Déclaration préalable à l’embauche : une formalité qui relève de la seule responsabilité de l’employeur

Déclaration préalable à l’embauche : une déclaration pour plusieurs formalités à effectuer avant l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée avant la prise de poste du nouveau salarié, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche (Code du travail, art. R. 1221-4).

Cette seule déclaration vous permet d’accomplir vos formalités auprès de plusieurs organismes :

• votre immatriculation au régime général de la Sécurité sociale ;
• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
• l’affiliation au régime d'assurance chômage ;
• la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
• la demande de visite d'information et de prévention (VIP) ou la demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche.

La déclaration préalable d’embauche est transmise soit via Internet sur le site Net-entreprises.fr ou par courrier (LRAR), voire télécopie à votre URSSAF.

Déclaration préalable à l’embauche : une obligation qui relève de la responsabilité de l’employeur

Cette déclaration est effectuée par vos soins ou ceux d’un mandataire. Mais attention, cela ne veut pas dire qu’en cas de manquement de ce mandataire, vous pouvez vous affranchir de votre obligation et ainsi échapper aux sanctions.

A défaut de DPAE, vous êtes passible :

• d’une amende administrative, égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti soit 1086 euros en 2019 ;
• d’une amende de 5e classe soit 1500 euros pour défaut de déclaration (Code du travail, art. L. 1221-11 et R. 1227-1).

Vous pouvez également être déclaré coupable du délit de travail dissimulé par dissimulation d’emplois salariés si vous vous êtes soustrait intentionnellement à l’accomplissement de cette formalité.

Pour la Cour de cassation, l’obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur. Ainsi, vous ne pouvez pas invoquer la négligence d’un tiers, tel que votre comptable, votre responsable paie, pour vous affranchir de vos obligations.

Dans l’affaire jugée, des inspecteurs du travail avaient procédé à un contrôle. Trois personnes se trouvaient en situation de travail mais aucune n’avait fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche. L’employeur conteste toute intention de frauder. Il imputait la responsabilité de cette situation à son comptable, dépendant d’un cabinet privé, auquel il dit avoir adressé via Internet les documents nécessaires pour effectuer ces déclarations. Il ignorait que cette personne était en congés. Toutefois, l’employeur ne justifie pas de l’absence de ce comptable, ni de sa demande.

Pour la Cour de cassation, l’employeur connaissait la législation, pour avoir procédé, dans les 18 derniers mois à 120 DPAE. Pour la Cour, il est coupable du délit de travail dissimulé car il est le seul sur qui repose l’obligation de déclaration.

Cour de cassation, chambre criminelle, 7 mai 2019, n° 18-83.552 (l’obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur, qui ne peut invoquer la négligence d’un tiers pour s’en affranchir)