter les lignes pour lesquelles aucune base n’est renseignée. Si certaines mentions sont erronées ou incomplètes, vous devez y apporter les rectificatifs et les ajouts nécessaires.

Assurez-vous d’abord que le total des salaires mentionné dans la colonne « Salaires totaux bruts sur la période de référence » correspond bien au total des salaires déclarés sur la période (1er avril de l’année N et 31 mars de l’année N + 1). En cas d’erreur, rectifiez et indiquez les salaires manquants. Un complément ou un crédit de cotisations sera alors éventuellement établi par la Caisse après vérification.

Toute différence doit être expliquée dans le cadre de la DNA prévu à cet effet.

Pour les salariés sortis en cours de période de référence, vérifiez que la période d’emploi, les temps de travail, les salaires totaux bruts, les heures et indemnités intempéries et les temps d’absence correspondent bien à ceux portés sur les certificats de congés.

Contrôlez aussi systématiquement la rubrique « Abattement de 10 % ». Pour les salariés qui bénéficient de cette déduction forfaitaire, selon ses informations, la Caisse renseigne cette rubrique. Il convient donc d’être attentif à ce point et de corriger si nécessaire les données inscrites. Si la case correspondante de la DNA n’est pas cochée, la Caisse considérera que le salarié n’est pas bénéficiaire de cet abattement.

Enfin, ne négligez pas les temps d’intempéries. La Caisse reportant les périodes et indemnités intempéries qu’elle a enregistrées au jour de l’édition de la DNA, vous devez vérifier l’exactitude de ces données et si nécessaire ajouter les temps et montants portés sur vos déclarations d’arrêt qui n’apparaissent pas sur la DNA.

Déclaration nominative annuelle : les moyens de déclaration

La déclaration nominative annuelle (DNA) doit être renvoyée courant avril (la date exacte étant variable selon les Caisses). Vous disposez de différents supports pour l’effectuer.

Si vous optez pour la déclaration électronique, deux solutions vous sont proposées :

  • via le site Internet de votre Caisse, en y déposant votre fichier DADS-U CI-BTP ou en saisissant directement votre déclaration préétablie en ligne à l’aide du formulaire sécurisé dédié. Elle sera alors contrôlée et validée immédiatement ;
  • via le portail net-entreprises.fr, en déposant votre fichier « DADS-U CI-BTP » sur ce site. Vous devez pour cela être inscrit à ce service et disposer d’un logiciel de paie conforme.

L’un ou l’autre de ces deux supports dématérialisés vous dispense de retourner à la caisse l’imprimé papier DNA.

Ils permettent d’accélérer l’édition des certificats de congés et donc d’actualiser plus vite les droits des salariés si la DNA est cohérente avec les déclarations de salaires établies pour la même période de référence.

À défaut de recourir à l’un ou l’autre de ces modes déclaratifs, il est bien sûr possible de transmettre à la caisse l’imprimé papier qu’elle vous a adressé, après l’avoir complété, daté, signé et y avoir apporté les correctifs nécessaires.

Vous souhaitez retrouver toutes les précisions concernant la gestion et l’indemnisation des congés payés du BTP ? Les Editions Tissot vous recommandent leur documentation « Absences et congés dans le BTP ».

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